E -kirjad on kiire ja lihtne viis töökaaslaste ja teiste äripartneritega ühenduse võtmiseks ning on tõhus vahend igasuguste kohtumiste ajastamiseks. Ükskõik, kas proovite kokku leppida kohtumise töökaaslase, ülemuse või täiesti võõraga, peate esmalt e -kirja vormistama selge teemarea ja põhitekstiga. Kui olete oma e-kirja allkirjastanud ja sõnumi saatnud, oodake 3-5 päeva enne järelvastuse saatmist.
Sammud
Meetod 1 /2: e -kirja vormindamine
Samm 1. Märkige teemareal, millega soovite kohtuda
Kirjutage oma eesmärk selgelt e -kirja teemareale, nii et adressaat teab kohe, et soovite temaga kohtuda. Vältige ebamäärase keele kasutamist, näiteks „Koosolek” või „Võimalik kohtumisaeg”. Selle asemel kasutage teemareal konkreetseid kuupäevi ja ajavahemikke, et teie adressaat teaks kohe, mida oodata.
Näiteks tippige midagi sellist: „Koosolekutaotlus 17.05.17 kell 11.00.”
Samm 2. Kasutage oma e -kirja alustamiseks õiget tervitust
Proovige oma sõnumit kirjutades kasutada tavalist ametlikku tervitust. Kui võtate ühendust riigiametniku või muu silmapaistva isikuga, keda te pole kunagi kohanud, kasutage pealkirjas nende täielikku pealkirja. Kui võtate ühendust töökaaslase või ülemusega, kasutage au, näiteks „Härra“, „Proua“, „Mx.“Või „Preili“. Üldreeglina proovige oma e -kirja alustamiseks kasutada tervitusi, nagu „Kallis”, „Tere” ja „Tere”.
- Kui pöördute üksikisiku asemel üldkontori või grupi poole, kasutage selle asemel valikut „Kellele see võib puudutada”.
-
Näiteks kui pöördusite oma ülemuse poole, proovige tervitus koostada järgmiselt:
„Kallis härra Jackson, Loodan, et see e -kiri leiab teid hästi! Tahtsin teie poole pöörduda võimaliku kohtumise osas.”
Samm 3. Tutvustage ennast, kui kohtute täiesti võõra inimesega
Pühendage oma esimene lõik lühitutvustusele, kui kirjutate riigiametnikule või muule isikule, keda te pole kunagi varem kohanud. Keskenduge oma nimele, ametikohale ja ametialasele seosele, et adressaat teaks, kes te olete ja miks te nendega ühendust võtate. Kui võtate ühendust kellegagi, keda juba tunnete, näiteks ülemuse või töökaaslasega, ärge tundke end kohustatud lisama sissejuhatavat lõiku.
- Sissejuhatuse lugemine ei tohiks kaua aega võtta.
-
Proovige kirjutada midagi sellist:
Lugupeetud proua Atkins!
Minu nimi on Sarah Clement ja ma töötan Jonesi maakonna loomade varjupaigas.
Samm 4. Kirjeldage koosoleku põhjust ja selle üldist tähtsust
E -kirja alguses (pärast tutvustust, kui otsustasite selle lisada) märkige, millist kohtumist soovite adressaadiga pidada ja kas see on ametlik või juhuslik asi. Kui olete selgitanud, milleks koosolek on mõeldud, selgitage, miks koosolek on ülesande jaoks oluline, mida proovite täita. Proovige oma selgitus lühidalt hoida, sest adressaadil ei pruugi teie e -kirjade lugemiseks palju aega olla.
Proovige näiteks kirjutada midagi sellist: „Kas saate järgmisel nädalal minuga kohtuda, et arutada eelseisvat lapsendamist? Kuna olete loomade varjupaiga praegune finantsnõustaja, usun, et võiksite anda palju ülevaadet ürituse organisatsiooni tööeelarvest.”
Samm 5. Soovitage kohtumiseks võimalik koht ja aeg
Proovige mõelda kohale, mis on adressaadile hästi tuntud ja kergesti kättesaadav. Kui töötate samas hoones või üldises asukohas, millega e -kirju saadate, vaadake, kas saate lõunapausi ajal kohtuda. Kui teie ja vastuvõtja ei ela ega tööta lähedal asuvas kohas, proovige soovitada restorani või muud avalikku kohta, kus võiksite kohtuda. Lisaks mainige mitmeid teie jaoks sobivaid aegu, nii et adressaat saab teile nende kättesaadavust kergemini öelda.
- Kui teil mõlemal on tihe graafik, kaaluge telefoni või videokonverentsi koosoleku ajastamist.
- Näiteks joonistage midagi sellist: „Kas saaksite sel nädalal mõnda aega loomade varjupaigas kiikuda? Olen vastuvõtus iga päev kella 9–5.”
Samm 6. Paluge adressaadil teie sõnumile vastata
Kuna plaanite sündmust tehniliselt, küsige viisakalt, et adressaat vastaks oma kättesaadavusega. Kui võtate ühendust eriti hõivatud inimesega, pidage meeles, et vastamiseks võib kuluda päev või kaks. tagasi.
Näiteks öelge midagi sellist: "Kui te annaksite mulle teada oma järgmise nädala saadavusest, oleksin väga tänulik!"
Samm 7. E -kirja lõpetamisel kasutage südamlikku sulgemiskeelt
Koostage lõpplause, mis kordab teie e -kirja eesmärki, nii et adressaat mõistab selgelt koosoleku eesmärki. Kasutage oma e -kirja allkirjastamiseks sõbralikku tooni, kasutades selliseid fraase nagu „Lugupidamisega“, „Aitäh“või „Parimate soovidega“. Pärast mahakirjutamise kirjutamist jätke oma nime alla allkiri, mis kordab teie ametikohta või praegust karjääri.
- Toitke oma keelt saajale. Kui räägite töökaaslasega, oleks sellisel allkirjastamisel nagu „Näeme varsti” mõistlikum kui „Lugupidamisega teie oma”. Kui võtate ühendust ülemusega, oleks "Lugupidamisega" või "Parimate soovidega" sobivam kui juhuslik allkirjastamine, näiteks "Kohtumiseni".
-
Näiteks kirjutage midagi sellist:
Ootan teiega varsti kohtumist, sest soovin, et see lapsendamisettevõte oleks võimalikult edukas.
Lugupidamisega
Sarah Clement
Tegevuste koordinaator, Jonesi maakonna loomade varjupaik
Samm 8. Lisage koosolekuga seotud asjakohased manused
Lisage kõik dokumendid, arvutustabelid või muud asjakohased failid, mis võiksid aidata adressaati koosolekuks ette valmistada. Kui pöördute mõne keerulise teemaga kellegi poole, lisage kõik brošüürid või andmelehed, mis on vajalikud, et aidata adressaadil kohtumise teemat mõista.
Näiteks kui arutate eelseisva sündmuse eelarve muutmist, võiksite lisada eelmise aasta eelarve arvutustabeli
Samm 9. Kasutage kogu meilis professionaalset keelt ja õiget grammatikat
Korrigeerige oma sõnumit ilmsete grammatiliste vigade ja õigekirjavigade osas, nii et teie lõplik mustand näeb välja võimalikult poleeritud ja puhas. Lisaks eemaldage kõik lühendid või slängid, mis muudavad sõnumi juhuslikumaks või raskemini mõistetavaks. Kui teie viimane mustand ei tundu ega tundu professionaalne, ei pruugi adressaat teie taotlust tõsiselt võtta.
Kuigi emotikone võib lõbus kasutada tekstides ja juhuslike e -kirjade saatmisel, ei tohiks te neid kohtumise taotlemiseks kasutada
Meetod 2/2: Jälgimine vastuvõtjaga
Samm 1. Koostage järelmeil, kui adressaat ei võta teiega 3-5 päeva jooksul ühendust
Andke saajale mõni päev, et teie taotlus läbi lugeda ja sellele vastata. Kui te ei saa töönädala jooksul vastust, saatke inimesele kiire e -kiri, mis tuletab talle meelde, et ootate vastust. Rõhutage, et olete tänulik võimaluse eest nendega kohtuda ja et olete tänulik nende aja eest.
- Järelkõned on ka tõhus viis registreeruda inimesega, kellega proovite kohtuda.
- Näiteks koostage midagi sellist: „Ma tahtsin teiega kohtumissoovi osas ühendust võtta. Kui teil on vaba hetk, kas võiksite mulle öelda, kas olete järgmisel nädalal kohtumiseks valmis?”
Samm 2. Täpsustage koosoleku üksikasjad täiendavas e -kirjas
Kui nad vastavad, pidage läbirääkimisi teise ajakavaga. Võtke teadmiseks teise inimese saadavus ja kinnitage kohtumise aeg kuupäeval, kui olete mõlemad saadaval. Proovige kinnitada kuupäev ja kellaaeg 1-2 meilis, et vältida segadust ja segadust postkastis.
- Püüa olla võimalikult paindlik. Kui jõuate hõivatud inimeseni, ei pruugi ta teiega kohe kohtuda.
- Ärge planeerige kohtumist viimasele minutile. Kui adressaat on hõivatud, ei pruugi te kohtumise kuupäeva kokku leppida.
Samm 3. Paar päeva enne koosolekut saatke meeldetuletus või kinnitus
Kui soovite enne kavandatud koosolekut rohkem valmis olla, proovige meeldetuletuseks adressaadile kinnitusmeil saata. Ärge tehke seda meili liiga pikaks, selle asemel märkige päev, kellaaeg ja koht, kus plaanite kohtuda, et uuesti kontrollida, kas koosolek on ikka plaanipäraselt käimas.
-
Näiteks kirjutage midagi sellist:
Tahtsin lihtsalt kinnitada, et kohtume endiselt 17. mail kell 11.00 Jonesi maakonna loomade varjupaigas.
