Sõbraliku meeldetuletusmeili kirjutamine võib olla keeruline. Sa ei taha olla tungiv või kannatamatu, kuid oluline on oma sõnum edastada. Määrake oma e -kirjas sõbralik toon koos tervituste ja pehmendatud väljenditega. Katke meeldetuletusmeili vajalikud esemed nii, et adressaat teaks selgelt, mida soovite. Veenduge, et e-kirjad oleksid veatud, nii et te poleks mitte ainult sõbralik, vaid ka professionaalne.
Sammud
Osa 1 /3: Sõbraliku tooni seadmine
Samm 1. Tervitage saajat
Äriolukordades peate võib-olla kasutama tavalist tervitust, näiteks „Kallis nii ja naa“. Kuid üha enam muutuvad isikupärastatud e -kirjad tavapäraseks. Mõned e -posti tervitused, mis aitavad teil algusest peale sõbralikku tooni saavutada, on järgmised:
- Tere John
- Tere
- Pole ammu näinud
- Hei!
Samm 2. Viidake oma ühendus adressaadiga
Kui jääte lihtsalt meeldetuletuse juurde, võib teie sõnum tunduda külm. Viidake oma isiklikule sidemele saajaga, lisades fraase, mis peegeldavad teie sõprust ja jagatud kogemusi. Need võivad hõlmata järgmist:
- Kuidas koolil läinud on?
- Mu sõber, kuidas sul läinud on?
- Mul oli eelmisel nädalavahetusel teiega nii tore.
- Millal me kuu aega tagasi viimati rääkisime?
- See reis, mille koos tegime, oli tore! Peame seda peagi uuesti tegema.
Samm 3. Pehmendage oma väljendeid
See on eriti oluline meili meeldetuletusosa jaoks. Kui saajaga suhtlemisest on juba mõnda aega möödas, võib meeldetuletuseks sobida kerge vabandus või vabandus, et ainult ühendust võtta. Mõned näited pehmendatud väljenditest on järgmised:
- Ma tean, et me oleme juba mõnda aega rääkinud, aga ma tahtsin teile meelde tuletada…
- Uue lapsega on asjad nii kirglikud olnud, ma lihtsalt meenutasin teile meelde tuletamist …
- Ma tean, et olete olnud hõivatud, nii et ma ei tahtnud teid kiusata, kuid tahtsin saata meeldetuletuse …
Samm 4. Ole viisakas
Kui meeldetuletus on oluline, on see liiga tugev. Pidage meeles, et adressaadil on oma elus asju. Ärge unustage öelda ka "palun" ja "aitäh" ning samaväärseid väljendeid. Võite lisada selliseid viisakuslauseid nagu:
- Vabandust, et teid tülitan, aga tahtsin veenduda …
- Kui saaksite, vastake sellele meilile niipea, kui teil on aega…
- Täname, et leidsite aega selle meeldetuletuse vastuste lugemiseks. Ma hindan seda.
- Jään huviga ootama teie vastust.
Osa 2/3: vajalike katmine
Samm 1. Kasutage teemarida
Sa ei pea nutikat teemarea kirjutama. Need, mis on selged ja asjalikud, on kõige kasulikumad. Need võimaldavad adressaadil lühidalt teada saada e -kirja eesmärgi. Sõbraliku e -posti meeldetuletuse levinumad valikud võivad hõlmata järgmist.
- Sisselogimine
- Kiire meeldetuletus…
- Tulevane reis/sündmus/jne.
- Reisi/ürituse/jne töötajate arv.
Samm 2. Ärge unustage oma meeldetuletust lisada
Kui proovite olla nii sõbralik ja viisakas, võib olla lihtne midagi olulist maha jätta, näiteks tegelikku meeldetuletust. Pange oma meeldetuletus e -kirja algusesse, kohe pärast tervitust ja lühikest isiklikku ühendust. Näiteks:
- "Tere, Me oleme juba mõnda aega rääkinud, Ben. Kuidas su naisel ja lastel on? Minu oma hoiab mind üsna hõivatud, kuid ma tahtsin teiega tutvuda…”
-
Hei!
Vanaema, ma tahtsin sulle sõnumi saata. Vabandust, et olen nii hõivatud olnud. Tahtsin teile lihtsalt meelde tuletada meie lõunasöögi kuupäeva …"
Samm 3. Kasutage lühikest keelt
Üldiselt on tõsi, et viisakas keel kasutab pikemaid väljendeid. Näiteks oleks fraas "Tööta rohkem" viisakam kui "See võib olla hea mõte, kui peaksid rohkem pingutama". Kuigi viisakad, võivad need pikad väljendid muuta teie e -kirja keskendumise raskeks.
Kasutage oma e -posti jaoks lihtsustatud struktuuri. See võib välja näha umbes selline: Tervitus (avamine) → Isiklik ühendus → Meeldetuletus → Valediction (sulgemine)
Samm 4. Muutke mittevajalikku teavet
Iga lause ja iga lauseosa kohta küsige endalt: "Kas see on vajalik?" Mõnel juhul võib „vajalik” tähendada midagi nii laia kui „See on vajalik, et mu e -kiri ei tunduks külm”. Eemaldage e -kirja mittevajalikud osad.
Üldjuhul saab määrsõnad (nt "väga", "tõesti", "tõeliselt", "äärmiselt" ja "kindlasti") eemaldada, et muuta teie sõnum lakoonilisemaks
Samm 5. Sulgege e -kiri avaldusega
"Valediction" on väljamõeldud sõna, mis tähendab "hüvastijätmist". Pakkumised hõlmavad selliseid väljendeid nagu "Parim", "Lugupidamisega", "Teie tõeliselt" ja "Lugupidamisega". Teie allkiri peaks järgima teie valikuid. Need tavalised mõtted võivad aga osutuda ebaisikulisteks. Võite proovida midagi sellist:
- Sinu sõber
- Tervist
- Kõike paremat
- Head päeva
- Märgi, sa oled see
- Ootan huviga
Osa 3 /3: Veatute meilide tagamine
Samm 1. Korrigeerige oma e -posti
Isegi üks või kaks kiiret e -posti vaatamist kõrvaldab paljud lihtsad vead, mis võisid selle kirjutamise ajal sisse hiilida. Kui olete kirjutamise lõpetanud, lugege õigekirja ja grammatika korrektuuri.
- Paljudel e -posti teenustel on tasuta grammatika- ja õigekirjakontroll. Nende kvaliteet sõltub teie e -posti pakkujast. Mõnel juhul ei pruugi need kontrollijad olla väga täpsed.
- Ärge unustage kontrollida oma teemarea, tervitusi ja sõnavõtte (lõpetamine). Neid on lihtne üle vaadata ja keskenduda ainult oma e -kirja sisule.
Samm 2. Lugege oma e -kirja valjusti
Kui kirjutate olulist e -kirja või soovite tõesti kellegagi eriti sõbralik või viisakas olla, lugege e -kirja algusest lõpuni valjusti. Kas kõlab vestluslikult? Kui jah, on teie e -kiri saatmiseks valmis.
Kirjutage ümber lauseid või lõike, mis kõlavad kohmakalt. Kasutage selle hindamisel parimat otsust. See on inimestel erinev, sõltuvalt teie kõnestiilist
Samm 3. Lase teisel inimesel e -kiri üle vaadata
Oluliste, näiteks äritegevuseks mõeldud suhtluste puhul võiksite soovida, et mõni teine isik vaataks meeldetuletuse enne selle saatmist üle. Kui olete kirjutanud lühikese e -kirja, võtab see tavaliselt vähe aega ja aitab tuvastada isegi väikseid vigu.
- Kontrollige oma veebisõnumiteenust. Saatke võrgus olevale sõbrale sõnum, milles küsitakse midagi sellist: "Hei, kas sa loeksid lühikese e -kirja, mille ma pean saatma? See võtab vaid minuti."
- Ärge unustage tänada kõiki, kes teie e -kirju loevad. Lõppude lõpuks teevad nad teile teene.
