E -posti postkasti avamine võib olla nagu ebapiisava grammatika, halva õigekirja ja halva maitsega Pandora kasti avamine. Mõelge, millist muljet avaldavad teie e -kirjad teistele; alati on õige aeg oma e -kirjad pakist eraldada. Järgige neid samme ja parandage oma e -posti etiketti.
Sammud
Samm 1. Hoidke oma e -kirjad lühidalt, vestluslikult ja keskendunult
Arvuti ekraanilt on tähti raskem lugeda kui paberilehelt, seega hoidke e -kirjad lühikesed ja täpsed. Kuigi ideaalset e-posti pikkust pole, hoidke laused lühikesed, umbes 8–12 sõna ja jätke lõikude vahele tühik.
Minge töömeilis otse punkti: "Loodan, et saate …" "Ma arvan, et peaksime…." jne otse ees, muutes korpuse järgmisteks ridadeks. Paljud inimesed loevad alles paar esimest rida, enne kui otsustavad vastata või hilisemaks salvestada. Need read peaksid andma piisavalt "liha", et teha teadlikke otsuseid. Isiklike meilide puhul on sageli hea mõte avada lühikese isikliku märkusega, enne kui jõuate oma e -kirja põhipunkti
Samm 2. Vältige väljamõeldud vormindamist
Fontide ja värvide muutmine, täpploendite lisamine või HTML -i kasutamine võib muuta e -kirja veidraks või muuta selle adressaadi jaoks loetamatuks, isegi kui vormindus tundub teie arvutis hea. Olgu see lihtne.
Samm 3. Piirake manuseid
Ärge lisage manust, kui see pole tõesti vajalik. Hoidke manused võimalikult väikesed. Enamik e -posti rakendusi saab saata ja vastu võtta manuseid kuni 1 MB ulatuses, kuid kõik, mis ületab selle, võib teile või adressaadile probleeme valmistada ning isegi väiksemate failide avamine võib võtta kaua aega, kui adressaadi e -posti ühendus on aeglane. Kui peate saatma suurema faili, pakkige see kokku või pakkige kokku või kasutage võrguteenuseid, mis aitavad teil saata suuri faile, näiteks YouSendIt.com. Kui teil on vaja saata mitu lehte, näiteks koosolekukavad või suured tekstiparandused, saatke faksiga või trükitud lehtede komplekt kirjaga.
- Ärge pakkige e -posti manuseid kokku, kui see pole vajalik. Kui manus pole muul viisil saatmiseks liiga suur, riskite saaja aja raiskamisega ja võib -olla takistada tal juurdepääsu manustele. Paljud mobiilseadmed ei suuda zip -faile lahti pakkida. Lisaks on see ülearune, kuna paljud tavalised failid, nagu.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word ja Powerpoint) on juba tihendatud vormingus.
- Pidage meeles, et paljud inimesed või ettevõtted ei ava manuseid kelleltki, keda nad ei tunne, ja mõned e -posti kontod on seadistatud automaatselt saatma manuseid manustega rämpsposti kausta, nii et kui kandideerite näiteks tööle, järgige kindlasti adressaadi manuseid puudutavaid juhiseid. Kui juhiseid ei anta, saatke saajale teine e -kiri, et saadaksite manusega manuse.
Samm 4. Mõelge enne saatmist
Ärge saatke e-kirju, kui olete emotsionaalne. Kirjutage julgelt e -kirja teema ja tekst ning salvestage see. Lisage adressaadid ja saatke need alles pärast seda, kui teil on olnud aega mõelda, mida saadate; võite oma meelt muuta ja olla parem.
E-post on muutunud ka vahendiks, mille abil küsida või rääkida inimestele asju, mida te tavaliselt näost näkku ei ütleks (pole kunagi mõelnud, miks muutute veebis vaistlikult teistsuguseks inimeseks?). Kui saadate kellegi midagi, lugege see uuesti ja küsige endalt, kas ütleksite seda neile, kui nad oleksid teie kõrval või näost näkku. Kui see puudutab tundlikku teemat, lugege seda kaks korda.
Samm 5. Olge ettevaatlik, kasutades lühendeid ja emotikone
See võib olla vastuvõetav mitteametlikus e-kirjas, näiteks sõbraga. Ametlikus kirjas ei peaks te aga kellelegi ütlema, et naerate valjusti, võivad inimesed seda sobimatuks pidada ja võivad tunda, et olete kergemeelne.
Mõnda lühendit, näiteks "BTW" sõnale "Muide", kasutatakse tavaliselt meilides ja need on üldiselt vastuvõetavad, välja arvatud ametlikes ja professionaalsetes meilides
Meetod 1/3: uute e-kirjade kirjutamine
Samm 1. Kasutage saajavälju õigesti
Valdkonnast „kuni” adressaatidelt oodatakse tegutsemist ning „CC” saajad on selleks, et hoida kolleege või ülemusi kursis.
- Olge ettevaatlik, kui soovite väljal „To:” toimingut taotleda rohkem kui ühelt inimeselt. See võib kaasa tuua mitu ülesannet sama ülesande täitmiseks või üldse mitte, sest eeldatakse, et keegi teine tegeleb taotlusega.
- Kui saadate e-kirja inimeste loendisse, kelle aadresse soovite privaatseks jätta, pange need kõik väljale BCC ja pange oma aadress väljale "to".
- Kui soovite kellegi lõimust järk -järgult välja lülitada (näiteks kui ta on teid kellegi teisega tutvustanud ja nüüd töötate teie ja see inimene välja mõned üksikasjad ja te ei soovi sissejuhatava postkasti takistada) isiku aadress väljalt "kuni" või CC väljale BCC.
Samm 2. Muutke teemarea kasulikuks
Hea teemarea annab kasuliku kokkuvõtte e -kirja sisust, valmistades lugeja kiiresti ette. E -posti postkastid on sageli ummistunud, nii et hea teemarea aitab adressaadil määrata teie e -kirja prioriteedi. See aitab vältida ka teie e -kirja kustutamist enne selle lugemist. Kuna teema on esimene asi, mida teie adressaat näeb, hoidke see veatuna, lühidalt ja vältige üldisi ridu, nagu "Tere", "Mis toimub" või adressaadi nime (viimane võib olla rämpspostivastaste filtrite tõttu blokeeritud).
Vältige sõnumite eelistamist adressaadi jaoks. Vältige harjumust märkida iga e -kiri „Kiireks”! või "Kõrge prioriteet" või teie e-kirju koheldakse nagu hunti nutnud poissi ja neid kõiki ignoreeritakse. On ärritav ja üleolev eeldada, et teie e-posti taotlus on järjekorras kõrgem kui kellelgi teisel, eriti töö kontekstis. Olge piisavalt armuline, et tunnustada vastuvõtjat selle eest, et ta töötas välja teie sõnumi prioriteedid
Meetod 2/3: vastamine e-kirjadele
Samm 1. Olge ettevaatlik, keda vastustele kopeerite
Kui vastate sõnumile ja seejärel CC-le: kolmas osapool, keda esialgne saatja ei kaasanud, siis olge kindel, et algne saatja ei pahanda selle pärast. See teave võis olla "ainult teie silmade jaoks". See on eriti oluline, kui algne saatja on teie tööjuhendaja. Olge BCC kasutamisel ettevaatlik:. See võib tagasilöögi anda, kui BCC: 'd vastab tagasi, nähes, et tema koopia oli pime.
Samm 2. Otsustage, kellele peaksite vastama
Teile saadetud kirjad nõuavad üldjuhul ainult saatjale vastamist, kuid mitmele inimesele saadetud meilide puhul peate võib -olla valima valiku „Vasta kõigile”, et saata oma vastus kõigile. Ole mõistlik; Kui kasutate pidevalt nuppu „Vasta kõigile”, tekib tulu arvukalt ja sõnumid jäävad paljude inimeste postkastidesse virelema. Mõelge tagajärgedele, mis tekivad meilisõnumi saamisest, vastuse saamisest kõigile ja see läheb välja kahekümnele inimesele ja siis need kakskümmend inimest vastasid kõigile; see võib kiiresti muutuda sadadeks tuhandeteks meilideks ja kõik tunnevad end sunnitud vajutama "vasta kõigile", et hoida kõiki kursis, sest keegi ei tea, kellele see mõeldud on ja kes mitte.
Samm 3. Mõelge kaks korda, enne kui vastate lihtsalt aitäh
Mõni inimene ei taha e -kirja, mis ütleb: "Aitäh". See võtab lisaaega e -kirja avamiseks ja selle lugemiseks lihtsalt selleks, et lugeda seda, mida juba teate. Mõned inimesed lisavad rea, mis ütleb „NTN” - „Ei ole vaja tänada”.
Samm 4. Võtke kokku pikad arutelud
Vastuste lehekülgede kerimine arutelu mõistmiseks on tüütu. Selle asemel, et jätkata sõnumite stringi edastamist, leidke minut, et see oma lugeja (te) jaoks kokku võtta.
Samm 5. Lisage kindlasti teave, millele vastate
Paljud inimesed ja ettevõtted kirjutavad ja vastavad sadadele meilidele iga päev. Vältige ebamäärase e -kirja saatmist, kus öeldakse ainult „Jah”. Lisage küsimus, mille adressaat küsis, et ta teaks, millele te vastate. Vältige, et adressaat keriks ajaloos alla ühe sõnumi.
Samm 6. Vastake kiiresti
Kui peate enne e -kirjale vastamist uurima või mõtlema või kui olete liiga hõivatud, et kohe täielikku vastust kirjutada, saatke lühike vastus, andes saatjale teada, et olete selle meili kätte saanud, ja andke teada, millal vastate..
Samm 7. Olge ennetav
Kui vastate e -kirjale, saate säästa aega, oodates ära kõik küsimused või mured, mida teie vastus võib esile kutsuda. Pöörake neile oma vastuses tähelepanu, enne kui keegi peab nende kohta uue e -kirja saatma.
Meetod 3/3: mõned põhilised keelud
Samm 1. Ärge edastage privaatseid kirju
Näiteks vältige saladust sisaldava meili edastamist, eriti kui isik, kellele meili saadate, ei soovi seda. Seda tehes võib saaja kaotada teie vastu usalduse ja te võite oma suhte segi ajada. Sa kindlasti ei taha, et see juhtuks.
Samm 2. Ärge levitage kuulujutte inimeste kohta
Kui tunnete kiusatust seda teha, pange end teise inimese asemele ja mõelge, kuidas tunneksite end, kui see inimene teie kohta kuulujutte levitaks. Näiteks kui teie sõber on kurja ja ülemuse mainega, mõelge, mida te tunneksite, kui teie sõber räägiks teie sõpradele ühest teie veidrustest. Sa poleks väga õnnelik, eks?
Samm 3. Vältige inimeste eraettevõtluse arutamist
Näiteks ärge andke oma sõbrale teada, et tema sõber läks endise poiss-sõbraga lahku. E -post ei ole täiesti privaatne, seega on võimalik, et inimene, kelle äri te arutate, näeks e -kirju ja saaks teie peale vihaseks ja/või piinlikuks ning see võib teie suhte inimesega sassi ajada.
Samm 4. Vältige leekimist
Leegid on põhimõtteliselt veebis saadetud solvangud, et teid solvata, seega on oluline mitte saata leeke teistele inimestele ega alustada leegisõdu. See võib teise inimese hulluks ajada ja selle jaoks võidakse ka teie konto peatada.
Samm 5. Vältige teiste isikliku teabe jagamist ilma loata
See võib olla ükskõik milline, alates inimese vanusest kuni selle kooli nimeni, kus ta õpib. Pange ennast teise inimese asemele - kuidas tunneksite end, kui keegi annaks teie sõbrale teie maja aadressi? Te ei oleks väga õnnelik, seega hankige kindlasti luba enne kellegi isikliku teabe jagamist teistega e -posti teel või ärge seda üldse tehke.
Samm 6. Ärge saatke e -kirja, kui olete vihane
See näitab, et olete vihane ja võite inimese ärritada. Näiteks kui olete tööl kellegi peale vihane ja saadate sellele inimesele meilisõnumi suure tähega, võib see ärritada inimest, kellele meili saatsite. See on sama asi meilidele vastamisega; kui olete kellegi peale vihane, et ta teile konkreetse sõnumi saatis, hoidke vastamist, kuni olete rahunenud.
Näidiskirjad
Konverentskõne meeldetuletuse näidismeil
Toetage wikiHow ja avage kõik proovid.
Näide e -kirjast, milles kirjeldatakse uut poliitikat
Toetage wikiHow ja avage kõik proovid.
Näidisprofessor professorile küsimuse kohta
Toetage wikiHow ja avage kõik proovid.
Video - selle teenuse kasutamisel võidakse YouTube'iga jagada teatud teavet
Näpunäiteid
- Tavalised fondid hõlbustavad lugemist. Näiteks Arial, Cambria ja Narrow. Hoidke fondi suurus normaalne, tavaliselt mitte üle 15. Kui teil on vaja erilist või rõhutatavat tähelepanu köita, kasutage rasvasi või kaldkirja. See on lõpmatult parem, kui karjuda läbi kõigi pealinnade.
- Kui teile saadetakse leek, kustutage see kohe, et vältida leegisõja algust.
- Pidage meeles, et teie tooni ei saa meilis kuulda. Kas olete kunagi proovinud e-kirjaga sarkasmi saada ja adressaat võttis selle valesti? Meilisõnumid ei anna suulise suhtluse nüansse edasi. Hääletooni järeldamiseks kasutavad mõned inimesed emotikone, kuid kasutavad neid säästlikult, et te ei tunduks ebaprofessionaalne.
Samuti ärge arvake, et naeratus emotikoni kasutamine rasket sõnumit taltsutab.
- Vältige e-posti kasutamist isikliku kontakti vältimiseks. "Me saadame teile meili" võib sageli olla kõigi jaoks kõige ärritavam lause. E-post ei tohiks vältida näost näkku kontakti ega isegi telefonivestlusi. Vältige ka e-posti kasutamist ebameeldiva olukorra vältimiseks, nagu vabandamine või vea varjamine.
- Lõpeta viisakalt oma meil. Kui lõpetate sellise avaldusega nagu „Parimate soovidega“, „Palju õnne“või „Aitäh juba ette abi eest“, võib pehmendada isegi karmi e -kirja ja saada soodsama vastuse.
- Olge kviitungite otsimisega ettevaatlik. Kuigi on teatud juhtumeid, kus dokumentide pidamiseks või vastuvõtutõendamiseks võib vaja minna kättesaamist, on see enamasti ärritav ja sunnib lugejat teie e -postiga tegelemiseks täiendavaid toiminguid tegema. Kui midagi on tõesti kiireloomuline või peate tõesti veenduma, et adressaat on teie sõnumiga kätte saanud, võtke telefon kätte ja kasutage seda.
- Kui teile saadetakse midagi, mis teeb teid ebamugavaks, näiteks edastatud kuulujutt, kustutage see. Sa ei peaks tahtma sellest osa saada.
Hoiatused
- Vältige küberkiusamist. See on ebaseaduslik ja võib tohutult mõjutada teisi inimesi, eriti teismelisi (see võib näiteks põhjustada enesetapu).
- Ärge kasutage kõiki korke. See on tarbetu praktika ja see võib teie adressaati häirida, teenides teile leegi kirja. Kõiki pealinnu peetakse "karjumise" vasteks.
- Vältige ketipostide edastamist. Oleks väga vähe inimesi, kellele meeldiks saada pidevalt tarbetuid sõnumeid. Seda tüüpi e-kirjad on kuulsad ohtlike ja kahjulike viiruste saastamise eest, mida saab arvutisse ja arvutist üle kanda. Eesmärk on edastada ainult sõnumid, mille olete saanud otse vestluspartneritelt.
- Ärge kasutage oma tööallkirja isiklike e -kirjade jaoks - see jätab teid ebasõbralikuks.
