E -kirjade saatmine on osa peaaegu kõigi tänapäeval elavate professionaalide, üliõpilaste ja töötavate inimeste elust. Kuigi mõned e -kirjad võivad tulla külmad, võivad teised olla räigelt ebaviisakad ja vajavad käsitlemist. Selliste meilidega saate hakkama, kui hoiate end jahedana, reageerite pärast plaani koostamist ja liigute oma päevaga edasi.
Sammud
Osa 1 /3: Rahulik olemine ja plaani koostamine
Samm 1. Mõelge, kas e -kiri on mõeldud ebaviisakaks
Võib olla raske öelda, kas keegi käitub e -posti teel ebaviisakalt või mitte, eriti kuna te ei näe tema näoilmeid ega kuule tema häält, mis aitab teil otsustada. Enne kui reageerite e -kirjale, mis tundub teile ebaviisakas, kaaluge, kas ebaviisakus võib olla vale suhtlus.
Proovige inimeselt otse küsida, mida ta silmas pidades või telefoni teel rääkides mõtles. See võib aidata probleemist lahti saada lihtsa valesti suhtlemise tõttu
Samm 2. Ärge reageerige kohe
Kuigi võib olla ahvatlev kohe vastuseks sellele e -kirjale hakata hulgaliselt kurje või haiget tegevaid sõnu kokku panema, vältige seda iga hinna eest. Tõenäoliselt kahetsete seda hiljem. Selle asemel astuge e -kirjast eemale, sulgege brauser ja leidke mõni hetk oma mõtete kogumiseks.
- Jalutage mõni minut, kuni tunnete end rahulikult.
- Hingake paar korda sügavalt sisse ja jooge natuke vett.
Samm 3. Ventileerige e -kirja mustand, kuid ärge saatke seda
Teine võimalus negatiivsest energiast konstruktiivselt välja tulla on koostada inimesele e -kiri, kuid mitte seda saata. Nii saate hakata koguma oma esialgseid mõtteid, olenemata nende intensiivsusest, andes samal ajal aega ka nende hilisemaks täpsustamiseks, lihvimiseks ja täiendamiseks.
- Tõmmake üles eraldi e -kiri ja tippige vastus ilma adressaati sisestamata, et te seda kogemata välja ei saadaks. Või võite adressaadiks loetleda oma e -posti aadressi.
- Mõelge kõikidele kordadele, et olete millelegi kohe reageerinud ja hiljem kahetsenud kõiki nutikaid või mõtlemapanevaid asju, mida oleksite võinud öelda. See annab teile aega selliste väljatöötamiseks ja kahetsuse vältimiseks.
Samm 4. Võtke vajadusel vastutus
E -kirja lugedes võisite seda ebaviisakaks tõlgendada, sest osa sellest on tõsi ja tõde võib haiget teha. Kuigi see ei vabasta neid nende süüst selles olukorras, annab see teile ruumi enesearendamiseks ja aususeks nii enda kui ka e-posti saatja suhtes.
Näiteks saatis teie ülemus teile ebaviisaka e -kirja töö hilinemise kohta. Kuigi sõnastus ei pidanud olema ebaviisakas, peaksite oma hilinemist tunnistama ja parandama
Samm 5. Ärge jäljendage nende halba käitumist
Kui keegi on teie vastu ebaviisakas, võib olla liiga ahvatlev teene tagasi saada. Jällegi hoiduge negatiivsetest vastustest, aga ka passiivsest agressiivsest või ebaviisakast käitumisest, kui näete neid isiklikult enne vastamist. Ärge heitke neile räpaseid pilke ega ignoreerige neid, kui nad teiega räägivad.
- Selle asemel harjuta lahkust. Öelge neile tere ja kõndige edasi.
- Ärge veetke nende ümber aega, kui see pole vajalik, kuid ärge ka aktiivselt neid vältige.
Samm 6. Mõtle juur
Mõnikord on ebaviisakas e -kiri teie või selle ümbritsevate asjaoludega väga vähe seotud. Kellegi peale klammerdumine ei ole kunagi okei, kuid mõnikord võib e -kirja saatnud inimene natuke rohkem läbi elada kui jõuab ja oleks võinud teile selle saata pettumuste tõttu, mis teid ei hõlma. Nad ei pruugi isegi aru saada, et on ebaviisakad olnud. See ei vabanda neid, kuid inimese hetkeolukorra ja motivatsiooni mõistmine võib aidata edasi liikuda.
- Näiteks kui neil on abieluprobleeme või kui keegi nende perekonnast on hiljuti surnud, võib see selgitada nende ebaviisakust.
- Samuti on võimalik, et neil on lihtsalt halb päev.
Osa 2/3: e -kirjale vastamine
Samm 1. Paluge sõbra abi
Sõbrad või töökaaslased võivad olla eriti abiks ebaviisakale või vastikule e -kirjale vastamisel, samuti võivad nad anda olukorra kohta teise arvamuse. Selle aja jooksul hoiduge palumast oma kuuma peaga sõpru abistama; pöörduge nende poole, kes on rahulikud, nutikad ja lahendustele keskendunud.
Võimaluse korral paluge näha varasemaid vastuseid nende saadetud ebaviisakatele meilidele
Samm 2. Tunnistage nende ebaviisakust
Kui koostate oma e -kirja, peate tunnistama, kui ebaviisakas see oli. Võib juhtuda, et nad ei teadnud, et nende sõnad muutuvad ebaviisakateks, kuid sellest hoolimata peaksite sellele tähelepanu juhtima.
- Ütle midagi sellist: „Enne vastusega alustamist tahan ma tunnistada teie e -kirjas esitatud ebaviisakust, eriti teie süüdistavate ja solvavate märkuste ümber.”
- Otsekohesus on kasulik nii teile kui ka teisele inimesele ning aitab vältida sama olukorra kordumist.
Samm 3. Tunnistage nende pettumust
Kuigi nende e -kirjad olid ebaviisakad, tuli nende pettumus võib -olla väga reaalsest kohast. Kui jah, siis tunnistage seda pettumust ja väljendage mõistmist, kui ainult marginaalset. See võimaldab neil tunda end vähem teie kui nende mentaliteedina ja suunab teid mõlemaid rahu saavutamise poole.
- Öelge midagi sellist: „Teie e -post näitas, et olete pettunud”.
- Keskenduge kindlasti sellele, mida nende e -kiri ütles, mitte neile isiklikult.
Samm 4. Küsige miks
Mõnikord võite aga olla täiesti teadmatuses, miks keegi on pärast sellist eneserefleksiooni ja teistega konsulteerimist otsustanud teile sellise meili saata. Sellisel juhul peaksite saatjalt küsima lihtsat „miks”, et saaksite aru saada ja probleemi paremini lahendada.
Võiksite öelda: "Olen teie e -posti aadressi hoolikalt mõelnud ja olen teie saatmise põhjenduses endiselt pisut segaduses, seega tahaksin teada, mis seda ajendas."
Samm 5. Pakkuge lahendust või selgitust
Kui olete oma e -kirjas mõned oma esialgsed probleemid ja punktid käsitlenud, peaksite alustama lahenduste otsimist ja nende muredele vastamist, kui need on olemas. Andke neile teada, mida olete valmis tegema, uurige kompromissivaldkondi ja väljendage oma valmisolekut selle nimel tööd teha.
- Koosoleku korraldamine võib samuti kasulik olla. Inimesed kipuvad olema isiklikult lahkemad kui arvutiekraani taha peites.
- Võiksite öelda midagi sellist: „väljendasite viha, et tulin eile 15 minutit hilja lõunal, kuid pidin oma haige tütre koolist järele võtma. Ehkki võin kindlasti proovida tulevikus õigel ajal tagasi jõuda, tuleb selliseid aegu, mis on vältimatud.”
Samm 6. Määrake piirid
Kui olete lahendused edukalt välja pakkunud, on nüüd aeg kehtestada vestluse jätkamiseks mõned põhireeglid. Andke neile teada, et te ei salli sellist ebaviisakust tulevikus ja seda tehes on koostöö jätkamine väga raske, kui mitte võimatu.
- Öelge neile, et te ei võta vastu solvanguid või sobimatuid süüdistusi.
- Enne relva hüppamist paluge neil murelikult ja lahkelt teie juurde tulla.
Samm 7. Vajadusel kustutage see
Võib juhtuda, et loete ja loete e -kirju uuesti ja uuesti ning olete selle suhtes negatiivsete tunnete käes. Kuid see ei aita teil edasi liikuda ja tõenäoliselt muudab teid veelgi hullemaks ja pettunud. Kui see on hädavajalik, kustutage e -kirjad postkastist, nii et teil pole sellele juurdepääsu.
Kui arvate, et teil võib tulevikus seda meili vaja minna, saatke see kellelegi, keda usaldate, kuid kustutage see oma postkastist
Osa 3 /3: Oma päevaga edasi minek
Samm 1. Olge jätkuvalt produktiivne
Kuigi see e -kiri näis olevat teie päeva rikkunud, tehke kõik endast olenev, et see keelata. Jätkake oma rutiiniga, koostage ülesannete loend ja täitke kõik vajalikud ülesanded. Ära lase ühel nipsul oma päeva ega edusamme röövida.
Kui olete hõivatud, saate keskenduda sellele, mis on teie jaoks oluline, ja vältida ühe e -kirja üle arutlemist
Samm 2. Seadke oma hoo säilitamiseks väikesed eesmärgid
Oma rutiini järgides seadke väikesed, saavutatavad eesmärgid, mida saate sellel päeval pühenduda. Nende täitmine aitab teil tunda end rohkem saavutatuna ja hiljem ebaviisakast e -kirjast vähem mõjutatuna.
Kaaluge selliste eesmärkide seadmist nagu „vastake kõigile teistele meilidele” või „minge jõusaali”
Samm 3. Hajutage tähelepanu
Mõnikord on vaja millestki edasi liikumiseks natuke tähelepanu hajutada. Tehke paus muusika kuulamiseks, lõunaks või helistage sõbrale, et vestelda muust kui e -kirjast. Asjadest eemale pööramine võib anda teile väga vajaliku ja katarsilise pausi.
Samm 4. Vajadusel kaaluge nende teavitamist
Päeva lõpus on mõnikord parim viis edasi liikuda, kui probleemiga püsivalt tegeleda. Kui e -kiri sisaldas ähvardusi või solvanguid, mida võiks pidada vihakõneks, teatage sellest inimesest õigetele inimestele, kelleks võivad olla teie töökoha personaliosakond või teie kooli õpilaste käitumine. Samuti saate takistada neil edaspidi teile e -kirju saatmast.
- Teatage neist ametivõimudele, kui nad teie vastu füüsiliselt ähvardavad.
- Proovige kõigepealt oma haldurile e -kirja saata, et nad teaksid, mis toimub. Kui nad probleemiga ei tegele, viige see personaliosakonda.
