Kui olete mõnda aega töötanud, teate ilmselt, kui olulised on meilid. Kuna tooni või kehakeelt pole võimalik Interneti kaudu edastada, on kellegi sõnumit ekraanil nähes lihtne valesti tõlgendada. Jätkake lugemist, et õppida, kuidas kirjutada kirju, mis on professionaalses keskkonnas selged, lühikesed ja tõhusad.
Sammud
Meetod 1/10: kirjutage e -kirju, kui saate keskenduda
Samm 1. Kui olete hajameelne, ei pruugi teie e-kiri nii hästi kokku panna
Kui teil on kirjutamiseks meil, proovige katkematult maha istuda, kui te ei mõtle miljonile muule asjale. Teie kirjutamine on selgem ja saate keskenduda oma grammatikale, toonile ja üldisele sõnumile.
- See on eriti oluline, kui teie e -kiri saadetakse mitmele inimesele.
- Kirjutage e -kirju vaikses ruumis ja jätke telefon ja muud segavad tegurid kõrvale.
Meetod 2/10: määrake toon oma esimeste sõnadega
Samm 1. Teie avalausel võib olla suur mõju
Kui soovite, et teie toon oleks kerge ja juhuslik, avage midagi sellist: „Tere Jessica! Loodan, et teil oli hea nädalavahetus.” Kui soovite seda veidi professionaalsemaks muuta, öelge lihtsalt midagi sellist: "Tere David."
Püüdke vältida midagi liiga lämmatavat, näiteks „Kallis Robert“. See tundub natuke isikupäratu
3. meetod 10 -st: jätke oma e -kirjad lühikeseks
Samm 1. Pikaajalised sõnumid kipuvad teie adressaati segadusse ajama
Võimaluse korral proovige olla lühike ja lühike. Hoidke oma laused lühikesed ja ärge lisage liiga palju üksikasju-kui leiate, et kirjutate rohkem kui 1 või 2 lõiku, peaksite tõenäoliselt andma inimestele teavet videovestluse kaudu või isiklikult.
- Proovige kiiresti asja juurde jõuda ja vältige paljude meeldivate asjade kirjutamist.
- Inimesed kipuvad e -kirju lugema lühikese ajaga. Kui lisate liiga palju teavet, on tõenäoline, et osa sellest läheb kaduma.
- Hoidke oma e-kirjad lühikesed, kuid proovige vältida nüri lauseid või ühe sõnaga vastuseid. Need võivad tunduda pisut ebaviisakad, eriti arvutiekraanil.
Meetod 4/10: öelge selgelt, mida vajate
1. samm. Kui taotlete midagi, veenduge, et see oleks arusaadav
Ärge pekske vajalikku kohta selgelt ja otse, nii et poleks arusaamatusi. Kui on olemas ajakava, lisage see kindlasti ka. Hoidke oma toon siiski kindlasti hele. Näiteks:
- "Mul on vaja seda igakuist eduaruannet esmaspäeva õhtuks postkasti."
- "Kui saaksite selle meeskonna tagasiside vormi mulle nädala lõpuks kätte, oleks see suurepärane."
Meetod 5/10: Korraldage oma mõtted lõigetega
Samm 1. See aitab inimestel teavet hõlpsalt lugeda
Kui lähete uuele teemale, eraldage see uue lõiguga, et teie e -kirju saaks vaadata. See aitab lugejal sõnumit kiiresti skannida, et leida nende jaoks kõige olulisemad osad.
Kasutage lõikude alustamiseks selliseid sõnu nagu “ka”, “järgmine” ja “viimane”
Meetod 6/10: lisage konkreetne teemarea
Samm 1. Andke inimestele teada, mis meilis täpselt on
Veenduge, et teie teema oleks konkreetne; näiteks proovige selle asemel, et kirjutada „Aruanne”, näiteks „Kuuplaneerimise aruanne: juuni 2021.” Teie kolleegid avavad selle tõenäolisemalt ja loevad, kui nad teavad, et see on nende jaoks oluline ja asjakohane.
See aitab ka teie e -kirju rämpsposti kaustast eemal hoida
Meetod 7/10: kirjavigade korrektuur
Samm 1. Vead võivad teie sõnumi tõepoolest ära visata
Kuigi enamik õigekirjakontrollereid tabab valesti kirjutatud sõnu, ei suuda nad tabada valet sõnavalikut ega kellegi valesti kirjutatud nime. Samuti peaksite läbi lugema puuduvad kirjavahemärgid või grammatilised vead, kuna need võivad panna lugeja arvama, et teid ei huvita. Kulutage oma e -kirja saatmiseks 2–3 minutit enne selle saatmist, veendumaks, et seal pole ilmseid ilmselgeid vigu.
Professionaalses keskkonnas on väga oluline kellegi nimi õigesti kirjutada. Võtke mõni minut enne selle saatmist veelkord kontrollimiseks, kas teil on see olemas, et vältida tulevikus ebamugavusi
8. meetod 10-st: lugege oma e-kirju uuesti
Samm 1. Mõelge, kuidas teie adressaadid teie sõnumit loevad
Midagi sarnast: „Räägime hiljem” võib teile tunduda süütu, kuid seda lugenud kolleeg võib arvata, et nad on hädas või et olete vihane. Muutke see selliseks: „Kas teil on hiljem aega aruande eelseisvate muudatuste kohta vestelda?” et oleks veidi selgem.
- Ärge kunagi kasutage oma meilides kõiki tähti! Lause kirjutamist suurtähtedega peetakse tavaliselt arvutiekraani kaudu kellegi peale karjumiseks.
- Selle asemel, et „Esitage oma muudatused homme hommikuks”. proovige midagi sellist: „Kuna tähtaeg on homme pärastlõunal, vajan homme hommikul teie muudatusi. Andke mulle teada, kas see ajakava sobib teie jaoks.”
Meetod 9/10: tehke paus enne põletikulisele e -kirjale vastamist
Samm 1. Kui saate e -kirja, mis tekitab viha, võtke hetkeks hinge
Lõikava vastuse koostamise asemel loendage 10 -ni (või 1000 -ni), kuni tunnete end rahulikult. Seejärel lugege e-kiri uuesti, et näha, kas see on tegelikult solvav või mitte. Võimalik, et olete sõnumist natuke valesti aru saanud ja see pole tegelikult nii hull.
Kui tunnete endiselt vajadust vihase vastuse koostamiseks, oodake enne saatmist 24 tundi. Seejärel vaadake oma vastus päeva pärast uuesti üle, et näha, kas soovite selle ikkagi saata või mitte
Meetod 10/10: Andke inimestele kasu kahtlustest
Samm 1. Meilis on raske positiivset tooni edastada
Kui loete midagi, mille kolleeg teile saatis, ja olete kohe solvunud, astuge samm tagasi ja lugege uuesti, mida ta kirjutas. Proovige endalt küsida, kas tooni saab kuidagi teisiti tõlgendada-kas see meil on tegelikult ebaviisakas või on see lihtsalt nüri?
Näiteks võib keegi kirjutada: "Mul on seda aruannet vaja täna õhtuks." Esmapilgul tundub see natuke külm ja emotsioonitu. See pole aga tingimata ebaviisakas, vaid lihtsalt faktiline ja lühike
Näpunäiteid
E-kirju peetakse sageli mittepakilisteks. Kui vajate kohe vastust, proovige oma kolleegiga isiklikult või videovestluse kaudu rääkida
Hoiatused
- Kuigi emotikonid ja emotikonid näitavad tooni, ärge kasutage neid professionaalse meilisõnumi jaoks.
- Ärge saatke solvavaid või põletavaid kirju, eriti inimesele, keda te väga hästi ei tunne.
