Kui teie töövaldkond nõuab klientidega telefoni teel ühendust võtmist, on tõenäoline, et jätate palju kõneposti. Aga mida täpselt peaksite pärast piiksu ütlema? See võib olla närvesööv, kui üritate meelde tuletada kogu asjakohast teavet, mida teil on vaja saada, ja seetõttu jäetakse olulised üksikasjad välja. Jätke hajutatud, improviseeritud sõnumid välja, pakkudes välja kõnepostide jätmise süsteemi. Oma peas kiire kontrollnimekirja läbides saate tagada, et olete adressaadile edastanud kogu vajaliku teabe ja suurendate oma võimalusi tagasi helistada.
Sammud
Osa 1 /3: Enda tuvastamine
Samm 1. Kasutage õiget hääletooni
Niipea kui alustate sõnumi salvestamist, rääkige selgel ja kuuldaval häälel. Ära räägi ega räägi liiga kiiresti. Kuulaja tähelepanu köitmiseks proovige oma parima, et tunduda huvitatud ja energiline. Kuigi adressaat ei näe teid, tuleb teie üldine toon telefoni teel, seega veenduge, et edastate õige.
- Hinnake kõike, mida ütlete. Halb vastuvõtt võib teie häält moonutada ja katkestada. Isegi tavaline rääkiv hääl võib telefoni teel segi minna.
- Teie hääle kvaliteet peaks sobivalt peegeldama kõneviisi. Näiteks on hea olla elevil, kui jätate kõneposti, et õnnitleda oma vennapoega keskkooli lõpetamise puhul. Kui avaldate leinavale sõbrale kaastunnet, peaksite siiski hoidma oma tooni pühalikuna ja lugupidavalt.
Samm 2. Mainige oma nime
Andke saajale kõigepealt oma nimi. Nii saab inimene, kellele helistate, kohe teada, kes te olete. Lihtne "see on (teie eesnimi)" sobib enamikus olukordades või sissejuhatavam "minu nimi on (täisnimi)", kui inimene, kellele helistate, pole teiega varem kohtunud. Sõbrad ja sugulased tunnevad teid ära ilma täiendava tuvastamiseta. Kui see on professionaalne kõne, on neil hääle ja sõnumiga seostatav nimi, mis aitab avada isiklikuma suhtlusliini.
- See samm tundub olevat iseenesestmõistetav, kuid helistajad unustavad selle kohapeale pannes sageli.
- Kui teil on ametinimetus või enda kirjeldus, mis võib järgnevas kõnes adressaadile kasulikuks osutuda, loetlege see oma nime järel, st "Minu nimi on dr Holdsworth, Sacred Heart Medical Centeri vanem radioloog" või "See on Gloria Carpenter, ma olen Chloe ema kooliajast."
Samm 3. Jätke oma telefoninumber
Korrake oma telefoninumbrit kohe pärast oma nime. Enamik helistajaid ootab kõneposti lõpuni oma kontaktandmete esitamist, kuid kui adressaat seda esimest korda ei saa, on nad sunnitud kogu sõnumi uuesti kuulama. Ärge unustage oma telefoninumbrit lahkudes aeglaselt rääkida ja hääldada, et see oleks arusaadav.
- Lihtne viis sõnumi alguses oma telefoninumbrit pakkuda on öelda midagi sellist: „see on (teie nimi), minu number on (teie telefoninumber)” või „minu nimi (nimi) helistab (number).”
- Hoolimata helistaja ID funktsioonide levimusest, on alati soovitatav jätta oma telefoninumber juhuks, kui inimesele, kellele helistate, pole teie numbrit salvestatud või kui soovite, et ta vastaks teie kõnele mõnel muul laiendil.
Samm 4. Looge ühendus
Ettevõttega seotud kõnepostisõnumeid või tundmatute saatjate sõnumeid kuulates hakkavad inimesed kahtlustama või tundma huvi, kui nad ei tea, kes te olete või miks te helistate. Rahustage neid, mainides ühist sõpra või viidet, kes on teile oma numbri andnud. Jällegi muudab see kõne isiklikumaks. Kõnepost tundub vähem invasiivne ja saate suurema tõenäosusega vastuse.
- Proovige teha lühike sissejuhatus kuulajale, näiteks "Sain teie numbri Patilt, kes ütleb, et olete huvitatud oma paadi müümisest".
- Isegi kui te ei helista ärikõnet, võib ühenduse loomine muuta teie adressaati mugavamaks. "See on Bob, teie naaber üle tee" on isikupärasem kui "See on Robert Henderson."
Skoor
0 / 0
1. osa viktoriin
Kui jätate sõnumi sõbrale või sugulasele, kuidas peaksite ennast tutvustama?
Ainult oma eesnimega.
Täpselt nii! Kui helistate kellelegi, kes teid hästi tunneb, saab ta teid tuvastada ainult teie eesnime järgi. Täisnime jätmine pereliikmele või sõbrale kõlab lihtsalt jäigalt ja kohmakalt. Lugege veel ühe viktoriiniküsimuse jaoks.
Ainult oma perekonnanimega.
Proovi uuesti! Kui te oma sõpradega oma perekonnanime ei kasuta, on imelik ennast häälsõnumis sellisel viisil tutvustada. Ja paljudel teie pereliikmetel on tõenäoliselt sama perekonnanimi, nii et see ei aita neil teid tuvastada. Arvake uuesti!
Teie täisnimega.
Mitte päris! Kui jätate kõneposti kellelegi, keda te pole kunagi kohanud, peaksite oma täisnime jätma. Kuid pereliige või sõber ei vaja teie tuvastamiseks teie täisnime. Arvake uuesti!
Tegelikult ei pea te oma nime andma kellelegi, kes teid hästi tunneb.
Mitte tingimata! Pidage meeles, et telefoniga rääkimine moonutab teie häält. Seetõttu ei pruugi isegi inimesed, kes teid hästi tunnevad, teie häält telefoni teel ära tunda. Vali teine vastus!
Kas soovite rohkem viktoriine?
Jätkake enda testimist!
Osa 2/3: oma ettevõtte avaldamine
Samm 1. Mõelge eelnevalt, mida kavatsete öelda
Enne kõnepostist lahkumist omage selget ettekujutust sellest, mida kavatsete öelda. See ei tohiks olla eriline probleem, kui helistate konkreetse kavatsusega, kuid kuuldes piiksu teises otsas ja teades, et neid salvestatakse, võivad paljud helistajad tooriku joonistada. Jagage teave punktideks ja vajutage enne kõne katkestamist igaüks neist.
- Kõnepostisõnumite puhul, mis on eriti pakilised või olulised, kaaluge enneaegselt välja töötlemata skript.
- Kui märkate end tühjaks, keskenduge mõne sõnaga oma nime, tagasihelistamisnumbri ja helistamise põhjuse väljaselgitamisele.
- Pilt, mille kohta saadate kõneposti, et järgida romantilist huvi eilse kuupäeva vastu. Sõnumi vaimne kirjeldamine enne salvestamist võib tähendada erinevust laheda, rahuliku ja kogutud olemise ning kogeleva ja närvilise vraki vahel.
Samm 2. Hoidke oma sõnum lühidalt
Piirake oma kõneposti 20-30 sekundini. Harva juhtub, et kõnepost peab olema pikem. Sa ei taha saajale liiga pikka, looklevat sissejuhatust või lugu tüütada. Olge napisõnaline ja asjalik. Lühisõnum võib tegelikult tekitada uudishimu ja veenda inimest tagasi helistama, kui tal muidu poleks seda olnud.
- Kui jätate kõneposti liiga lühikeseks, võib adressaat arvata, et see on ebaoluline, ja kustutada selle isegi kuulamata. See on eriti tõenäoline, kui helistate noteerimata numbrilt.
- Kõnepostist lahkumise mõte on sundida kedagi teile tagasi helistama, mitte laadima maha kogu teavet, mida kavatsete kõne ajal nendega jagada.
Samm 3. Avage kõige olulisem teave
Olge rahulik ja rääkige helistamise põhjusest selgelt. Kui puudutate lihtsalt alust, öelge seda; kui teil on müügipakkumine või teete tehingut või kinnitate kohtumist, andke sellest saajale teada. Teie kuulaja kaotab kiiresti huvi ja võib sõnumi kustutada, kui te ei teavita teda oma eesmärgist.
- Teil on vaid lühike aeg oma mõtte selgitamiseks. Kui peksate ringi, võib kuulaja sõnumist loobuda enne, kui jõuab olulise teabeni.
- Palju parem on edastada selliseid raskeid uudiseid nagu „isa on haiglas” ja kasutada ülejäänud sõnumit lohutamiseks ja selgitamiseks, kui tantsida teemal ja kuulajat muretseda.
Samm 4. Ole isiklik ja orgaaniline
Pidage vastu soovile libiseda kõmulise, üldhäälse "telefonihäälega". Ole lihtsalt viisakas, ole sina ise ja räägi loomulikult. Inimesed saavad aru, kui keegi üritab neile midagi müüa või teatud viisil maha tulla, ja annavad teile suurema tõenäosusega kellaaega, kui nad tunnevad, et lähenete neile võrdsetel alustel.
Tundub, et loete stsenaariumist, jätab kuulajale mulje, et see on lihtsalt järjekordne kõne, mille peate tegema
Skoor
0 / 0
2. osa viktoriin
Kui palju teavet peaksite kõneposti ajal andma?
Nii vähe kui võimalik, nt teie nimi ja number.
Ei! Ärge püüdke kõnepostiga salapärane olla, eriti kui helistate loendist väljas olevalt numbrilt. Kui olete liiga salakaval, võib inimene, kellele helistate, lihtsalt kustutada teie kõneposti ebaoluliseks. Vali teine vastus!
Piisab, kui selgitada, miks nad peaksid teile tagasi helistama.
Õige! Olge lühike, kuid andke inimesele, kellele helistate, piisavalt teavet, et teada saada, miks te helistasite. Nad helistavad teile tõenäolisemalt tagasi, kui te ei ole liiga tagasihoidlik ega liiga jutukas. Lugege veel ühe viktoriiniküsimuse jaoks.
Kogu teave, mille oleksite andnud, kui nad oleksid telefoni võtnud.
Mitte just! Häälsõnumid ei asenda täielikke vestlusi. Kui räägite kauem kui 20 või 30 sekundit, on inimesel, kellele helistasite, tõenäoliselt igav või pahandus ning tõenäoliselt ta teile tagasi ei helista. Valige teine vastus!
Kas soovite rohkem viktoriine?
Jätkake enda testimist!
Osa 3/3: väljalogimine
Samm 1. Esitage konkreetne küsimus või taotlus
Sõnumi lõpetamisel täpsustage, miks soovite, et adressaat teile tagasi helistaks. Küsige neilt täpset küsimust või esitage päring, mis motiveerib neid telefoni võtma. Kui nad on pärast kõneposti kuulamist segaduses või teie kavatsuses ebakindlad, pole see oma tööd teinud.
- Proovige selliseid väljendeid nagu „andke mulle teada, kuidas teile see retsept, mille ma teile saatsin, teile meeldis” või „ma olen huvitatud teie ideede kuulamisest selle ettepaneku kohta”.
- Inimesed on rohkem motiveeritud ühendust võtma, kui olete nad taotlusega esile tõstnud, kui siis, kui ütlete lihtsalt „helista mulle tagasi”.
Samm 2. Korrake oma nime ja kontaktandmeid
Lõpetage oma sõnum uuesti, andes kuulajale oma nime ja telefoninumbri. Korrake oma telefoninumbrit kaks korda, nii et pole võimalust, et nad saavad numbri valesti või ei suuda seda kirja panna. Lisage kindlasti ka kõik üksikasjad, mis võivad abiks olla, kui adressaat teie kõne tagasi saadab, näiteks millal te pole ja pole saadaval ning milline on parim kellaaeg helistamiseks.
- Telefoninumbri kirjutamine kõne lõpus rohkem kui kaks korda on liigne ja seda võib isegi tõlgendada ebaviisakana.
- Samuti võite soovida oma perekonnanime täpsustada, kui helistaja pole teiega varem kohtunud.
- Te ei pea selle sammu pärast muretsema, kui teie sõnum on sõbra või sugulase jaoks juhuslik.
Samm 3. Vältige pikaealisi lõppu
Kui on aeg kõne katkestada, ärge pahandage ega pikendage sõnumit asjatult. Kui see pole isiklik kõne kallimale, pole vaja kellelegi imelist päeva soovida. Saaja tähelepanu nõrgeneb, mida pikemaks kõnepost läheb, nii et proovige lõpus mitte keskenduda. Tänan neid aja eest ja jätke järgmine suhtlusetapp nende hooleks.
- Sõbralikud sulgemised, nagu „ma ootan teie arvamust”, on soojemad ja seetõttu tõhusamad kui üldised, kommertslikud, näiteks „head päeva”.
- Ärge tehke kokkuvõtteid ega tehke kokkuvõtteid sõnumi lõpus. Kui adressaat peab teatud detaili uuesti kuulma, saab ta seda hiljem uuesti esitada.
Skoor
0 / 0
3. osa viktoriin
Mitu korda peaksite kõneposti lõpus oma telefoninumbri ütlema?
Ei ole, eeldades, et ütlesite selle sõnumi alguses.
Mitte päris! Jah, peaksite oma kõne numbri esitama kõneposti alguses. Kuid isegi siis on võimalus, et inimene jättis selle esimest korda vahele, seega on hea seda oma sõnumi lõpus korrata. Õige leidmiseks klõpsake mõnel teisel vastusel …
Üks kord
Sulge! Sõnumi lõpus oma numbri üks kord ütlemine on kindlasti parem, kui seda üldse mitte öelda. Kuid ideaaljuhul peaksite seda kordama mitu korda, et veenduda, et inimene selle saab. Vali teine vastus!
Kaks korda
Jep! Sõnumi lõpus korrake oma numbrit kaks korda. See on ideaalne number, et veenduda, et inimene kuuleb seda õigesti, ilma et ta oleks tungiv või ebaviisakas. Lugege veel ühe viktoriiniküsimuse jaoks.
Kolm korda
Peaaegu! Te ei pea kõneposti lõpus oma numbrit kolm korda märkima. Isik, kellele helistate, saab teie numbri vähem kordustega kui see. Ja mis veelgi hullem, selle kordamine kolm või enam korda võib tunduda ebaviisakas. Proovige teist vastust…
Kas soovite rohkem viktoriine?
Jätkake enda testimist!
Video - selle teenuse kasutamisel võidakse YouTube'iga jagada teatud teavet
Näpunäiteid
- Mõelge kordadele, kui olete saanud kõnepostisõnumeid, mis on pannud teid mõtlema: "mida see inimene tahab?" Jätke selline kõnepost, mida soovite saada.
- Sisestage oma telefoninumbrile lisaks oma e -posti aadress või mõni muu ühenduse võtmise viis, kui see on oluline teie suhtluseks adressaadiga.
- Naerata! See tuleb läbi, isegi telefoni teel.
- Kui jagate tundlikku teavet, ärge unustage kuupäeva mainida.
- Kui helistate tundliku teemaga, piirake kõnepostis sisalduvat teavet juhuks, kui teised seda kuulevad.
- Hädaolukorra või loodusõnnetuse korral kasutage oma väljuva kõneposti sõnumit, et anda inimestele teada, et teiega on kõik korras.
Hoiatused
- Kui proovite kedagi teile tagasi helistada, ärge tooge üles ebaõnnestunud kõnekatseid. See võib tunduda tüütu ja neil on teiega suheldes vähem mugav.
- Professionaalsetes oludes peaksite alati jätma kõneposti, kui isik, kellele helistate, ei vasta. Kui näete mitu vastamata kõnet ilma kõnepostisõnumiteta, õõnestab see teie ettevõtte tähtsust.
