Kui teil on vaja andmete loend või tabel Wordist Excelisse teisaldada, ei pea te iga üksikut teavet arvutustabelis oma lahtrisse kopeerima ja kleepima. Esmalt õigesti vormindades oma Wordi dokumendi, saate hõlpsalt mõne hiireklõpsuga kogu dokumendi Excelisse importida.
Sammud
Meetod 1 /2: loendi teisendamine
Samm 1. Mõistke, kuidas dokument teisendatakse
Dokumendi Excelisse importimisel kasutatakse Exceli arvutustabeli igasse lahtrisse sisestatavate andmete määramiseks teatud märke. Tehes enne vormindamist mõned vormindamisetapid, saate juhtida lõpliku arvutustabeli kuvamist ja minimeerida käsitsi vormindamist. See on eriti kasulik, kui impordite suure loendi Wordi dokumendist Excelisse.
See meetod töötab kõige paremini siis, kui teil on mitme kirje loend, mis on vormindatud ühtemoodi (aadresside loend, telefoninumbrid, e -posti aadressid jne)
Samm 2. Skaneerige dokumendis vormindamisvigu
Enne konversiooniprotsessi alustamist peate veenduma, et iga kirje on vormindatud ühtemoodi. See tähendab kirjavahemärkide vigade parandamist või ülekannetele mittevastavate kirjete ümberkorraldamist. See tagab andmete nõuetekohase edastamise.
Samm 3. Kuvage Wordi dokumendis vormindusmärgid
Tavaliselt peidetud vormindusmärkide kuvamine aitab teil määrata kirjete jagamise parima viisi. Saate neid kuvada, klõpsates vahekaardil Avaleht nuppu „Kuva / peida lõigumärgid” või vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl+⇧ Tõstuklahv+*
Enamikul loenditel on iga rea lõpus üks lõikemärk või üks rea lõpus ja üks tühjal real kirjete vahel. Märkide sisestamiseks kasutate Exceli lahtrite eristamiseks kasutatavaid märke
Samm 4. Asendage lõigu märgid iga kirje vahel, et vabaneda lisaruumist
Excel kasutab ridade määramiseks kirjete vahel tühikut, kuid vormindamisprotsessi hõlbustamiseks peate sellest praegu lahti saama. Ärge muretsege, lisate selle mõne aja pärast tagasi. See toimib kõige paremini siis, kui kirje lõpus on üks lõigumärk ja üks kirjete vahel (kaks järjest).
- Akna Leia ja asenda avamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+H.
- Tippige väljale Otsi ^p ^p. See on kahe järjestikuse lõigumärgi kood. Kui iga kirje on üks rida ja nende vahel pole tühje ridu, kasutage selle asemel ühte ^p.
- Sisestage väljale Asenda piiritlev märk. Veenduge, et see ei oleks märk, mis kuvatakse dokumendi kõikjal, näiteks ~.
- Klõpsake nuppu Asenda kõik. Märkate, et kirjed võivad end kombineerida, kuid see ei tekita praegu muret, kui piiritlev märk on õiges kohas (iga kirje vahel)
Samm 5. Eraldage iga kirje eraldi väljadele
Nüüd, kui teie kirjed on eraldatud nii, et need ilmuvad järgmistele ridadele, soovite määratleda, millised andmed igal väljal kuvatakse. Näiteks kui iga kirje on nimi esimesel real, tänava aadress teisel real ning osariik ja sihtnumber kolmandal real, saate
- Akna Leia ja asenda avamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+H.
- Eemaldage väljalt Leia üks ^p märke.
- Muutke väljal Asenda sümbol koma,.
- Klõpsake nuppu Asenda kõik. See asendab ülejäänud lõigu sümbolid komaeraldajaga, mis eraldab iga rea väljaks.
Samm 6. Vormindamisprotsessi lõpetamiseks asendage piiritlev märk
Kui olete kaks ülaltoodud otsimis- ja asendamistoimingut teinud, ei tundu teie loend enam loendina. Kõik on samal joonel, iga andmete vahel on komad. See viimane leidmis- ja asendamisetapp tagastab teie andmed loendisse, jättes väljad määratlevad komad alles.
- Akna Leia ja asenda avamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+H.
- Sisestage otsinguväljale ~ (või mis tahes algselt valitud märk).
- Sisestage väljale Asenda ^p.
- Klõpsake nuppu Asenda kõik. See murrab teie kirjed tagasi komaga eraldatud rühmadesse.
Samm 7. Salvestage fail lihttekstina
Nüüd, kui vormindamine on lõpule viidud, saate dokumendi tekstifailina salvestada. See võimaldab Excelil teie andmeid lugeda ja sõeluda nii, et need läheksid õigetesse väljadesse.
- Klõpsake vahekaarti Fail ja valige "Salvesta nimega".
- Klõpsake rippmenüüd "Salvesta tüübina" ja valige "Tavaline tekst".
- Pange failile soovitud nimi ja klõpsake nuppu Salvesta.
- Kui kuvatakse aken Failide teisendamine, klõpsake lihtsalt nuppu OK.
Samm 8. Avage fail Excelis
Nüüd, kui olete faili lihttekstina salvestanud, saate selle Excelis avada.
- Klõpsake vahekaarti Fail ja valige Ava.
- Klõpsake rippmenüüd "Kõik Exceli failid" ja valige "Tekstifailid".
- Klõpsake aknas Teksti importimise viisard nuppu Edasi>.
- Valige eraldajate loendis "Koma". Allpool asuvas eelvaates näete, kuidas kirjed eraldatakse. Klõpsake nuppu Edasi>.
- Valige iga veeru jaoks andmevorming ja klõpsake nuppu Lõpeta.
Meetod 2/2: tabeli teisendamine
Samm 1. Tehke oma andmetega Wordis tabel
Kui teil on Wordis andmete loend, saate selle Wordis tabelivorminguks teisendada ja seejärel selle tabeli kiiresti Excelisse kopeerida. Kui teie andmed on juba tabeli vormingus, jätkake järgmise sammuga.
- Valige kogu tekst, mille soovite tabeliks teisendada.
- Klõpsake vahekaarti Lisa ja seejärel nuppu Tabel.
- Valige "Teisenda tekst tabeliks".
- Sisestage väljale „Veergude arv” ridade arv kirje kohta. Kui teil on iga kirje vahel tühi rida, lisage üks kogusummale.
- Klõpsake nuppu OK.
Samm 2. Kontrollige oma tabeli vormingut
Word loob teie seadete põhjal tabeli. Kontrollige seda veel kord, veendumaks, et kõik on seal, kus peaks.
Samm 3. Klõpsake tabeli vasakus ülanurgas olevat väikest nuppu "+"
See kuvatakse siis, kui hõljutate hiirt laua kohal. Sellele klõpsates valitakse kõik tabelis olevad andmed.
Samm 4. Vajutage
Ctrl+C andmete kopeerimiseks.
Samuti saate vahekaardil Avaleht klõpsata nupul "Kopeeri".
Samm 5. Avage Excel
Kui andmed on kopeeritud, saate Exceli avada. Kui soovite andmed olemasolevasse arvutustabelisse paigutada, laadige see üles. Asetage kursor lahtrisse, kuhu soovite kuvada tabeli ülemise vasaku lahtri.
Samm 6. Vajutage
Ctrl+V andmete kleepimiseks.
Wordi tabeli üksikud lahtrid paigutatakse Exceli arvutustabeli eraldi lahtritesse.
Samm 7. Jagage ülejäänud veerud
Sõltuvalt imporditavate andmete tüübist võib teil olla vaja täiendavat vormindamist. Näiteks kui impordite aadresse, võivad linna osariigi lühend ja sihtnumber olla samas lahtris. Saate lasta Excelil need automaatselt jagada.
- Kogu veeru valimiseks klõpsake jaotatava veeru veeru pealkirja.
- Valige vahekaart "Andmed" ja klõpsake nuppu "Tekst veergudesse".
- Klõpsake nuppu Edasi> ja seejärel valige väljal Eraldajad „Koma”. Kui kasutate ülaltoodud näidet, eraldab see linna osariigi lühendist ja sihtnumbrist.
- Muudatuste salvestamiseks klõpsake nuppu Lõpeta.
- Valige veerg, mida tuleb veel jagada, ja korrake protsessi, valides eraldajaks "Koma" asemel "Tühik". See eraldab riigi lühendi sihtnumbrist.
