See wikiHow õpetab teile, kuidas Microsoft Office'is või OpenOffice.orgis kirjade liitmist teha. Kirjakooste on ülimugav funktsioon, mis võimaldab teil automaatselt isikupärastada dokumendi iga adressaadi jaoks, kellele see saadetakse. Nii ei pea te dokumenti iga saaja jaoks eraldi muutma. See on tohutu aja kokkuhoid ja seda on tõesti lihtne teha! Allpool toodud sammud juhivad teid samm-sammult läbi kogu protsessi.
Sammud
Meetod 1 /3: Valmistamine
Samm 1. Koostage andmefail
See võib olla arvutustabeli fail, andmebaasi fail või isegi õige vorminguga tekstidokument. Kõige sagedamini kasutatakse arvutustabeli faile; selles juhendis eeldatakse, et kasutate arvutustabelit.
-
Teie andmefailil peaks olema kogu teave, mida tuleb koopialt koopiale muuta. Näiteks kui kirjutate vormikirja, sisaldab teie andmefail kõigi nende nimesid ja võib -olla ka aadresse, kellele soovite kirja saata.
Pange üks teave igasse lahtrisse mööda joont, nii et igat tüüpi teave (eesnimi, perekonnanimi, au ja nii edasi) oleks oma veerus
-
Tehke mõistlikud veerunimed. Kirjakooste loeb veergude andmeid. Eeldatakse, et iga teabeveeru esimene kirje on seda tüüpi teabe üldnimi, seega kasutage nimesid, mis on teie jaoks mõistlikud.
Näiteks alustage eesnimede veergu, sisestades "eesnimi", seejärel pange kõik eesnimed selle alla. Kui teilt küsitakse, milline väli oma kirja lisada, näete valikuna „eesnimi” ja mäletate, mis selles veerus sisaldub
- Microsoft Office'i kasutajad, kes kasutavad oma e-kirjade jaoks ka Outlooki, saavad soovi korral andmefailina kasutada oma Outlooki aadressiraamatut.
Samm 2. Salvestage andmefail
Salvestage see kuhugi, kust leiate selle hõlpsalt, ja nimetage see millekski, mis teile kergesti meelde jääb.
Samm 3. Kirjutage välja oma esmane dokument
See on dokument, millesse te teavet sisestate. Näiteks kui kirjutate vormikirja, on esmane dokument täht. Kõik kirjad, mis meilide liitmisel teie eest täidetakse (nt nimed), tuleks praegu tühjaks jätta.
Meetod 2/3: kirjakooste MS Office'is
Samm 1. Avage kirjakooste tööpaan
Klõpsake oma põhidokumendis selle avamiseks paani. Kui te seda ei näe, avage menüü Tööriistad ja valige loendist Kirjakooste.
Samm 2. Vasta MS Office'i küsimustele
Office'i kirjakooste tööriistal on mõned sammud, mis on teie elu lihtsamaks muutnud, ühendades failid nutikamalt ja täpsemalt.
- Alustuseks rääkige sellest, millist dokumenti kirjutate. Klõpsake sobivaimat ja seejärel nuppu Edasi.
- Öelge, millist „algdokumenti” (esmast dokumenti) soovite kasutada. Kui olete neid samme järginud, peaksite saama valida „kasuta seda dokumenti”. Klõpsake nuppu Edasi.
Samm 3. Valige ühendatav fail
See on varem loodud andmefail. Valige sobiv raadionupp ja klõpsake nuppu Edasi, et otsida fail ja ühendada see oma esmase dokumendiga.
Kui soovite kasutada oma Outlooki aadressiraamatut, klõpsake selle valiku asemel
Samm 4. Valige, milliseid andmeid kasutada
Office võimaldab teil soovitud teabe ridu valida või tühistada. See võimaldab teil valida, millised andmefaili teabeüksused soovite esmaseks dokumendiks liita, muutes andmefaili aja jooksul kasulikumaks, kui kasutate seda erinevateks asjadeks. Kui olete rahul, klõpsake nuppu Edasi.
Andmeid saab sortida, klõpsates iga veeru päistel. See võib olla kasulik, kui peate kiiresti otsima palju teavet
Samm 5. Sisestage andmeväljad
Ülesannete paani järgmisel lehel palutakse teil oma dokument kirjutada, kui te pole seda veel teinud, ja kuvatakse hulgaliselt võimalusi failist andmete sisestamiseks dokumenti.
-
Sisestage andmeväli, asetades kursori sinna, kuhu väli liigub, ja klõpsates seejärel tegumipaanil vastavat nuppu selle sisestamiseks.
Valesti paigutatud või dubleeritud andmevälju saate kustutada, vajutades klahvi Kustuta, sama nagu tavaline täht või number
-
Eelseadistatud valikud muutuvad veidi sõltuvalt sellest, millist tüüpi dokumenti Office'ile kirjutasite. Office teeb kõik endast oleneva, et täita teie antud andmetest asjakohane teave. Näiteks kui kirjutate vormi ärikirja, võite näha võimalust sisestada aadressiplokk, mis sisaldab iga adressaadi ees- ja perekonnanime ning täielikku aadressi, mis on korralikult paigutatud mõnele reale.
- Mõned eelseadistatud suvandid avavad täiendava akna, kus saate sisestada sobiva teabe. Kõik need on enam -vähem lihtsad ja kergesti mõistetavad.
- Kui kasutate eelseadistust ja tundub, et see ei leia õiget teavet, klõpsake nuppu „Sobita väljad”, et õpetada programmile, millised teie väljade nimed vastavad selle standardnimedele. Näiteks saate näidata, et see peaks kasutama teie andmefaili kategooriat „Perekonnanimi”, et täita aadressiplokis „Perekonnanimi”.
- Oma väljade kasutamiseks klõpsake "rohkem valikuid". Näete iga veeru jaoks antud nimesid ja saate neid kasutada.
Samm 6. Kontrollige oma tähti
Kirjakooste ei kuva konkreetset teavet väljadele, mida rakendate oma esmasele dokumendile, kuni olete selle välja printinud, kuid Office pakub eelvaate funktsiooni, mis võimaldab teil kontrollida ja veenduda, et teave kuvatakse õigesti vastavalt sellele, kuidas te selle paigutasite oma dokumendi väljad. Kasutage seda julgelt, kuni olete veendunud, et kõik on korras.
Samm 7. Lõpeta ühendamine
Kirjakooste tegumipaani viimasel ekraanil teatatakse teile, et kõik on paigas ja see on valmis teie dokumente printima. Iga prinditud dokumendi kohta kuvatakse üks teabekomplekt ja programm prindib välja nii palju koopiaid, kui palju on teabekomplekte.
Kui soovite konkreetseid tähti üksikult muuta, saate seda teha ka sellel tööpaanipaanil, klõpsates esmalt „redigeeri üksikuid tähti”
Meetod 3 /3: kirjakooste OpenOffice.org -is
Samm 1. Looge andmebaas
OpenOffice.org -is on kirjade ühendamiseks alati vaja andmebaasi faili; siiski saate esmalt oma andmed arvutustabelisse luua.
- Avage oma põhidokumendis menüü Fail ja valige uue andmebaasi faili loomine.
- Valige kuvatavas aknas suvand „Ühenda olemasoleva andmebaasiga”. Valige rippmenüüst „arvutustabel” ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.
- Suunake järgmisel ekraanil OpenOffice.org sellele arvutustabeli failile, mida soovite kasutada. Saate valida, kas soovite andmebaasi parooliga kaitsta või mitte, märkides faili asukoha all oleva ruudu. Kui olete valmis, klõpsake nuppu Edasi.
-
Sellel ekraanil valige, kas registreerida andmebaas, et hiljem hõlpsamini juurde pääseda, ja otsustage, kas soovite andmebaasifaili kohe muuta või mitte. (Tõenäoliselt ei pea te seda tegema, kui lõite arvutustabeli faili.) Andmebaasi salvestamiseks klõpsake nuppu Lõpeta.
Andke andmebaasile kindlasti nimi, mida saate kergesti meelde jätta
Samm 2. Sisestage väljad
Nüüd, kui olete oma teabe linkinud andmebaasiga, millest OpenOffice.org saab aru, on lihtne kasutada seda andmebaasi kirjade ühendamiseks, kui teate, kust otsida.
- Valige lisamenüüst „väljad” ja seejärel alammenüüst „muu…”. Teise võimalusena võite sisestada klahvi control-F2.
- Klõpsake kuvatavas aknas vahekaarti "andmebaas".
-
Klõpsake akna paremas alanurgas nuppu Sirvi ja leidke äsja loodud andmebaasifail.
Kui olete oma andmebaasi valinud, kuvatakse see akna paremas servas olevas loendis pealkirjaga „andmebaasi valik”
- Valige akna vasakus servas olevast loendist „tüüp” „kirjakooste väljad”.
- Klõpsake oma andmebaasi kõrval olevat nuppu + ja selle alla peaks ilmuma arvutustabeli fail. Klõpsake valiku + kõrval seda, ja näete arvutustabeli loomisel valitud väljade nimesid.
-
Valige väli, mille soovite lisada, ja klõpsake välja sisestamiseks esmasele dokumendile.
- Ärge unustage enne sisestamist asetada kursor kohta, kuhu soovite oma välja sisestada, vastasel juhul peate selle õigesse kohta viimiseks lõikama ja kleepima.
- Nagu Office'is, käsitletakse tekstivälju teie põhidokumendis nagu tähti ja numbreid. Saate neid tühikuklahvi abil teisaldada ja kustutamisklahvi abil kustutada.
Samm 3. Lõpeta ühendamine
Kontrollige iga välja õiget paigutust. Kui olete valmis, printige oma esmane dokument. Kirjakooste abil prinditakse üks eksemplar iga dokumendikirje jaoks, mille ühendasite dokumendiga.
Näpunäiteid
- Tekstitöötlusprogrammidel on sageli mallid, mille abil saate esmaseid dokumente luua.
- Jagage väljad kindlasti võimalikult konkreetseteks terminiteks. Näiteks võite kasutada viisakuspealkirja (härra, proua, preili), ees- ja perekonnanime. See on nimede jaoks kolm välja, seega kasutage kolme eraldi veergu, kus igas veerus on ühte tüüpi välja.
