Dubleerivad kirjed võivad ilmuda, kui teil on mitu inimest, kes sisestavad andmeid andmebaasi ilma piisavate kaitsemeetmeteta. Mitme andmebaasi ühendamine võib põhjustada ka duplikaate. Access pakub päringutööriista oma andmebaasist duplikaatide leidmiseks. Seejärel saate need eemaldada või ühendada, muutes oma andmebaasi hõlpsamini loetavaks ja tõhusamaks.
Sammud
Samm 1. Tea, mis muudab andmed "dubleerimiseks"
Korduvad andmed ei tähenda, et kõik väljad oleksid identsed. Näiteks võib kaks korda andmebaasi sisestatud kliendil olla kaks erinevat ID -d ja potentsiaalselt erinevad kirjapildid. Teisest küljest, kui nimi on tavaline, võib see olla kaks erinevat klienti. Peate olemasolevaid andmeid võrdlema ja iga tulemust hoolikalt kontrollima, et teha kindlaks, mis on duplikaat ja mis mitte.
Samm 2. Varundage oma andmebaas
Enne suurte muudatuste tegemist on soovitatav luua uus varukoopia. Nii saate andmebaasi taastada, kui kustutate kogemata valed kirjed.
- Klõpsake menüüd Fail ja valige „Salvesta nimega” või „Salvesta ja avalda”.
- Klõpsake jaotises Täpsemalt nuppu "Varundusandmebaas". Andmebaasi varundamiseks järgige juhiseid.
Samm 3. Informeerige teisi kasutajaid muudatuste tegemisest
Andmekonfliktide vältimiseks proovige tagada, et teised kasutajad ei lisa andmebaasi andmeid. See pole kohustuslik, kuid võib säästa teid peavalust hiljem, kui asjad valesti lähevad.
Võimaluse korral seadke oma andmebaas eksklusiivrežiimi. See hoiab ära teiste kasutajate muudatuste tegemise. Klõpsake menüüd Fail ja valige "Valikud", seejärel valige "Kliendi seaded". Valige jaotises "Avatud vaikerežiim" "Eksklusiivne". Kui teil pole andmebaasi palju inimesi, ei pea te selle pärast üldiselt muretsema
Samm 4. Avage Päringuviisard
Päringutööriist võib leida kirjeid, mis sisaldavad dubleerivat sisu. Nõustaja käivitamise protsess sõltub kasutatavast Accessi versioonist.
- 2013/2010 - klõpsake vahekaarti „Loo” ja seejärel nuppu „Päringuviisard”.
- 2007 - klõpsake vahekaarti "Lisa" või "Loo" ja valige "Päringuviisard".
- 2003 - Avage aken Andmebaas ja valige vahekaart "Päringud". Klõpsake nuppu "Uus".
Samm 5. Valige "Duplicates Query Wizard"
See päring võrdleb välju, et leida topeltkirjeid.
Samm 6. Valige tabel, mida soovite otsida
Loetletakse kõik teie andmebaasi tabelid. Valige tabel, mille duplikaate soovite kontrollida.
Enamiku topeltkontrollide jaoks soovite hoida vaates „Tabelid” valitud
Samm 7. Valige väljad, mis teie arvates sisaldavad duplikaate
Valige kõik väljad, mida soovite duplikaatandmete puhul võrrelda. Kaasake otsuse tegemiseks piisavalt välju. Duplikaadid tagastatakse ainult siis, kui väljad vastavad tähemärgile. Väljendeid saate kasutada osaliste vaste leidmiseks.
- Vältige üldväljade kasutamist. Vältige kirjete võrdlemisel segaduse vähendamiseks selliste väljade kasutamist nagu kuupäev või asukoht.
- Ilma kirjete eristamiseks piisavate väljadeta või liiga üldiste väljadega saate palju duplikaattulemusi.
Samm 8. Valige vaatamiseks täiendavad väljad
Täiendav väli või kaks aitavad teil otsustada, kas andmed on tegelikult dubleeritud. Näiteks väli Tellimuse ID aitab teil kindlaks teha, kas sama nimi on kaks korda eraldi kirjed. Kaasake vähemalt üks väli, et aidata seda vahet teha ja vältida juhuslikku andmete kadumist.
Samm 9. Looge päring
Teil palutakse päringule nimi anda. Tulemuste nägemiseks klõpsake "Lõpeta".
Samm 10. Vaadake oma tulemused hoolikalt üle
Kuvatakse kõik teie kriteeriumidel põhinevad võimalikud duplikaadid. Vaadake läbi kõik tulemused ja kasutage oma ettevõtte kohta teadmisi, et otsustada, kas kanne on duplikaat. Enne selle eemaldamist veenduge, et kirje on duplikaat.
Kui te ei suuda otsustada, looge päring uuesti välja abil, mis aitab teil otsust teha
Samm 11. Kustutage topeltkirjed
Duplikaadi eemaldamiseks paremklõpsake vasakpoolsel veerul ja valige "Kustuta kirje". Saate valida mitu kirjet, et need kõik korraga kustutada.
- Võib -olla soovite ühendada mõned andmed ühest duplikaadikirjest kirjeks, mida kavatsete säilitada.
- Ärge kustutage kõiki topelttulemuste loendis olevaid kirjeid, vastasel juhul ei jää teile originaalkirjet.
