See wikiHow õpetab teile, kuidas kasutada Microsoft Wordi funktsiooni "Kirjakooste". Kirjakooste abil saate kasutada kontaktandmete arvutustabelit, et määrata igale dokumendi koopiale automaatselt erinev aadress, nimi või muu teave. See on kasulik uudiskirjade või avalduste isikupärastamisel, kuna te ei pea käsitsi kirjutama iga inimese nime või aadressi iga dokumendi ülaossa.
Sammud
Osa 1 /3: kontaktlehe loomine
Samm 1. Avage Microsoft Excel
Microsoft Exceli rakenduse ikoon sarnaneb valge X-iga tumerohelisel taustal. Avaneb Exceli leht "Uus".
Kui teil on Excelis juba kontaktleht, jätkake selle asemel Exceli kontaktide importimisega
Samm 2. Klõpsake Tühi töövihik
See asub lehe „Uus” vasakus ülanurgas. See avab uue tühja Exceli dokumendi.
Samm 3. Lisage oma kontaktide päised
Alustades lahtrist A1 ja sealt edasi liikudes sisestage järgmised päised:
- Eesnimi - teie kontaktide eesnimed lähevad sellesse veergu (lahtrisse) A1).
- Perekonnanimi - teie kontaktide perekonnanimed lähevad sellesse veergu (lahtrisse) B1).
- Tel - selles veerus (lahter) kuvatakse teie kontaktide telefoninumbrid C1).
- StreetAddress - teie kontaktide tänavate aadressid kuvatakse selles veerus (lahter D1).
- Linn - teie kontaktide elukoha linnad kuvatakse selles veerus (lahter E1).
- Osariik - selles veerus (lahter) kuvatakse teie kontaktide elukohariigid F1).
- ZIP - sellesse veergu (lahtrisse lähevad teie kontaktide sihtnumbrid G1).
- E -post - sellesse veergu (lahtrisse) lähevad teie kontaktide e -posti aadressid H1).
Samm 4. Sisestage oma kontaktide andmed
Alustades veeru A lahtrist 2, sisestage iga inimese kontaktandmed, kelle jaoks soovite luua kirjakooste.
Enne jätkamist veenduge, et see teave on täpne
Samm 5. Salvestage dokument
Selleks tehke järgmist.
- Windows - klõpsake Fail, klõpsake Salvesta kui, topeltklõps See arvuti, klõpsake akna vasakus servas salvestuskohal, tippige dokumendi nimi tekstikasti "Faili nimi" ja klõpsake Salvesta.
- Mac - klõpsake Fail, klõpsake Salvesta kui…, sisestage dokumendi nimi väljale "Salvesta nimega", valige salvestuskoht, klõpsates kasti "Kus" ja klõpsates kausta, ja klõpsake Salvesta.
- Pidage meeles oma valitud salvestuskohta-peate hiljem leidma Exceli arvutustabeli.
Samm 6. Sulgege Excel
Klõpsake X Exceli paremas ülanurgas (Windows) või punases ringis vasakus ülanurgas (Mac). Nüüd saate jätkata Microsoft Wordis kirjakooste loomist.
Osa 2/3: Kontaktide importimine Wordi
Samm 1. Avage Microsoft Word
Rakenduse Word ikoon näeb tumesinisel taustal välja nagu valge „W”. Nagu Exceli puhul, avaneb leht "Uus".
Kui teil on olemasolev Microsoft Wordi dokument, kuhu soovite Exceli kontaktid importida, topeltklõpsake selle avamiseks ja jätke järgmine samm vahele
Samm 2. Klõpsake nuppu Tühi dokument
See on valge kast lehe vasakus ülanurgas. Avaneb tühi Microsoft Wordi dokument.
Samm 3. Klõpsake vahekaarti Postitused
See vahekaart asub Microsoft Wordi akna ülaosas. Tööriistariba kuvatakse siin vahekaartide rea all.
Samm 4. Klõpsake nuppu Valige adressaadid
See asub kausta jaotises "Alusta kirjakooste" Postitused tööriistariba. Seda tehes kuvatakse rippmenüü.
Samm 5. Klõpsake käsku Kasuta olemasolevat loendit…
Selle valiku leiate rippmenüüst. Avaneb uus aken.
- Kui soovite selle asemel kunagi kasutada Outlooki kontakte, saate valida Valige Outlooki kontaktide hulgast valik rippmenüüst.
- Samuti saate Wordi tippida ajutise kontaktteabe loendi, valides Sisestage uus loend valik. See on kasulik, kui teil on vaja luua vaid käputäis kontaktide teavet.
Samm 6. Valige oma Microsoft Exceli kontaktleht
Klõpsake akna vasakus servas kausta, kuhu Exceli lehe salvestasite, seejärel klõpsake selle valimiseks Exceli lehte.
Samm 7. Klõpsake nuppu Ava
See asub akna paremas alanurgas.
Samm 8. Kinnitage otsus
Klõpsake hüpikaknas Exceli lehe nime ja seejärel nuppu Okei akna allosas. Teie Exceli leht valitakse teie kontaktide laadimise kohaks.
Veenduge, et selle akna allosas olev märkeruut "Esimene andmerida sisaldab veerupäiseid" on märgitud
Osa 3/3: Kirjakooste kasutamine
Samm 1. Minge kohta, kuhu soovite kontaktandmed sisestada
Leidke koht, kuhu soovite kontaktandmed sisestada (nt dokumendi ülaosa), ja klõpsake sellel kursori paigutamiseks.
Samm 2. Klõpsake nuppu Lisa ühendamisväli
See on valik jaotises „Väljade kirjutamine ja sisestamine” Postitused vahekaart. Ilmub rippmenüü.
Võimalik, et peate klõpsama Postitused vahekaarti enne selle tegemist.
Samm 3. Valige teabe tüüp
Selle lisamiseks klõpsake rippmenüüs oma Exceli dokumendi ühe päise nime.
Näiteks klõpsate Eesnimi rippmenüüst, kui soovite lisada kontaktide eesnimede märgendi.
Samm 4. Vajadusel lisage muud teavet
See võib sisaldada kontaktide aadresse, perekonnanimesid, telefoninumbreid jne.
Samm 5. Klõpsake Finish & Merge
See asub linna parempoolses servas Postitused vahekaardi tööriistariba. See küsib rippmenüüd.
Samm 6. Valige ühendamisvalik
Klõpsake ühte järgmistest.
- Muutke üksikuid dokumente - avab iga adressaadi dokumendi, mis võimaldab teil dokumente veelgi isikupärastada.
- Printige dokumente… - Võimaldab teil printida dokumendi koopia iga kontaktlehel loetletud isiku jaoks.
- Saada meilisõnumeid… - Võimaldab teil saata dokumendid e -kirjadena. Sihtkoha e -posti aadressiks valitakse kontaktide e -posti aadressid.
Samm 7. Järgige ekraanil kuvatavaid juhiseid
Sõltuvalt teie valitud valikust on teil täiendav vorm, mida vaadata (näiteks kui valisite E -post, peate sisestama teema ja seejärel klõpsama Okei). See lõpetab kirjade ühendamise protsessi.
