Teadmiste jagamise e -kiri on e -kiri, mis on mõeldud teabe jagamiseks, eriti töökohal või mõnes muus professionaalses keskkonnas. Teadmiste jagamine on suurepärane võimalus näidata oma kolleegidele, et hoolite neist ja soovite nendega oma teadmisi jagada, lootuses, et see võib neid tulevikus aidata. See võib aidata tugevdada ka teie professionaalseid sidemeid. Püüdke muuta oma teadmiste jagamise kirjad võimalikult selgeks ja seeditavaks. See muudab need teistele hõlpsasti mõistetavaks ja omastatavaks.
Sammud
Meetod 1 /2: oma e -kirja koostamine
Samm 1. Märkige teemareale selgelt ja lühidalt oma e -kirja eesmärk
Kirjutage teemarea, mis annab vaatajaskonnale selge eelvaate sellest, mida oodata teie e -kirja avamisel. Püüdke hoida teemarea pikkuseks umbes 7 sõna.
- Näiteks kui soovite jagada kodeerimiskonverentsil osalemise ajal omandatud teadmisi, võiksite muuta teemarea millegi sarnaseks: „Võtmekohad Miami Codersi konverentsilt 2020”.
- Ebaselge või liiga pika teemareaga kirju avatakse palju vähem. Hoiduge vaid 1-2 sõna lühikestest teemaridadest, mis ei sisalda tõhusalt e-kirja sisu.
Nõuanne: Kui soovite, et inimesed loeksid teie teadmiste jagamise e -kirja teatud aja jooksul, lisage teemareale kuupäev. Näiteks võite panna „Tööstuse edusammud aruteluks 2. augusti koosolekul”.
Samm 2. Alustage e -kirja tervitamisega, mis on suunatud teie konkreetsele vaatajaskonnale
Mõelge publikule, kellele kavatsete oma teadmiste jagamise meili saata, ja valige sobiva formaalsusega tervitus. Muutke tervitus kaasatuks kõigile, kes meili saavad.
- Näiteks kui saadate e -kirja väikesele programmeerijate meeskonnale, kellega te tihedat koostööd teete ja teate hästi, võite alustada e -kirja millegi ülimalt juhusliku ja sõbralikuga, näiteks: „Tere pärastlõunal, mu kaaskodanikud ninjad.”
- Kui saadate teadmiste jagamise e -kirja kõrgematele ettevõtetele või mõnele rühmale, mis sisaldab isikuid, keda te isiklikult ei tunne, võite valida ametlikuma tervituse järgmiselt: "Lugupeetud juhatuse liikmed" või " Tere hommikust, turundustiim.”
- Kui jagate teadmisi vaid 1 või 2 inimesega, saate neile oma e -posti tervituses nimepidi pöörduda.
- Kahtluse korral võite lihtsalt kasutada midagi üldist, näiteks „Tere, kõik” või „Tere pärastlõunast”.
Samm 3. Kirjutage e -kirja algusesse lühike taust või kontekst
Alustage oma tervituse all oleva lühikese lõiguga, mis selgitab, mida jagate oma meilis. See annab lugejatele rohkem konteksti selle kohta, mida nad loevad, kui teemarea.
Näiteks kui jagate kodeerimiskonverentsi õppetunde, võite kirjutada midagi sellist: „Eelmisel nädalal oli mul õnn osaleda Miami Codersi konverentsi 2020. aasta väljaandes. Tahaksin teiega jagada mõningaid võtmeid kahepäevasest konverentsist, mille käigus saime teada tehisintellekti ja kodeerimise suundumustest aastaks 2021. Loodan, et need teadmised on teile sama kasulikud ja huvitavad kui mulle.”
Samm 4. Jagage e -kirja sisu osadeks
Jagage peamised punktid, mida soovite jagada, ühtseteks osadeks, nii et seda on lihtsam jälgida ja seedida. Pange iga teabeosa algusesse pealkirjad, et oleks selge, millest alljärgnev tekst räägib. Teabe jagamiseks jagage pikad lõigud mitmeks lühemaks lõiguks, selle asemel, et lihtsalt hunnik teavet ühe pika tekstiploki alla visata.
- Veenduge, et iga teie lõik sisaldab seotud punkte. Kui alustate uue mõttega, alustage uue lõigu kirjutamist.
- Näiteks kui soovite jagada oma hiljutisel konverentsil tehisintellekti ja kodeerimistrendide kohta õpitut, võiksite oma e -kirja struktureerida järgmiselt: jaotise pealkirjaga „Tehisintellekti tööstuse värskendused”, seejärel kirjutage mõni lõik teema kohta, millele järgneb teine rubriigi pealkiri „Kodeerimistrendid aastaks 2021”, millele järgneb veel paar lõiku.
Samm 5. Lõpetage e -kirja sisu kokkuvõtva lõiguga
Kirjutage enne väljalogimist lühike lõik, mis kordab osa teie e -kirja põhiteabest. Andke oma lugejatele teada, mida loodate neile jagatud teadmistest kasu saada, ja lisage kõik asjakohased tegevused.
- Näiteks võite öelda midagi sellist: „Nagu näete, on tehisintellektis turunduse osas palju põnevaid uusi arenguid ja 2021. aastal tuleb jälgida mõningaid huvitavaid uusi programmitrende. Loodan, et rakendate seda teavet meie arendusprojektidele ja mõtleme, kuidas saaksime oma tooteid järgmise aasta jooksul täiustada.”
- Tegevusüksuse näide oleks midagi sellist: „Kavatseme reedel koosolekul jagada oma mõtteid kogu selle teabe kohta. Palun valmistuge arutamiseks vähemalt 1 punktiga.”
Samm 6. Lõpetage oma e -kiri allkirjaga, millele järgneb teie nimi ja tiitel
Valige lühike ja sõbralik väljakirjutus ning vaatajaskonnale sobiv formaalsus. Lisage lõppu oma nimi ja tiitel, et inimesed teaksid täpselt, kellelt e -kiri, mida nad just lugesid, pärineb, mis on eriti oluline, kui te ei tunne isiklikult kõiki oma vaatajaskonna liikmeid.
- Näited juhuslike väljalogimiste kohta, mis toimivad peaaegu iga e -posti jaoks, on järgmised: "Tänan", "Lugupidamisega" ja "Kõike head."
- Mõned ametlikumad märgid on: "Lugupidamisega" ja "Lugupidamisega teie".
- Mõned ideed veelgi juhuslikumateks väljakirjutusteks, mida võiksite kasutada inimestega töötamiseks või iga päev e -kirjade saatmiseks, on järgmised: „Kohtumiseni homme” ja „Tervist!”
- Kui jagate teadmisi väljaspool oma organisatsiooni, lisage oma nime ja ametinimetuse kõrvale ka oma organisatsiooni nimi, et inimesed teaksid, kust te neid kirjutate.
Meetod 2/2: muutke oma e-kiri lugejasõbralikuks
Samm 1. Hoidke oma e -kirjad võimalikult lühikesed
Proovige lisada kogu teave, mida soovite jagada, võimalikult vähe sõnu. Mida pikem on teie e -kiri, seda vähem loevad inimesed, kellega soovite oma teadmisi jagada.
- Kui kirjutate eriti keerulisel teemal, saate üksikasjalikuma teabe saamiseks alati lisada linke välistele allikatele või manustele. Nii saavad need, keda teie jagamine huvitab, teemasse sügavamale sukelduda.
- Puudub kivistatud reegel, kui kaua teadmiste jagamise e-kiri peaks olema ja see sõltub palju teie jagatava teabe tüübist ja teema keerukusest. Hea rusikareegel on see, et ärge kirjutage e -kirja kauem, kui soovite ise lugeda.
Samm 2. Tõstke olulist teavet esile punktide või nummerdatud loenditega
Korda oma tekstilõikude põhiteavet täpp- või nummerdatud loendites. See aitab korrata teadmisi, mida jagate, ja annab lugejatele kiire pilgu, et saada mõned e -kirja põhipunktid.
Näiteks võite koostada nimekirja pealkirjaga „5 parimat turundustrendi aastaks 2021” ja kirjutada selle all olevasse nummerdatud loendisse trendid vahemikus 1–5. Lugejad näevad hõlpsalt, millised on suundumused, ja loevad siis oma e -kirja teksti, kui soovivad põhjalikumat teavet
Samm 3. Kasutage võimalikult palju lihtsat ja kergesti mõistetavat keelt
Vältige oma sõnade selgitamiseks suurte sõnade ja žargooni kasutamist, kui te seda absoluutselt ei vaja. See muudab teie e -kirja palju lihtsamini loetavaks ja arusaadavamaks laiemale publikule, kes tõenäoliselt pole teie kirjutatava teemaga nii tuttav kui teie.
Arvestage ka oma publikuga, kui valite, millist keelt kasutada. Näiteks kui kirjutate väikesele programmeerijate rühmale, saate tõenäoliselt e -kirjas kasutada rohkem kodeerivat kõnepruuki kui siis, kui kirjutate mitmekesisele publikule
Nõuanne: Kui teil on tingimata vaja mõne sõna selgitamiseks kasutada sõna, mida inimesed ei pruugi teada, esitage määratlus, kui kasutate seda sõna esimest korda oma e -kirja sisus.
Samm 4. Kirjutage professionaalsel toonil
Ole viisakas, kasuta õiget grammatikat ja kirjavahemärke ning vali oma sõnad hoolikalt. Vältige juhusliku tooniga kirjutamist ja ärge kasutage slängi ega ebaprofessionaalset keelt. See aitab teil tulla professionaalseks ja asjatundlikuks teemas, mille kohta teavet jagate.
- Näiteks ärge kirjutage sõnu suurtähtedega ja kasutage säästlikult hüüumärke, nii et te ei satuks kokku nii, nagu karjuksite oma publikule.
- Ärge kasutage mõnede nimetamiseks slängisõnu või fraase, nagu „yo”, „mis toimub” või „y’all”.
Samm 5. Pidage kinni standardsetest fontidest, märkidest ja e -posti vormindamisest
Ärge kasutage fonte ega erimärke, mida mõnel süsteemil pole. Kasutage oma e-posti serverisse sisseehitatud standardset süsteemi fonti, kasutage tavalisel klaviatuuril olevaid märke ja ärge segage oma e-posti vaikevormingut.
See tagab, et praktiliselt igaüks, kes võtab teie e -kirja vastu teises arvutis või mõne muu e -posti serveri kaudu, näeb täpselt seda, mida nägite oma e -kirja kirjutades
Näpunäiteid
- Teadmiste jagamise e -kirja kirjutamisel arvestage alati oma publikuga. See aitab teil kindlaks teha formaalsuse taseme, tooni ja kasutatava keele.
- Veenduge, et saadate teadmiste jagamise e -kirja inimestele, kes sellest kõige rohkem kasu saavad. Näiteks ei pruugi programmeerija olla huvitatud turundustööstuse suundumustest ja arengutest, kuid keegi klienditeenindajast võib seda teha.
- Enne teadmiste jagamise e -kirja koostamist küsige endalt, kas see on parim viis teabe jagamiseks. Mõnel juhul võite otsustada, et isiklik kohtumine või videokonverentsi esitlus oleks tõhusam.
- Enne e -kirja kirjutamist looge ülevaade sellest, mida soovite jagada. Näiteks kui soovite jagada mõnda turundustehnikat, mida õppisite veebiseminaril, kus käisite, võite kirja panna peamised punktid, nagu „uued SEO tehnikad”, „e -posti turundusstrateegiad” ja „sisuturunduse head tavad”.
Hoiatused
- Veenduge, et teie meilis kasutatav keel oleks kõigile teie vaatajaskonnale arusaadav. Näiteks ärge kasutage hunnikut programmeerimisžargooni, kui kirjutate kogu oma ettevõttele.
- Enne e -kirjade saatmist kontrollige alati nende korrektuuri ja õigekirja. Kui teie e -kiri sisaldab vigu, ei leia te seda usaldusväärse teadmiste allikana.
