Kinnitusmeil annab teisele inimesele teada, et saite sõnumi või taotluse, isegi kui te ei saa kohe täielikku vastust anda. Kuigi te ei pea saatma kinnitust iga saadetud isikliku e -kirja eest, peaksite vastama professionaalsele või ärikeskkonnale, kui teile otse adresseeritakse. Kui peate teisele isikule teatama, et saite tema e -kirja, saatke talle lühike kinnitus. Kui isik soovis teenust või tellis toote, andke lisateavet selle kohta, millal vastust oodata või kuidas probleeme lahendada.
Sammud
Meetod 1 /2: e -kirja kättesaamise kinnitamine
Samm 1. Vastake, kui olete loetletud real Adressaat või nimega
Kontrollige e -kirja ülaosast, kas saatja on teie e -posti aadressi reale „To:” lisanud. Kui teid pole seal loetletud, kontrollige e -kirja sisu, et näha, kas teie nimi kuvatakse kusagil. Kui näete oma nime, saatke kindlasti kinnitus, kuna teie poole pöörduti otse.
Kui teie e -posti aadress on loetletud ainult e -kirja reas „CC”, kuid teid pole põhiosas mainitud, ei pea te kinnitust saatma, kuna sõnum saadeti tõenäoliselt suurele hulgale inimestele
Hoiatus:
Vältige rämpspostisõnumite tunnustamist, sest vastamisel võivad need teile meili saata.
Samm 2. Pöörduge tervituses saatja nime järgi
Alustage oma tervitust e -kirja ülaosast, et teine inimene seda kohe avamisel näeks. Kasutage ametlikku tervitust, näiteks „Tere” või „Kallis”, millele järgneb nende nimi. Kui vastate ülemusele või kellelegi, keda te ei tunne, kasutage tema pealkirja ja sellele järgnevat perekonnanime. Kui tunnete teist inimest hästi, võite kasutada tema eesnime.
Tervituseks võite näiteks öelda: „Tere, proua Davis” või „Kallis Jonathan”
Samm 3. Mainige lühidalt, et olete e -kirja läbi lugenud
Kasutage oma kinnituseks vaid mõnda lauset, et see ei tunduks liiga sõnakas. Täname inimest e -kirja saatmise eest või andke talle teada, et olete tema sõnumi kätte saanud. Kui on mingeid konkreetseid üksikasju, sõnastage need oma alguslausetes uuesti, et näidata, et olete nende sõnumi läbi lugenud.
- Näiteks võite kirjutada midagi sellist: „Tänan, et saatsite mulle järgmise nädala kohtumise kohta sõnumi” või „Olen teie uue potentsiaalse kliendiga seoses teie meili kätte saanud ja läbi lugenud.”
- Kui teil ei olnud aega e -kirja läbi lugeda, võite öelda midagi sellist: „Tänan, et pöördusite minu poole. Sain teie sõnumi kätte ja loen selle läbi niipea, kui saan.”
Samm 4. Kui meilis on päring või küsimus, andke vastamiseks hinnanguline aeg
Kui teil on aega kohe täielikult vastata, tehke seda niipea kui võimalik, et näidata, et olete usaldusväärne ja usaldusväärne. Muul juhul määrake ajavahemik, mille jooksul teine inimene võib teilt teist sõnumit oodata, et ta ei arvaks, et te neid ignoreerite. Olge ettevaatlik, et mitte üle lubada, kui kiiresti saate vastata, kui arvate, et see võib kauem aega võtta.
- Näiteks võite öelda: „Ma saan teile selle teabe kätte kahe päeva jooksul” või: „Võtan täna täna uuesti ühendust, et probleemi edasi arutada.”
- Kui te ei tea, kui kaua vastamiseks kulub, kasutage valikut „Ma võtan teiega ühendust niipea kui võimalik, kui teil on küsimusi või kommentaare.”
- Kui meilis ei ole taotlust ega probleemi, mida peate lahendama, ei pea te ajakavaga vastama.
Samm 5. Enne e -kirja saatmist lõpetage see sulgemise ja oma nimega
Kasutage oma e -kirjas ametlikku sulgemist, näiteks „Parim” või „Tänan teid veel kord”, et sõnum kõlaks professionaalsemalt. Sõnumi lõpetamiseks kirjutage oma nimi pärast sulgemist. Enne nupul Saada klõpsamist veenduge, et kõik on õigesti kirjutatud.
- Näiteks võite kirjutada: "Parim, Beth" või "Tänan teid veel kord, Travis".
- Kui soovite anda teisele isikule teistsuguse võimaluse teiega ühendust võtta, võite oma nime järel sisestada ka telefoninumbri või teise e -posti aadressi.
Samm 6. Jälgige võimalikult kiiresti täieliku vastusega e -kirja
Kui algne e -kiri sisaldas taotlust või küsimust, võtke aega, et kirjutada täielik vastus, kui saate. Kaaluge täielikult kõiki sõnumis esitatud muresid või küsimusi, et näidata, et olete võtnud aega nende sõnumi kaalumiseks. Säilitage viisakas ja positiivne toon kogu sõnumi vältel, et säilitada nendega hea repertuaar.
Kui vajate rohkem aega, näiteks kui ootate aruannet või dokumenti, proovige saata järelmeil koos värskenduse ja uue ajakavaga, et teine inimene ei arvaks, et olete need unustanud
Meetod 2/2: äriteenustele ja tellimustele vastamine
Samm 1. Pange e -kirja ülaossa selle isiku nimi, kelle poole pöördute
Alustage ametliku tervitusega, näiteks „Tere“või „Kallis“, et säilitada oma sõnumis professionaalne toon. Kui te ei tunne seda inimest hästi, kasutage ametlikuks jäämiseks tema tiitlit ja sellele järgnevat perekonnanime. Kui olete inimesega rohkem tuttav või ta annab oma eesnime, saate selle asemel selle poole pöörduda.
Näiteks võite oma tervituseks kirjutada „Lugupeetud härra Christensan” või „Tere Dana”
Samm 2. Tänage inimest ja mainige toodet või teenust, mida ta soovis
Avaldage e -kirja alguslauses inimese vastu siirast tänu. Samas lauses sisestage uuesti toode, mille isik tellis või milliseid küsimusi või muresid ta eelmises kirjavahetuses mainis. Nii tunneb inimene ära, et võtsite aega tema eelmiste sõnumite lugemiseks või töötlemiseks.
Näiteks võite öelda: „Täname, et tellisite meie poest kaks šokolaadikarpi” või „Täname, et võtsite ühendust taotletud tööpakkumise osas.”
Samm 3. Andke isikule ajavahemik, millal oodata vastust või kättetoimetamist
Mainige järgmises lauses, kui kaua võtab aega, kuni teine inimene teie käest tagasi kuuleb, et nad ei tunneks, et olete nad unustanud. Veenduge, et teie esitatud ajakava oleks täpne ja aus, vastasel juhul võivad nad ärrituda, kui nad ei kuule teid.
Näiteks võite öelda: „Pakki saate oodata kolme tööpäeva jooksul” või „Palun oodake 1–2 tööpäeva, et saaksime vastata.”
Variatsioon:
Kui te ei tea, kui kaua vastamiseks kulub, öelge midagi sellist: „Võtame teiega ühendust niipea kui võimalik, et teie mure lahendada.”
Samm 4. Esitage soovitusi, kui teil on probleeme, mida te ei saa e -posti teel lahendada
Kui te ei saa nende probleemi otseselt lahendada, proovige soovitada muid võimalusi, mis võiksid olla kasulikumad. Säilitage kogu sõnumis viisakas ja mõistev toon, et see ei kõlaks negatiivselt või tunduks ebasiiras. Proovige anda inimesele võimalikult palju üksikasju, et ta saaks oma probleemide lahendamiseks järgmisi samme astuda.
Näiteks võite öelda: „Mul on kahju kuulda, et raha ülekandmisel teie pangakontole on probleeme. Proovige vaadata meie KKK -sid, et näha, kas teie probleem on lahendatud. Vastasel juhul peate võib -olla külastama oma panka ja rääkima oma kontohalduriga oma tehingute kinnitamiseks.”
Samm 5. Jätke kontaktandmed e -kirja lõppu
Lõpetage oma e -kiri ametliku sulgemisega, näiteks „Parim” või „Tänan teid veel kord”, nii et sõnum lõpetatakse hea märkusega. Pärast sulgemist lisage kindlasti oma nimi. Kui soovite anda teisele inimesele teiega ühenduse võtmiseks võimalusi, võite oma nime järele jätta ka telefoninumbri, alternatiivse e -posti aadressi või veebisaidi.
