Access on relatsiooniliste andmebaaside haldur, mis võimaldab importida oma süsteemi ühe või mitu Exceli andmebaasi, et saaksite nende või nende vahel ühised väljad sobitada. Kuna üks Access -fail võib sisaldada mitut Exceli arvutustabelit, on programm ka suurepärane võimalus koguda või analüüsida suures koguses teavet. Esiteks peate siiski Exceli arvutustabeli Accessi importima. See nõuab vaid mõningaid olulisi samme.
Sammud
Osa 1 /3: Exceli Accessi importimise ettevalmistamine
Samm 1. Avage oma arvutis mõlemad programmid
Peate ostma ja alla laadima Microsoft Office'i paketi, mis sisaldab nii Exceli kui ka Accessi. Seda saate teha veebis Microsofti saidi kaudu.
- Kui programmid on alla laaditud, klõpsake Windowsis nuppu "Start" ja valige "Kõik programmid".
- Klõpsake "Microsoft Office" ja seejärel valige rippmenüüst "Juurdepääs" (või "Excel"). Võimalik, et teil on juba loodud Exceli arvutustabel, mille keegi teine teile saatis või mille te mujalt alla laadisite. Office'i olemasolu arvutis võimaldab teil selle avada.
Samm 2. Puhastage oma Exceli arvutustabel enne selle Accessi importimist
See muudab lihtsamaks, kui teete enne Exceli arvutustabeli Accessi importimist mõned lihtsad toimingud. Peamine on see, et teie andmed peavad imporditud arvutustabelite vahel olema järjepidevad.
- Hea mõte on veenduda, et Exceli arvutustabeli esimene rida sisaldab teie veerupäiseid (või väljade nimesid) ning et need on väga selged ja kergesti mõistetavad. Näiteks inimeste perekonnanimesid sisaldava veeru puhul võiksite veeru päise/välja nime nimetada perekonnanimeks. Olge selge ja täpne, sest see lihtsustab ühe Exceli lehe veerupäiste sobitamist teisega.
- Juurdepääs võimaldab linkida ühiseid välju kahe või paljude arvutustabelite vahel. Oletame, et teil on Exceli leht, mis sisaldab palgaarvestuse teavet. See sisaldab inimeste ees- ja perekonnanimesid, aadresse ja palku. Oletame argumendi huvides, et soovite selle lehe Accessis sobitada teise Exceli lehega, mis sisaldab teavet kampaania rahastamise panuste kohta. See teine leht sisaldab inimeste nimesid, aadresse ja annetusi. Access võimaldab teil sobitada erinevad veerupäised üksteisega. Võite linkida nimede päised, et näha, millised samanimelised inimesed ilmuvad näiteks mõlemas andmebaasis.
- Skaneerige Exceli lehti, veendumaks, et igat tüüpi andmeid käsitletakse ühtemoodi, ja puhastage need enne Accessi importimist. See peab olema see, mida Access nimetab "relatsiooniliseks". Näiteks kui palgaarvestuse hüpoteetiline arvutustabel sisaldas ühes veerus eesnime, perekonnanime ja keskmist initsiaali, kuid teine tabel sisaldas eraldi veergudes ainult ees- ja perekonnanime, registreerib Access selle vasteks. Veerupäised/väljad peavad vastama.
Samm 3. Jagage teave Exceli veerus
Selle probleemi lahendamiseks võiksite jagada teabe Exceli veergu, nii et see ei registreeruks Accessis ekslikult "mittevastavaks".
- Näiteks võite jagada eesnime oma veeruks, keskmise initsiaali oma veeruks ja perekonnanime oma veeruks. Kui see on juba teisel arvutustabelil samamoodi tehtud, peaks Accessis perekonnanimega perekonnanime linkimisel genereerima vasteid, kui nimed on samad.
- Veeru jagamiseks Excelis tõstke esile veerg, mis sisaldab teavet, mille soovite jagada. Klõpsake Exceli programmi tööriistaribal nuppu "andmed". Klõpsake "tekst veergudele". Üldiselt valite valiku "piiritletud". Klõpsake järgmist.
Samm 4. Jätkake viisardi kasutamist ühendatud veergude jagamiseks
Nüüd olete valmis lõpule viima ühendatud teabe jagamise protsessi ühes veerus mitmeks veeruks.
- Valige, kuidas veerus olevad andmed on piiritletud. See tähendab, et iga veerus olev teave on millegi abil eraldatud. Kõige tavalisemad valikud hõlmavad tühikut, koma või semikoolonit. Sageli eraldatakse teave lihtsalt tühikuga. Nagu järgmises näites: oletame, et nimi "John A. Doe" esineb ühes veerus. Eesnime John eraldab keskmisest initsiaalist A tühik. Perekonnanimi Doe eraldatakse keskmisest initsiaalist A tühikuga. Seega valige piiritletud viisardis ruum.
- Klõpsake järgmist. Klõpsake nuppu Lõpeta. Programm peaks jagama John, A. ja Doe kolme veergu. Seejärel saate anda uutele veergudele uued päise nimed, et näidata neis sisalduva teabe liiki (perekonnanimi, eesnimi jne). Mõistlik on enne jagamist jagatud andmetest paremale luua mitu tühja veergu, sest see lükkab andmed uutesse tühjadesse veergudesse (veergude asemel, mis juba sisaldavad teavet).
Osa 2/3: Exceli importimine Accessi
Samm 1. Avage arvutis Access programm
Minge menüüsse Start, valige Microsoft Office ja klõpsake Microsoft Access. Exceli lehe importimiseks peate avama uue tühja Accessi andmebaasi.
- Accessi programmis uue andmebaasi loomiseks valige "tühi töölaua andmebaas".
- Kui soovite, pange sellele uus nimi. Klõpsake "loo".
Samm 2. Importige Exceli arvutustabel Accessi
Järgmine samm on Exceli arvutustabeli (või rohkem kui ühe) tõmbamine Accessi andmebaasi.
- Kui olete Accessi andmebaasihalduris, klõpsake tööriistaribal nuppu "Välised andmed". Valige "Excel". Mõnes Accessi versioonis leiate selle funktsiooni, klõpsates tööriistaribal "fail" ja "Hangi välisandmeid".
- Kui see ütleb "faili nimi", klõpsake "Sirvi". See võimaldab teil leida oma Exceli lehe oma arvutist.
- Jätke märkeruut "Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse". Seda kontrollitakse vaikimisi.
- Kui leiate Exceli arvutustabeli, mida soovite oma arvutisse importida, klõpsake seda. Klõpsake "OK". See viib teid Exceli Accessi importimise viisardisse.
Osa 3/3: Nõustaja kasutamine importimisprotsessi lõpuleviimiseks
Samm 1. Tehke Accessis kuvatava viisardi juhised
Arvutustabeli importimise lõpuleviimiseks peate viisardi juhised lõpule viima.
- Valige Exceli arvutustabelis tööleht, mida soovite importida. Mõnikord on see lihtne, sest Exceli arvutustabel on vaid üks leht. Kuid mõnikord loovad inimesed ühe Exceli arvutustabeli raames mitu lehte, mida näete arvutustabeli allosas asuvatel sakkidel klõpsates. Sellisel juhul peate juurdepääsu viisardile ütlema, millise arvutustabeli valite. Klõpsake järgmist.
- Järgmisel lehel on kast, kus küsitakse, kas Exceli lehe esimesel real on veerupäised. See tähendab arvutustabeli rida, mis tuvastab iga veeru andmed (nt perekonnanimi, aadress, palk jne). See on hea mõte, kui puhastasite kõigepealt oma Exceli lehe, veendumaks, et esimesel real on selgelt määratletud veerupäised. Seejärel kontrollige lihtsalt jah, kas esimene rida sisaldab veerupäiseid. See on lihtsaim lähenemisviis. Klõpsake järgmist.
- Kui teie esimene rida ei sisalda veerupäiseid, küsitakse järgmisel lehel, kas soovite Accessis nn väljad ümber nimetada (need on veerupäised). Kui te ei nimetanud enne importimist igale väljale midagi selget ja hõlpsasti äratuntavat (soovitatav), saate seda teha siin.
Samm 2. Lõpeta importimisprotsess
Importimisprotsessis on jäänud vaid mõned sammud. Nõustaja järgmisel lehel küsitakse, kas soovite esmase võtme tuvastada.
- Sa ei pea seda tegema, aga saad. Esmane võti tähendab, et arvutiprogramm määrab igale teabereale kordumatu numbri. Sellest võib hiljem abi olla andmete sortimisel. Klõpsake järgmist.
- Nõustaja viimasel ekraanil on tühik, mis annab vaikenime. Saate muuta imporditava Exceli lehe nime (sellest saab importimise lõpetamisel lehe vasakus servas Accessis tabel).
- Klõpsake "import". Klõpsake "sulge". Näete oma lauda ekraani vasakus servas. See imporditakse nüüd Accessi.
- Kui soovite linkida rohkem kui ühe andmekogumi, korrake seda protsessi mõne teise või mitme Exceli arvutustabeliga. Nüüd olete valmis Accessi lehtede andmetele vastendama.
Video - selle teenuse kasutamisel võidakse YouTube'iga jagada teatud teavet
Hoiatused
- Kui Exceli fail on pärit teisest Office'i versioonist kui Access, võib teil olla probleeme failide sujuva importimisega.
- Seda ei saa piisavalt rõhutada: enne Exceli arvutustabeli importimist peate selle puhastama. Osaliselt tähendab see teie andmete analüüsimist probleemide osas.
- Hoidke alati oma esialgsete arvutustabelite koopiaid, nii et kui need segamini ajate, saate protsessi korrata.
- Accessi ei saa importida rohkem kui 255 välja.
