Peaaegu kõik, kes töötavad, kasutavad e -posti, kuid see võib meid kergesti üle ujutada. Mõned meist saavad palju rohkem e -kirju, kui suudame tõhusalt lahendada. Võimalus meilile kiiresti ja õigesti vastata aitab meil säästa aega ja olla professionaalsem. Märge:
Kõik need sammud ja soovitused ei tööta kõigi meiliteenuste puhul, kuid Gmailis.
Sammud
Samm 1. Mõista, miks inimesed kasutavad e -posti
E -post on inimeste vaheliseks suhtlemiseks; see on mõeldud teksti ja visuaalse teabe saatmiseks ühelt inimeselt teisele / paljudele teistele. See pole mõeldud:
- Teabe salvestamine; parem on salvestada teave dokumendina oma arvutisse või pilve
- Tuletab meelde, mida tuleb teha; kasutage selleks pigem ülesannete loendit või kalendrit
Samm 2. Kasutage silte või kaustu, et hoida e -kirju korrastatuna ja postkastist eemal
- Kasutage siltide „järelkontroll” või „reageeri” toiminguid, mida peate tegema. Seejärel peaksite need oma päevikusse või ülesannete loendisse lisama.
- Kasutage vastust oodates, kui ootate kedagi teist
- Kasutage „kiiret” asjade jaoks, mis tuleb teha nii kiiresti kui võimalik
Samm 3. Salvestage kasulik teave ja arhiveerige e -kiri
- Laadige alla kõik manused ja salvestage failid õigesse kohta
- Kui te ei soovi meilile vastata, arhiveerige see
Samm 4. Arhiivige e -kirjad, millega olete lõpetanud
Ärge kartke arhiveerimist; Põhimõtteliselt teisaldab see e-kirja teie postkastist kasti „no-name” (tehniliselt eemaldab see „postkasti” sildi)
- See pole kadunud - selleks on kustutamine
- See on alati otsitav ja leitav
Samm 5. Kustutage veameilid ja seejärel loobuge nende allikast
See hoiab teie postkasti tarbetutest ja soovimatutest kirjadest vaba.
- Kustutage e -kirjad, mida te ei pidanud kõigepealt saama
- Need ei ole enam otsitavad ega leitavad pärast mõnda aega prügikasti sattumist
- Kui te ei soovi enam sellist meili saada, loobuge kindlasti selle saamisest, otsides e -kirja allservast teavet tellimuse tühistamise kohta.
- Kui te ei saa selle tellimusest loobuda, määrake e -kiri rämpspostiks
Samm 6. Kasutage tähti eriliste ja väga oluliste või kiireloomuliste meilide jaoks
Kasutage tärni säästlikult, sest tärniga märgitud meilide liiga palju kasutamine on sama kasulik kui tärniga tähistatud meilide puudumine.
Näpunäiteid
- Pidage alati meeles meili eesmärki ja proovige seda mitte millekski muuks kasutada.
- Kasutage e-posti oma tootlikkuse töövoo osana koos ülesannete loendi, kalendri või päevikuga ja mis tahes muu tööriistaga, mis teile kasulikuks osutub.
