Kuigi neid ei kasutata tänapäeval nii sageli, on faksiaparaat endiselt oluline seade oluliste dokumentide, vormide ja käsitsi kirjutatud märkmete kiireks ja tõhusaks edastamiseks, eriti kontoris. Faksiaparaat kasutab dokumentide saatmiseks ja vastuvõtmiseks aktiivset lauatelefoni ning selle kasutamine on sama lihtne kui telefoninumbri valimine. Kui olete oma faksiaparaadi õigesti seadistanud ja faksi saatmise ja vastuvõtmise meetoditega tutvunud, saadate dokumendid kiiresti ja lihtsalt!
Sammud
Osa 1 /3: Faksiaparaadi seadistamine
Samm 1. Paigutage faksiaparaat
Asetage faksiaparaat tasasele pinnale pistikupesade ja telefonipistiku lähedale. Veenduge, et paberisööt oleks väljapoole. See aitab vältida sissetulevate fakside ja skannitud dokumentide seina ja seadme vahele jäämist ning nende kahjustamist.
Samm 2. Ühendage toiteallikas
Ühendage faksiaparaat lähimasse seinakontakti. Veenduge, et ühendus oleks hea ja pistik sobiks korralikult pistikupessa. Kui faksiaparaat on vooluvõrku ühendatud, veenduge, et see jääb ülejäänud seadistuse ajaks välja.
Samm 3. Kinnitage telefoniliin
Faksiaparaat kasutab dokumentide loomiseks ja printimiseks andmete saatmiseks ja vastuvõtmiseks telefoniliini. Need ei tööta Interneti-põhise telefoniliini kaudu. Veenduge, et teil oleks aktiivne telefoniliin ja faksiaparaadi telefoninumber, et teie seade saaks dokumentide loomiseks signaale edastada ja vastu võtta.
Vajadusel helistage kaabli- ja telefoniteenuse pakkujale lauatelefoni seadistamiseks
Samm 4. Ühendage telefonikaabel
Tavaline telefonikaabel tuleks ühendada faksiaparaadi telefonipistikupessa, mis on tavaliselt seadme tagaküljel. Juhtme teine ots tuleb kinnitada otse seina lähimasse telefonipistikupessa. Kontrollige veelkord, kas juhe on seadme ja seinapistikupesaga ühendatud.
Samm 5. Lisage paber ja tint
Sissetulevate dokumentide loomiseks ja printimiseks on faksiks vaja paberit ja tinti. Veenduge, et need tarvikud oleksid käepärast.
- Enne paberi sisestamist tuulutage või keerake paberipakk läbi, veendumaks, et need ei jää kokku. See aitab vältida paberiummistusi.
- Iga masin sisaldab teatud tüüpi, suuruse ja arvu tindikassette. Tutvuge kindlasti seadme juhistega, et otsustada, milline tint teie masinaga kõige paremini sobib.
Samm 6. Kontrollige ühendust
Kui teie faksiaparaat on ühendatud ning paber ja tint on sisestatud, lülitage seade sisse ja kontrollige telefoniühendust. Faksiaparaadi kasutamiseks peab ühendus olema turvaline.
- Kontrollige, kas lauatelefon on korralikult ühendatud, kui võtate vastu faksiaparaadi vastuvõtja, kui see on teie seadmes saadaval. Vastuvõtja peaks sarnanema telefoniga. Kuulake valimistooni suminat, mis näitab, et ühendus on turvaline.
- Kui faksil pole vastuvõtjat, saate telefoni ühendada faksiaparaadi välise telefonipistiku kaudu. Kui ühendus on hea, peaksite kuulda valimistooni suminat.
Osa 2/3: faksi saatmine
Samm 1. Lülitage masin sisse
Enne dokumendi saatmist veenduge, et seade on sisse lülitatud ja telefonijuhe kindlalt paigas. Võiksite kontrollida vastuvõtja valimistooni, et veenduda ühenduse turvalisuses.
Samm 2. Kasutage kaanelehte
Kaaneleht on suurepärane võimalus garanteerida, et teie dokument jõuab õige inimeseni. See on eriti kasulik fakside saatmisel ettevõttele, kus sama seadet võivad kasutada mitu töötajat. Kaaneleht peaks sisaldama adressaadi nime, tema ja teie faksinumbrit, teie kontaktandmeid ja lehekülgede arvu, mida adressaat peaks faksi saama.
Lehtede arvu lisamine kaanelehele on saajale kasulik, et nad teaksid, kas nad said kõik vajalikud lehed
Samm 3. Telli dokumendid korralikult
Lisage kindlasti leheküljenumbrid ja asetage dokumendi lehed soovitud järjekorras. Te ei soovi, et adressaat mõistatab lehti kokku. See võib tekitada segadust ja häirida dokumendi taga olevat tähendust. Lehtede tellimine ja nummerdamine tagab teabe tõhusa edastamise.
Samm 4. Sisestage dokumendid skannerisse
Enamik faksiaparaate nõuab, et asetaksite dokumendi faksimasina skanneriosasse kas esikülg üles või allapoole. Kõigil seadmetel pole standardmeetodit. Enamik faksiaparaate näitab seadme esiküljel oleva hõlpsasti loetava sümboliga, millist meetodit kasutada.
Samm 5. Valige adressaadi faksinumber
Faksi esiküljel asuva klahvistiku abil valige adressaadi faksinumber koos suunakoodiga. Kui saadate dokumenti rahvusvaheliselt, peate sisestama riigikoodi. Kui on olemas ettevõtte number, mida kasutatakse välisvalimiseks (sageli “7” või “9”), vajutage kindlasti seda numbrit enne piirkonna- või riigikoodi ja faksinumbrit.
Samm 6. Saatke dokumendid
Kui olete numbri valinud, nõuab enamik faksiaparaate dokumendi edastamiseks, et vajutate nuppu "Saada" või "Start". Vea või paberiummistuse korral jälgige dokumendi edastamist. Kui dokumendi edastamine on õnnestunud, prindib faks koos edenemisaruande või kinnituslehe välja. Kui saate veateate, proovige dokument uuesti saata.
Osa 3 /3: faksi vastuvõtmine
Samm 1. Kontrollige ühendust
Veenduge, et faksiaparaat on sisse lülitatud. Samuti on oluline veenduda, et faks on ühendatud toiteallika ja telefonipistikuga, et fakse vastu võtta. Korrektse ühenduse tagamiseks võite vastuvõtja kätte võtta ja valimistooni kuulata.
Samm 2. Kontrollige paberit ja tinti
Soovite anda faksiaparaadile piisavalt paberit ja tinti. Kui saate faksiaparaadi kaudu palju dokumente, kontrollige neid tarvikuid sageli. Vastasel juhul võib see takistada dokumendi täielikku kättesaamist või selle saabumist edasi lükata.
Samm 3. Kuulake helinat
Sissetuleva dokumendi vastuvõtmisel helistab faks või helistab sissehelistamisheli. Masin on seadistatud neid dokumente automaatselt töötlema, nii et te ei pea praegu midagi tegema. Vältige selle aja jooksul masina nuppude vajutamist, vastasel juhul võib ühendus katkeda või katkeda.
Samm 4. Vaadake dokument üle
Kui faksimasin on dokumendi edukalt vastu võtnud, prindib ta lehed välja sellises järjekorras, nagu need saatja oli paigutanud. Vaadake kaasleht üle, et veenduda, et olete soovitud adressaat ning kas kõik lehed edastati ja trükiti edukalt.
Samm 5. Jälgimine saatjaga
Kui soovite kinnitada, et olete faksi kätte saanud, või kui olete mures, et te ei saanud kogu vajalikku teavet, võiksite saatjaga telefoni või e-posti teel ühendust võtta. Kontaktandmed võivad olla kaaslehel loetletud, seega vaadake seda lehte, kui teil pole saatja teavet käepärast.
