E -post on levinud suhtlusvorm ja teadmine, kuidas ennast kellelegi e -posti teel tutvustada, võib aidata teie karjääri ja võrgustikutööd. Lühikese ja selge sissejuhatava e -kirja kirjutamine suurendab tõenäosust, et adressaat võtab selle lugemiseks ja teiega suhtlemiseks aega. Vältige mõningaid levinumaid vigu, et veenduda rahvahulgast eristumises.
Sammud
Meetod 1 /3: Alustage tugevalt
Samm 1. Tehke teema rida selgeks
Teie adressaadil peaks olema hea ettekujutus sellest, mis meil on, enne kui see isegi avatakse. Hoidke ka lühidalt; pikk teema võib olla tülikas. Sissejuhatava e -kirja jaoks on tavaliselt täiesti vastuvõetav kirjutada "Sissejuhatus - teie nimi".
Mobiilseadmed näitavad tavaliselt ainult umbes 25–30 tähemärki teemat, seega jätke see lühikeseks
Näpunäide:
Kirjutage kindlasti esmalt teemarea! Tavaline viga on teemarea viimaseks salvestamine, mis võib viia selle kirjutamise unustamiseni.
Samm 2. Avage ettevõtte tervitusega
Ärge alustage sõnaga "Tere" või "Tere". Selliseid tervitusi saate kasutada, kui olete inimesega tuttavaks saanud. Alustage tõestatud äritervitusega. Vältige vastuvõtmisel eesnime kasutamist.
- "Lugupeetud proua/proua/proua." - Kui te pole üldse kindel selle naise perekonnaseisus, kellele meili saadate, peaksite alati vaikimisi kasutama funktsiooni "Ms". kuna see on vähem üleolev.
- "Kellele see võib puudutada" - seda tuleks kasutada ainult siis, kui te pole kindel, kes sõnumi saab.
Samm 3. Tutvustage ennast
Esimene lause peaks saajale ennast tutvustama. See võimaldab neil siduda nime ülejäänud meilisõnumiga.
- "Minu nimi on…"
- Andke oma pealkiri, kui see on asjakohane. Kui teil on mitu pealkirja, ärge loetlege neid kõiki, vaid ainult kõige olulisemat või asjakohasemat.
Meetod 2/3: hoidke seda lühidalt
Samm 1. Selgitage, kuidas saite adressaadi e -posti aadressi
Andke adressaadile teada, kuidas saite tema kontaktandmed teada. See aitab näidata, et olete jõudnud nendeni jõudmiseks sobivatest kanalitest.
- "Teie kontorijuht suunas mind selle e -posti aadressi poole"
- "Leidsin selle e -posti aadressi teie veebisaidilt"
- "Nii ja naa ütles, et peaksin teiega ühendust võtma"
Samm 2. Rääkige viimasest kohtumisest (kui on olemas)
Inimese mäluga sörkimine võib kaasa tuua suurema kaasamise.
- "Me rääkisime eelmisel nädalal konverentsil lühidalt"
- "Me rääkisime eile telefoniga"
- "Ma nägin teie esitlust …"
Samm 3. Jagage ühist huvi
See aitab teil oma adressaadiga suhelda ja hoiab teie ettevõtte e -kirjad liiga külmad. Vastastikuste huvide kindlakstegemiseks peate võib -olla saaja kohta veidi uurima. Võimalike uurimisvaldkondade hulka kuuluvad Facebook, Twitter ja LinkedIn.
- Andke inimesele kindlasti teada, kust selle vastastikuse huvi leidsite, vastasel juhul jääte jälitajaks.
- Kui võimalik, proovige hoida vastastikust huvi ettevõtlusega seotud, näiteks midagi oma valdkonnas või professionaalset kirge, mida te mõlemad jagate.
Samm 4. Esitage oma ühenduse võtmise põhjus
Ära oota liiga kaua, et asja juurde jõuda. Keegi ei loe e -kirja, mis koosneb mitmest lõigust, kaua enne, kui ilmub midagi, mis sarnaneb selle punktiga. Selgitage selgelt ja selgelt, mida soovite ja miks võtate selle inimesega ühendust. Kui küsite nõu või esitate mõne muu taotluse, veenduge, et see oleks hallatav, eriti kui see on teie esimene kontakt.
- "Olen huvitatud rohkem teada saama …"
- "Ma tahaksin teiega kunagi kohtuda, et arutada …"
- "Ma tahaksin teie arvamust …"
Samm 5. Hoidke oma e -kirjad keskendunud ühele teemale
Kui lubate oma meilisõnumitel ringi liikuda, võib teie adressaat kaotada huvi või unustada, miks te e -kirju saite.
Näpunäide:
Küsige adressaadilt oma e -kirjas ainult ühte asja.
Meetod 3/3: väljalogimine
Samm 1. Tänage saajat aja eest
Kellelegi ei meeldi kõiki oma e -kirju vaadata, nii et tänage kindlasti oma saajat, kes võttis aega teie kirja lugemiseks. See lihtne viisakus parandab oluliselt teie adressaatide meeleolu ja suurendab teie vastuse saamise võimalusi.
- "Ma hindan teid, kui leidsite aega selle kirja lugemiseks."
- "Tänan teid, et leidsite oma ajakavast selle lugemiseks aega."
Samm 2. Esitage kutse tegevusele
Paluge adressaadil teile tagasi kirjutada, helistada, oma ettepaneku üle mõelda või midagi muud, et nad kaasata. Küsimuse esitamine on veel üks suurepärane võimalus kaasamise suurendamiseks.
- "Helistage mulle, kui teil on vaba aega"
- "Kohtume millalgi lõuna ajal"
- "Mis on teie mõtted…?"
- "Ootan teie vastust"
Samm 3. Lõpeta meil
Professionaalse e -kirja lõpetamisel veenduge, et teie lõpp oleks tänulik, kuid lühike. Lihtne lõpetav tervitus hoiab teie e -posti professionaalsena, väljendades samal ajal oma tänu.
- "Lugupidamisega,"
- "Aitäh,"
- "Lugupidamisega/soojalt,"
- "Parim,"
- Vältige lugusid "Sinu, tõeliselt", "Lugupidamisega", "Tervist!", "Rahu", "Täname tähelepanu eest".
Samm 4. Lisage oma allkiri
Kui te pole oma e -posti teenust allkirja sisaldama seadistanud, lõpetage see kindlasti oma nime, ametinimetuse ja kontaktandmetega. Ärge koormake seda osa üle viie telefoninumbri, kahe e -posti aadressi ja kolme veebisaidiga. Hoidke see lihtne, et adressaat teaks, mis on parim viis teiega uuesti ühendust võtta. Vältige tsitaatide lisamist oma allkirja.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Samm 5. Korrigeerige e -kirja
Enne nupul „Saada” klõpsamist võtke aega, et paar korda oma e -kirju läbi lugeda, parandades kõik vead, mis teekonnal avastate. Kuna see e -kiri on tõenäoliselt teie esimene kontakt adressaadiga, peate jätma parima võimaliku mulje. Õigekirja- ja grammatikavigad muudavad teie e -kirja kiiresti professionaalsemaks.
