See wikiHow õpetab teile, kuidas automatiseerida Microsoft Excelis andmete aruandlust. Väliste andmete puhul õpetab see wikiHow teile, kuidas päringuid teha ja aruandeid luua mis tahes välistest andmeallikatest (MySQL, Postgres, Oracle jne) oma töölehel, kasutades Exceli pistikprogramme, mis seovad teie töölehe väliste andmeallikatega.
Exceli töölehele juba salvestatud andmete puhul kasutame aruannete koostamiseks makrosid ja ekspordime neid ühe klahvivajutusega erinevatesse failitüüpidesse. Õnneks on Excelil sisseehitatud sammude salvesti, mis tähendab, et te ei pea makrosid ise kodeerima.
Sammud
Meetod 1 /2: andmete jaoks, mis on juba Excelis
Samm 1. Kui andmed, millest peate aru andma, on juba Excelis salvestatud, värskendatud ja hooldatud, saate aruandluse töövooge makrosid kasutades automatiseerida
Makrod on sisseehitatud funktsioon, mis võimaldab automatiseerida keerukaid ja korduvaid ülesandeid.
Samm 2. Avage Excel
Topeltklõpsake (või klõpsake Macis) Exceli rakenduse ikooni, mis meenutab rohelisel taustal valget X-tähte, seejärel klõpsake Tühi töövihik mallide lehel.
- Macis peate võib -olla klõpsama Fail ja seejärel klõpsake Uus tühi töövihik tulemuseks olevas rippmenüüs.
- Kui teil on juba Exceli aruanne, mida soovite automatiseerida, topeltklõpsake aruande faili selle avamiseks Excelis.
Samm 3. Vajadusel sisestage arvutustabeli andmed
Kui te pole lisanud veerusilte ja numbreid, mille tulemusi soovite automatiseerida, tehke seda enne jätkamist.
Samm 4. Luba vahekaart Arendaja
Vaikimisi on Arendaja vahekaarti ei kuvata Exceli akna ülaosas. Sõltuvalt operatsioonisüsteemist saate selle lubada järgmiselt.
- Windows - klõpsake Fail, klõpsake Valikud, klõpsake Kohandage lint märkige akna vasakus servas aken paremas alanurgas ruut "Arendaja" (peate võib-olla kerima allapoole) ja klõpsake Okei.
- Mac - klõpsake Excel, klõpsake Eelistused…, klõpsake Lint ja tööriistariba, märkige loendis "Peamised vahelehed" ruut "Arendaja" ja klõpsake nuppu Salvesta.
Samm 5. Klõpsake Arendaja
See vahekaart peaks nüüd olema Exceli akna ülaosas. Seda tehes kuvatakse Exceli akna ülaosas tööriistariba.
Samm 6. Klõpsake Salvesta makro
See on tööriistaribal. Ilmub hüpikaken.
Samm 7. Sisestage makro nimi
Sisestage tekstiväljale "Makro nimi" oma makro nimi. See aitab hiljem makro tuvastada.
Näiteks kui loote makro, mis koostab teie saadaolevatest andmetest diagrammi, võite anda sellele nime „Diagramm 1” või sarnane
Samm 8. Looge makro jaoks kiirklahvide kombinatsioon
Klaviatuuri otsetee loomiseks vajutage klahvi ift Shift ja mõnda muud klahvi (nt klahvi T). Seda kasutate oma makro käivitamiseks hiljem.
Macis on kiirklahvide kombinatsioon lõpuks ⌥ Option+⌘ Command ja teie klahv (nt ⌥ Option+⌘ Command+T)
Samm 9. Salvestage makro praegusesse Exceli dokumenti
Klikkige rippmenüül „Salvesta makro asukohas” ja seejärel klõpsake See töövihik et tagada makro kättesaadavus kõigile, kes töövihiku avavad.
Makro salvestamiseks peate Exceli faili salvestama spetsiaalses vormingus
Samm 10. Klõpsake nuppu OK
See asub akna allosas. See salvestab teie makrosätted ja viib teid salvestusrežiimi. Kõik sammud, mida te võtate nüüd kuni salvestamise peatamiseni, salvestatakse.
Samm 11. Tehke sammud, mida soovite automatiseerida
Excel jälgib iga teie sisestatud klikki, klahvivajutust ja vormindamisvalikut ning lisab need makro loendisse.
- Näiteks andmete valimiseks ja neist diagrammi loomiseks tõstke esile oma andmed, klõpsake nuppu Sisesta klõpsake Exceli akna ülaosas diagrammi tüüpi, klõpsake kasutatavat diagrammi vormingut ja muutke diagrammi vastavalt vajadusele.
- Kui soovite makro abil lahtritest väärtusi lisada A1 läbi A12, klõpsate tühjal lahtril, tippige = SUM (A1: A12) ja vajutage ↵ Enter.
Samm 12. Klõpsake nuppu Lõpeta salvestamine
See asub Arendaja vahekaardi tööriistariba. See peatab teie salvestamise ja salvestab salvestamise ajal tehtud sammud üksiku makrona.
Samm 13. Salvestage oma Exceli leht makrofunktsiooniga failina
Klõpsake nuppu Fail, klõpsake Salvesta kuija muutke failivorminguks xlsm selle asemel xls. Seejärel saate sisestada faili nime, valida faili asukoha ja klõpsata Salvesta.
Kui te seda ei tee, ei salvestata makro arvutustabeli osana, mis tähendab, et teised inimesed erinevates arvutites ei saa teie makro kasutada, kui neile töövihiku saadate
Samm 14. Käivitage oma makro
Selleks vajutage klahvikombinatsiooni, mille lõite makro osana. Te peaksite nägema oma arvutustabeli automatiseerimist vastavalt teie makro sammudele.
Makro saate käivitada ka klõpsates Makrod aastal Arendaja vahekaardil, valige oma makro nimi ja klõpsake Jookse.
Meetod 2/2: väliste andmete jaoks (MySQL, Postgres, Oracle jne)
Samm 1. Laadige Microsoft AppSource'ist alla Kloudio Exceli pistikprogramm
See võimaldab teil luua püsiva ühenduse välise andmebaasi või andmeallika ja töövihiku vahel. See pistikprogramm töötab ka Google'i arvutustabelitega.
Samm 2. Looge ühendus oma töölehe ja välise andmeallika vahel, klõpsates Kloudio portaalis nuppu +
Sisestage oma andmebaasi üksikasjad (andmebaasi tüüp, mandaat) ja valige konfidentsiaalsete või ettevõtte andmetega töötamisel turva-/krüptimisvalikud.
Samm 3. Kui olete loonud ühenduse oma töölehe ja andmebaasi vahel, saate välistest andmetest aruandeid pärida ja koostada ilma Excelist lahkumata
Looge kohandatud aruanded Kloudio portaalist ja seejärel valige need Exceli rippmenüüst. Seejärel saate rakendada täiendavaid filtreid ja valida aruande värskendamise sageduse (nii saate lasta oma müügitabelit automaatselt uuendada iga nädal, päev või isegi tund.)
Samm 4. Lisaks saate andmeid sisestada ka ühendatud töölehele ja lasta andmetel värskendada välist andmeallikat
Looge Kloudio portaalist üleslaadimismall ja saate oma arvutustabelis tehtud muudatused käsitsi või automaatselt välisele andmeallikale üles laadida.
Video - selle teenuse kasutamisel võidakse YouTube'iga jagada teatud teavet
Näpunäiteid
- Laadige Exceli pistikprogrammid alla ainult rakendusest Microsoft AppSource, kui te ei usalda kolmanda osapoole pakkujat.
- Makrosid saab kasutada kõigeks, alates lihtsatest ülesannetest (nt väärtuste lisamine või diagrammi loomine) kuni keeruliste ülesanneteni (nt lahtri väärtuste arvutamine, tulemuste põhjal diagrammi loomine, diagrammi sildistamine ja tulemuse printimine).
- Kui avate arvutustabeli oma makroga, peate võib -olla klõpsama Sisu lubamine kollasel ribal akna ülaosas enne makro kasutamist.
Hoiatused
- Makrosid saab kasutada pahatahtlikult (nt arvutis failide kustutamiseks). Ärge käivitage makrosid ebausaldusväärsetest allikatest.
- Makrod rakendavad sõna otseses mõttes iga salvestamise ajal tehtud sammu. Veenduge, et te ei sisesta kogemata vale väärtust, avage programm, mida te ei soovi kasutada, ega kustuta faili.
