Oma olemuselt ei ole e-post nii ametlik kui kirjade kirjutamine. Siiski on teil endiselt aegu, mil peate oma e -kirjade kirjutamisel olema ametlikum. Mõelge, kes on adressaat, ja seejärel valige olukorrale vastav tervitus. Kui olete sellest aru saanud, võite liikuda tervituse vormistamise ja avalausete kirjutamise juurde.
Sammud
Osa 1 /3: Arvestades saajat
Samm 1. Otsustage, kui ametlik peate olema
Isegi kui kirjutate "ametlikku" e -kirja, sõltub selle e -kirja formaalsus inimesest, kes selle saab. Näiteks ei kasutaksite professori kirjutamisel sama formaalsust, mida kasutaksite tööle kandideerides.
Kui kellegagi esimest korda ühendust võtate, on parem olla ametlikum kui vaja, lihtsalt turvalisuse huvides
Samm 2. Leidke inimese nimi
Uurige inimese nime välja, kui te seda veel ei tea. Inimese nime tundmine muudab tervituse isikupärasemaks isegi siis, kui kasutate oma e -posti jaoks ametlikke võtteid.
Samm 3. Järgige inimese juhtnööre
Kui inimene on teile juba e -kirja saatnud, on hea tervitusstiil kopeerida. Näiteks kui nad kasutavad sõna „Tere” ja teie eesnime, on vastuvõetav vastata samas stiilis, kasutades e -kirja aadressil „Tere” ja inimese eesnime.
Osa 2/3: Tervituse valimine
Samm 1. Tulge tagasi "Kallis
"" Kallis "(millele järgneb inimese nimi) on põhjusel vana ooterežiim. See on ametlik, ilma et see oleks kinnine ja kuna seda kasutatakse nii sageli, muutub see tervituses sageli nähtamatuks. See on hea. soovite, et teie tervitus jääks välja, sest see on sobimatu.
2. Proovige "Tervitused", kui te ei tea inimese nime
Tervitused on suhteliselt ametlik tervitus, mida saate kasutada ärimeilides, eriti kui te ei tea inimese nime. Siiski on alati parem teada saada inimese nimi, kui võimalik.
Võite kasutada ka „Kellele see võib muret“, kui e -kiri on eriti ametlik ja te ei tea selle inimese nime. See tervitus võib aga mõnele inimesele meeleheitlik olla
Samm 3. Mõelge "Tere" või "Tere" veidi vähem ametlikele meilidele
E -kirjad kipuvad olema vähem formaalsed kui kirjad üldiselt, nii et mõnevõrra ametlikus meilis saate midagi sellist, nagu "Tere". Näiteks kui saadate oma professorile, eriti sellele, kellega tegelikult suhtlete, e -kirja, peaksid „Tere” või „Tere” töötama suurepäraselt.
Samm 4. Jätke vahele "Hei
"Kuigi" tere "võib olla poolformaalses meilis vastuvõetav, siis" hei "tõenäoliselt mitte. See on väga mitteametlik tervitus isegi kõnes, nii et peaksite seda vältima igat tüüpi ametlikes meilides. Isegi kui teate oma ülemust üsna hästi, näiteks on ilmselt kõige parem jätta neile e -kirja saatmine "Hei" vahele.
Samm 5. Vajadusel kasutage nime asemel pealkirja
Mõnikord teate inimesele kirjutades ainult tema pealkirja ettevõttes või organisatsioonis. Sellisel juhul võite isiku nime asemel sisestada ainult inimese tiitli, näiteks "Lugupeetud värbamisjuht", "Lugupeetud värbamiskomisjon" või "Lugupeetud professor".
Samm 6. Lisage isiku au, et muuta see ametlikumaks
Kui võimalik, lisage isiku nime ette "härra", "proua", "dr" või "professor", et muuta see ametlikumaks. Samuti kasutage ametlikumaks isiku perekonnanime või täisnime, mitte ainult inimese eesnime.
Osa 3 /3: E -kirja vormindamine ja alustamine
Samm 1. Asetage tervitus esimesele reale
Ülemine rida peaks olema valitud tervitus, millele järgneb inimese nimi. Kasutage võimaluse korral isiku pealkirja, näiteks härra, proua või dr, millele järgneb tema ees- ja perekonnanimi.
Samm 2. Kasutage koma
Üldjuhul kasutate pärast tervitust koma. Ametlikes kirjades saate kasutada koolonit, kuid see on tavaliselt isegi ametliku e -kirja jaoks liiga ametlik. Enamikul juhtudel piisab komast, kuigi e -kirja kaaskirja kirjutamisel võite kasutada koolonit.
Samm 3. Liikuge järgmisele reale
Tervitus läheb üleval oma rida, nii et kui olete selle kirjutanud, vajutage järgmisele reale liikumiseks tagasitulekuklahvi. Kui kasutate lõikude tegemiseks taanete asemel reavaheid, peate tervituse ja esimese lõigu vahele jätma tühja rea.
Samm 4. Vajadusel tutvustage end avalauses
Kui kirjutate kellelegi esimest korda, peaksite tutvustama, isegi kui tunnete seda inimest päriselus. Andes inimesele vihje selle kohta, kes te olete, julgustab ta lugemist jätkama.
- Näiteks võite kirjutada: "Minu nimi on Jessica Hills ja ma olen XYZ Company turundusdirektor." Võite lisada ka selle, kuidas te inimest tunnete: "Minu nimi on Robert Smith ja ma olen teie turundusklassis (turundus 101, mis kohtub teisipäeviti ja neljapäeviti keskpäeval)."
- Kui tunnete inimest juba varem ja olete selle juba varem kirjutanud, saate esimest lauset kasutada tervitusena. Näiteks võite öelda: "Aitäh, et nii kiiresti minu juurde tagasi tulite" või "Loodan, et teil läheb hästi."
Samm 5. Asja juurde
Enamik ametlikke e -kirju peab kiiresti asjani jõudma. See tähendab, et teie esimene või teine lause peaks saajale tutvustama, miks te kirjutate. Ärge unustage oma eesmärgi kirjeldamisel olla võimalikult lühike.
