Oma prioriteetide paberile kirjutamine toimib, kui saate need pärastlõunal ära lüüa. Kodus või tööl olevate sissetulevate ülesannete vooluga kantakse paljud üle järgmisse päeva (või nädalasse või kuusse). See Exceli arvutustabel jälgib tähtaegade lähenemist ja muudab vastavalt ülesannete prioriteete. Järgmised sammud pakuvad 20 minuti pärast tõhusamat viisi oma prioriteetide haldamiseks.
Sammud
Samm 1. Looge vahekaart "Kodu" või "Kontor"
Avage uus Exceli arvutustabel. Paremklõpsake allosas vahekaarti "Leht1" ja klõpsake nuppu Nimeta ümber. Sisestage "Kodu" või "Kontor".
Samm 2. Nimetage leht 2 ümber "malliks" ja leht 3 nimeks "punktid", korrates sammu 1
Samm 3. Looge tabel Tähtsus
Täitke vahekaardil Punktid veerud A, B ja C:
Samm 4. Määratlege nimi "Tähtsus"
Valige lahtritest A2 kuni C7. Klõpsake nuppu Lisa nime määratlus
Määrake nimi "Tähtsus" ja klõpsake nuppu OK
Samm 5. Looge pingutustabel
Korrake samme 3, 4 ja 5, et luua veergude E, F ja G tabel Koormus. Valige lahtrid E2 kuni G6 ja andke neile nimi "Jõupingutused".
Samm 6. Looge tabel Kiireloomulisus
Korrake samme 3, 4 ja 5, et luua tabel Kiireloomulisus veergudes I, J ja K. Nimetage need "Kiireloomuliseks".
Samm 7. Sisestage vahekaardile Avaleht pealkirjad
Klõpsake vahekaarti Kodu ja sisestage pealkirjad 1. reale:
- A - A prioriteedi valem, 1 kõige olulisema ülesande jaoks, kuid võib olla üle 100
- B - Ülesanne Ülesande nimi.
- C - Tähtsus A A, B, C, D, E või F tabelist.
- D - Pingutused A 1-5, tabelist Jõupingutused.
- E - Kiireloomulisus Tähtajal põhinev valem.
- F - Tähtaeg, millal ülesanne peaks olema lõpetatud. Tähtajad ei ole rasked ja kiired. Tõuse üles ütleb teile, kui varakult võiksite ülesannet alustada ja Pikendus ütleb teile, mitu päeva võib see libiseda. Juukselõikuse tegemisel võib olla tõus 5 ja pikendus 4 - pole mõtet soengut teha 2 nädalat varem ja inimesed võivad märgata, kui see hilines rohkem kui 5 päeva.
- G - Tõstke päevi enne tähtaega ülesannet alustada.
- H - Pikendus Tähtaja automaatne pikendamine
- I - päeva vasakule valem. Päevade arv enne tähtaega; negatiivne, kui tähtaeg on möödas.
- J - Valmiskuupäeva ülesanne oli tegelikult täidetud.
- K - Kommentaar Ülesande üksikasjad.
Samm 8. Sisestage oma ülesannete loend
Märkus Prioriteet, Kiireloomulisus ja Päevad vasakule jäetakse tühjaks. Need täidetakse valemitega. Siin on näide kodustest ülesannetest.
Samm 9. Sisestage valemid päevadeks, mis on jäänud, kiireloomulisus ja prioriteet
Allolevad valemid on 2. rea jaoks.
- I (jäänud päevad) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (kiireloomulisus) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1)))))
- A (prioriteet) = VLOOKUP (C2, tähtsus, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, pingutus, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, kiireloomulisus, 2, FALSE)
Samm 10. Muutke lahtri I2 vorming täisarvuks, paremklõpsates lahtril, valides vormingu ja muutes selle numbriks 0 kümnendkohaga
Samm 11. Kopeerige prioriteedi, kiireloomulisuse ja jäänud päevade valemid iga veeru ülejäänud lahtritesse
Valige lahter E2 ja tippige CTRL-C.
Valige lahtrid E3 kuni E10 ja klõpsake nuppu CTRL-V. Korrake, et kopeerida lahter I2 lahtritesse I3 kuni I10. Lõpuks korrake lahtri A2 kopeerimiseks lahtritesse A3 kuni A10. Ignoreerige määratlemata ülesannete puhul saadud paarituid väärtusi.
Samm 12. Sorteeri read prioriteedi järgi
Valige lahtritest A1 kuni K nii paljude ridade jaoks, kui teil on andmeid. Seejärel klõpsake nuppu Andmete sortimine.
Samm 13. Salvestage oma prioriteetide arvutustabel, sealhulgas versioonide koostamise kuupäev
Samm 14. Märkige ülesanded lõpetatuks
Ülesannete täitmisel märkige kuupäev veergu Valmis. Pidage meeles CTRL- ;
(juhtklahv ja semikoolon) sisestab kohe praeguse kuupäeva.
Samm 15. Vaadake, kuidas prioriteedid iga päev muutuvad
Siin on mitme päeva prioriteedid. 13. juulil on kõik ülesanded enne Tõuse üles perioodil, seega on neid palju. 20. juulil ilmuvad kõrgemad prioriteedid (väiksemad numbrid) neljale ülesandele, sealhulgas Niitke muru mis on tabanud Tähtaeg kuupäev. 21. kuupäeval on prioriteet kõrgem, kuna asume piirkonnas Pikendus perioodil ja 23. juulil on see veelgi kõrgem, sest see on väljaspool Pikendus periood. Maksta arveid läbib ka eskaleerumise 23. -25.
Näpunäiteid
- Lisage julgelt veel veerge - kes määras ülesande, kategooria jne.
- Jagage suured ülesanded väiksemateks.
- Vajadusel sorteerige ülesannete loend iga päev.
- Hoidke pere/kodu ja töö jaoks eraldi Exceli faile.
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY ()), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY ()), 2) -5))
- Kasutage automaatset filtrit hilinenud ülesannete (kiireloomulisus = 1) või väga oluliste ülesannete (tähtsus = "A") valimiseks
- Lugege alljärgnevaid artikleid prioriteetide seadmise ja aja juhtimise kohta.
- Kopeerige korduvad ülesanded vahekaardile Mallid, et saaksite need hõlpsalt üles leida ja uuesti kopeerida.
- Muutke julgelt iga prioriteedi osa kohta antud punkte.
- Üks võimalus korduva ülesande pidevaks ajakohastamiseks on sisestada see kuupäeva veergu: (See näide kasutab reedet, mis on siin "5".)
- Lisage tähtajal tingimuslikud vormingud, et näidata, millal see on hilinenud.
- Iga nädal, kuu (või võib -olla kahekordne) loendage igal perioodil täidetud ülesannete arvu. See võib olla ainus positiivne tagasiside, mida saate oma töö kohta saada.
- See leiab "tänase" kuupäeva (esmaspäev = 1, teisipäev = 2,… pühapäev = 7) ja kontrollib, kas see on hilisem kui reede. Kui see on nii, lisab see praegusele reedele seitse, andes järgmise nädala reedeks. Kui see ei ole hilisem kui reede, kuvab see selle nädala reedese kuupäeva.
- Selles näites on esmaspäev = 1, teisipäev = 2, kolmapäev = 3, neljapäev = 4, reede = 5, laupäev = 6 ja pühapäev = 7.
- Selle valemi muutmiseks nii, et see toimiks näiteks teisipäeval, näeme ülaltoodud loendit vaadates, et teisipäev = 2, seega vahetage lihtsalt valemi kolm 5 -d 2 -ks.
Hoiatused
- Selle asemel, et oma Exceli faile kogu aeg kaasas kanda, kasutage Google'i arvutustabelit, et teie failid oleksid teile alati kättesaadavad.
- Taastamiseks salvestage arvutustabel iga paari seansi järel.
- Ajajuhtimine on väga isiklik ja see arvutustabel ei pruugi sobida teie vajaduste ja eelistustega. Igapäevane külastamine võib tunduda pealetükkiv või liiga nõudlik. See võib teile sobida, kuid mitte teie sõpradele või vastupidi.
- Arvutatud prioriteedid ei ole järjekorranumbrid. „1” prioriteetse ülesande täitmine ei nihuta kõiki teisi üles. Prioriteedid võivad ulatuda üle saja ja kõik numbrid pole võimalikud. Keskenduge tavaliselt prioriteetidele vahemikus 1 kuni 12.
- Ärge muretsege, kui teil on liiga palju ülesandeid - isegi kahe kuu pikkused ülesanded võivad loendi lõpus oodata, kuni nende tähtaeg läheneb.
