Võib arvata, et ainult kooliõpetajad peavad muretsema kohaloleku pärast, kuid tegelikult on see ka oluline äritav. Nii väikeste kui ka suurte ettevõtete puhul võivad täpsed kohalolekuandmed paljastada palju tõhususe, kasumlikkuse ja töötajate rahulolu kohta. Tänu kaasaegsele tehnoloogiale on töötajate osalemise registreerimiseks ja andmete tõhusaks kasutamiseks palju võimalusi.
Sammud
Meetod 1 /3: kohalolekuandmete kogumine
Samm 1. Kasutage lihtsat arvutustabelit ainult siis, kui juhite väikeettevõtet
Kui teil on 5 või vähem töötajat ja võib -olla isegi 10 või vähem, võib väga lihtsa osavõtu registreerimise meetodi kasutamine teile sobida. Saate jälgida kohalolekut ja tunde näiteks Microsoft Office'i või Google'i dokumentide arvutustabelis või isegi tugineda paberitabelitele. Kui teil on rohkem kui 5-10 töötajat, valige täpsemad jälgimisvalikud.
- Olenemata teie ettevõtte suurusest, kasutage alati selget süsteemi kohalolijate ja tundide registreerimiseks. Ärge usaldage oma mälu ega oma töötaja sõna, kui üritate asju jälgida!
- Kui eelistate paberil olevat arvutustabelit, otsige veebist teie vajadustele vastavat prinditavat malli.
Samm 2. Tehke arvutustabeli sujuvamaks muutmiseks Office'i või dokumentide mall
Nii Microsoft Office kui ka Google Docs pakuvad lisandmalle, mis on loodud töötajate kohalviibimise ja tundide registreerimiseks. Võrreldes üldise arvutustabeliga võib see valik teie töötajatel hõlbustada tööaja sisestamist ning teil andmete jälgimist ja analüüsimist.
Kuigi see valik on tõhusam kui tavaline paber- või elektrooniline arvutustabel, on see valik siiski kõige parem jätta väikeettevõtetele-neile, kellel on kuni 20 töötajat
Samm 3. Lepige kokku oma arvestuse pidamine, kui see on aja- ja kulutõhus
Paljude väikeste ja suurte ettevõtete jaoks on parim viis kohaloleku registreerimiseks maksta selle eest kellelegi teisele! Enamikul juhtudel sisestavad teie töötajad oma osalemise ja tööaja veebiportaali või -rakendusse ning töövõtja majutab andmeid ja esitab teile selle põhjal regulaarseid aruandeid.
Mõned ettevõtted võtavad kindlasummalist tasu, mis põhineb töötajate tasemel-näiteks 20 USD kuus kuni 10 töötaja eest-teised aga tasu töötaja kohta. Võrrelge kulusid, funktsioone ja teenuseid, kui valite kolmanda osapoole ettevõtte oma töötajate kohaloleku ja tundide jälgimiseks
Samm 4. Hallake ettevõttesisest arvestust ainult siis, kui teil on IT-suutlikkus
Keskmise või suure ettevõttena ei pruugi teil olla mugav oma arvestust pidada, võib-olla rahalistel või turvalisuse kaalutlustel. 100, 1 000 või isegi 10 000 töötaja kohaloleku ja tundide jälgimiseks on vaja tugevat IT -osakonda, mis suudab välja töötada ja hooldada vajalikku andmete kogumise, säilitamise ja analüüsimise infrastruktuuri. Ka teie IT- ja personaliosakonnad peavad suutma hästi koostööd teha!
Hinnake hoolikalt enda registreerimisega seotud kulusid ja kasu võrreldes lepingu sõlmimisega kolmanda osapoolega
Meetod 2/3: osavõtjate jälgimine Tech
Samm 1. Paluge töötajatel oma ID -kaartidega sisse ja välja tõmmata
See on põhimõtteliselt tänapäevane versioon, mille kohaselt töötajad peavad paberist perfokaardiga kella sisse ja välja. Eeliseks on see, et andmed saadetakse salvestamiseks ja analüüsimiseks otse teie ettevõttesisese või kolmanda osapoole arhivaalide infrastruktuuri.
Swipe-kaardijaamad töötavad kõige paremini koos töötajatega, kes jäävad ühte asukohta ja töötavad tavapärasel tööpäeval tavapäraselt, näiteks kontoritöötajad, õpetajad või tehase töötajad
Samm 2. Kasutage biomeetrilisi andmeid või videoid, et piirata ID -skannerites „sõbra löömist”
Kuigi hilinenud või puuduva töökaaslase, nn sõbraaugu löömine, oli perfokaartidega lihtsam, on siiski võimalik töökaaslase ID-d nende eest pühkida ja sama eesmärki saavutada. Kui tunnete muret, et see on teie tööjõu probleem, kaaluge investeerimist meetmetesse, nagu videokaamerad või biomeetrilised skannerid, et parandada pühkimiskaartide jaamade turvalisust ja täpsust.
- Biomeetrilisi skannereid, mis tavaliselt nõuavad sõrmejälgede luba, saab kasutada koos ID -kaardi skanneritega.
- Turvakaamerate paigaldamine pühkimiskaartide jaamadesse aitab teil tuvastada kahtlustatavaid sõpru.
Samm 3. Jälgige kontoriväliste töötajate tööaega telefonipõhise rakendusega
Pühkimiskaardid ei tööta hästi töötajatele, kes töötavad kodus või mitmest asukohast. Selle asemel laske neil tööl või isiklikule telefonile installitud rakendusega sisse ja välja lülitada. Paljudel juhtudel peavad nad lihtsalt vajutama nuppu, et käivitada ja peatada jooksev kell, mis jälgib nende kohalolekut ja tunde.
Kui teie ettevõte tellib oma andmete säilitamise juba kolmandale osapoolele, võidakse seda tüüpi rakendus kaasata paketti. Sel juhul peaksid teie töötajate sisestatud kohalolekuandmed sujuvalt integreeruma teie üldisesse arvestusse
Samm 4. Kaaluge laialdaselt reisivate töötajate GPS -i asukoha ja aja jälgimist
Seda tüüpi jälgimissüsteem töötab hästi, kui teil on töötajaid, kes reisivad tööpäeviti teatud asukohtade vahel. Nende töötelefonide GPS jälgib, millal nad olid määratud töötsoonides, mida saab omakorda kasutada nende kogutööaja määramiseks.
GPS -jälgimine on mõne ajakaardirakenduse puhul valikuline funktsioon. Seda funktsiooni on kindlasti kõige parem kasutada tööks välja antud telefonidega, kuna töötajate jälgimine nende isiklikel telefonidel võib tunduda natuke liiga "suure venna" moodi
Meetod 3/3: kohalviibimise andmetega tegelemine
1. samm. Kriimustage numbreid, et näha, kuidas kohaloleku probleemid teie ettevõtet mõjutavad
Täpse töötajate kohalviibimise arvestuse pidamine võimaldab teil arvutada, kuidas positiivsed ja negatiivsed osavõtumustrid teie lõpptulemust mõjutavad. Neid andmeid saate omakorda kasutada oma töökoha ja personalistrateegiate kohandamiseks suurema tõhususe saavutamiseks.
Mõned kiired arvutused võivad näiteks anda teile „esinemissageduse”-puudumiste arvu 100 töötaja kohta kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul. Sarnaseid andmepunkte, nagu „tegevusetuse määr” ja „raskusaste”, saab kasutada ka osalemise ja puudumise majandusliku mõju kindlakstegemiseks
Samm 2. Tunnustage töötajaid, kes järgivad nõuetekohast kohalviibimise korda
Väike positiivne tugevdus võib kaugele jõuda! Kasutage oma kogutud andmeid tähetarvetega töötajate identiteedi tuvastamiseks. Andke neile avalikku tunnustust, kiitust ja võimalikke preemiaid-isegi mõned kinkekaardid või väike boonus võivad aidata teisi julgustada seda eeskuju järgima.
Pidage meeles, et "hea kohalviibimine" ei tähenda tingimata, et töötaja ei jätaks kunagi töölt puudust. See tähendab ka kohusetundlikku vaba aja võtmist, näiteks enne vaba päeva võtmist asjakohast etteteatamist või haigusest toibudes koju jäämist
Samm 3. Enne meetmete võtmist kohtuge töötajaga, kellel on kohaloluprobleeme
Kui teie andmed tuvastavad kohalviibimisprobleemiga töötaja, ärge minge otse distsipliini või lõpetamise juurde. Selle asemel kohtuge nendega (ja personaliesindaja või sarnase asjaomase osapoolega), et probleemi arutada. Kirjutage kirjalik tegevuskava, mis annab töötajale selged juhised ja kriteeriumid kohaloleku ootuste täitmiseks.
Võimalik, et teil on näiteks tegemist pühendunud töötajaga, kes näeb kodus hädasid probleeme. Sellisel juhul saate võib -olla mõne ajakava või töökoormuse kohandamise asemel väärtusliku töötaja järsult lahti lasta
Samm 4. Töötaja distsiplineerimisel või lõpetamisel liikuge hoolikalt bürokraatiaga
Järgige alati selget ja järjepidevat protseduuri, kui kohtute kohalolekuprobleemidega töötajale distsipliini ja eriti enne nende vallandamist. Ideaalis peaks teid nõustama õigusnõustaja, keskendudes tööõigusele. Vastasel juhul võib lõikusena tunduda kulukas kohtuprotsess.
