E-post on nüüd üks levinumaid suhtlusviise koos tekstisõnumite, telefonikõnede ja kiirsõnumsiderakendustega. Kirjavahetus on olnud nii tavaline, et paljud inimesed on unustanud, kuidas seda õigesti luua. Hästi koostatud e-kiri peegeldab selle edastatavas sõnumis professionaalsust ja siirust, seega on hädavajalik, et inimene teaks, kuidas e-kirja vormindada.
Sammud
Samm 1. Koostage oma e -kirja teema
Meilisõnumi pealkiri on lühike kokkuvõte sellest, mis sõnum on. Teie teemarea peaks olema lihtne ja lühike, et see suudaks vaid mõne lihtsa sõnaga anda adressaadile aimu teie e -kirja teemast.
- Näiteks kui kirjutate kellelegi mõne ettevõtte kohta, ärge raskendage teemarea liiga paljude detailidega, nagu „Mulle meeldib teie juhitav auto. Mulle meeldib selle sinine värv ja rattad on uhked.”
- Öelge oma motiiv selgelt teemareale. Näide: "Teie sinise sedaani huvitatud ostja."
Samm 2. Lisage õiged tervitused
Ärge alustage kohe e -kirjaga sellest, mida peate ütlema. Kaasa tavalised tervitused, nagu „Tervitused” või „Head päeva”. Kas sa ei tahaks, et suvaline inimene tuleks üles ja räägiks sinuga kohe ilma sind isegi tervitamata? Sama on meilide puhul.
Tervituse isikupärasemaks muutmiseks lisage tervitusse adressaadi perekonnanimi
Samm 3. Kirjutage oma sõnumi sisu
Sõltuvalt sellest, millist sõnumit kirjutate ja kellele selle saadate, saate selle kirjutada nii, nagu soovite.
- Kui kirjutate oma lähedasele, võite muuta oma e -kirja isiklikuks; kuid kui kirjutate ärikirja, peate hoidma e -kirja võimalikult professionaalsena.
- Samuti peate meeles pidama oma sõnumi vormingut. Ärge kasutage raskesti loetavaid kirjastiile, suurusi ja vorminguid ning vältige suurtähtede kasutamist. Suured tähed meenutavad digitaalses maailmas karjumist.
Samm 4. Lisage lõppmärkus
Ärge lõpetage oma e -posti lihtsalt seal, kus teie sõnum lõpeb. Kirjutage lõppsõnad, nagu „Lugupidamisega”, „Parimate soovidega” või kõik, mis teie arvates koostatava e -kirjaga kõige paremini sobib.
Lõppsõnad peaksid kindlasti teie e -postiga hästi sobima. Miks? Sest kui kirjutate ärisõnumit, ei soovi te oma kirja lõppsõnaks kirjutada „Armastavalt teie oma”; see oleks kohatu
Samm 5. Lisage allkiri
Kuigi teie e -posti aadress sisaldab juba teie saadetud e -kirjade puhul teie nime, on siiski soovitatav lisada iga koostatud sõnumi juurde allkiri. Allkirjad võivad olla lihtsalt tekst või kui soovite olla loomingulised, siis pildid (nt logod, kaubamärgid jne).
Oma allkirja loomiseks kasutage suvandit Allkiri mis tahes veebimeili või meilikliendi rakenduses
Näpunäiteid
- Lisaks e -kirjade vormindamisele peaksite kasutama ka õigesti nimetatud e -posti aadresse. Oma lapsepõlvesõbrale sõnumite saatmine aadressil „[email protected]” on okei, kuid see pole nii hea mõte, kui saadate oma ülemusele ärimeile.
- Kasutage e -kirjade loomisel õigeid Interneti -etikette. Ärge saatke rämpsposti ega sõnumeid tundmatutele kontaktidele.
- Enne e-kirja saatmist kontrollige seda alati üle, et vältida mitme sõnumi saatmist ühele adressaadile. Kui te seda teete, saab teie sõnumid märkida rämpspostiks.
