Kui teie IBM Notes -i meilis hakkab ruum otsa saama, kuid pole valmis e -kirju kustutama, kaaluge nende arhiveerimist. E -kirjade arhiveerimine tähendab sõnumite kopeerimist arvutisse teise kohta. Õppige IBM -i märkmeid arhiveerima, et vabastada kontol ruumi, säilitades samal ajal algupärased e -kirjad. Samuti aitab see teie arvutil ja tarkvaral töötada parima jõudlusega.
Sammud
Samm 1. Piirake oma e -posti faili suurust
Hoidke oma e -posti faili suurus alla 500 MB. (Mõned organisatsioonid võivad nõuda rangemat piirangut, näiteks 200 MB.)
- Andmete suuruse kontrollimiseks minge menüüsse Fail, Andmebaas, Atribuudid. Avage Lotus 8 -s fail, rakendused, atribuudid.
- Klõpsake vahekaarti "i". "Kettaruumi" järel olev number näitab, kui palju andmeid teil praegu IBM Notesis on.
Samm 2. Õppige oma organisatsiooni etteantud seadeid
Kui kasutate IBMi märkmeid koolis või tööl, võivad arhiiviseaded juba olemas olla. See aitab organisatsioonidel kontrollida e -kirjade arvu kasutaja kohta ja organisatsiooni arvutite üldist jõudlust. Kui arhiiviseaded on juba loodud, rääkige oma tehnosüsteemide töötajatega, kas neid saab muuta.
Samm 3. Määrake soovitud arhiiviseaded
Saate arhiveerida kõik IBM Notes'i e -kirjad või valida konkreetsed. Samuti peate otsustama, kui sageli soovite IBM märkmeid arhiveerida.
- Avage sobiv rakendus (Mail).
- Avage Toimingud, Arhiiv, Seaded.
- Minge vahekaardile Kriteeriumid ja veenduge, et valitud on "Viimati muudetud vaikimisi".
- Muudatuste salvestamiseks klõpsake "OK".
- Veenduge, et kriteeriumid on lubatud.
Samm 4. Planeerige automaatsed arhiivid
Automaatsete arhiivide ajastamine tagab regulaarse ja järjekindla arhiveerimise. See säästab ka teie aega.
- Avage sobiv rakendus (Mail).
- Avage Toimingud, Arhiiv, Seaded.
- Minge vahekaardile Ajakava. Veenduge, et valitud oleks "Arhiveerimise ajastamine".
- Valige sobiv aeg ja päev, mil soovite, et teie arvuti teie failid arhiveeriks.
Samm 5. Arhiivige käsitsi IBM Notes
Isegi kui ajastate automaatse arhiveerimise, saate selle igal ajal käsitsi arhiveerida.
- Avage sobiv rakendus (Mail).
- Avage meil või kaust, mida soovite arhiveerida.
- Avage toimingud, arhiiv, arhiivige kohe.
- Ettemääratud seadete järgi arhiveerimiseks klõpsake Jah.
Samm 6. Arhiivimine pukseerimismeetodi abil
See on lihtsalt teine viis IBM märkmete käsitsi arhiveerimiseks.
- Avage sobiv rakendus (Mail).
- Avage meil või kaust, mida soovite arhiveerida.
- Valige sobivad sõnumid.
- Lohistage sõnum (id) navigeerimispaanil vajalikku arhiivi.
Samm 7. Vaadake arhiivitud sõnumeid
Kuigi olete e -kirja arhiveerinud, peate võib -olla sellele aeg -ajalt juurde pääsema. Teie arhiivifail jäljendab kaustu, mille olete oma IBM Notes kontol seadistanud. Kõik jääb korraldatuks nii, nagu te selle kavandasite.
- Avage sobiv rakendus (Mail).
- Klõpsake navigeerimispaanil nuppu Arhiiv.
- Valige sobiv arhiiv (st vaikimisi viimati muudetud).
Näpunäiteid
- Varundage olulised e -kirjad. Kui teil on IBM Notesis olulisi e -kirju, kopeerige need kindlasti teise kohta, näiteks CD -le või DVD -le. See annab teile lisakoopia juhuks, kui serveriga midagi juhtub või teie arvutisse salvestatud koopia juhtub.
- Kustutage vanad ja mittevajalikud kirjad, eriti kui need sisaldavad manuseid. See aitab vähendada ka teie andmete mahtu ja parandada arvuti jõudlust.
