6 viisi Outlooki e -posti tõhusaks haldamiseks

Sisukord:

6 viisi Outlooki e -posti tõhusaks haldamiseks
6 viisi Outlooki e -posti tõhusaks haldamiseks

Video: 6 viisi Outlooki e -posti tõhusaks haldamiseks

Video: 6 viisi Outlooki e -posti tõhusaks haldamiseks
Video: Powerpointi esitlused 2024, Märts
Anonim

Korrastamata postkast võib raskendada kasutajatel vajalike meilide leidmist. Microsoft Outlook on pakkunud üsna kasulikke tööriistu, mis aitavad meilisõnumeid filtreerida ja sõnumeid paremini hallataval viisil korraldada. Outlook võib isegi aidata teil tõhusust ja jõudlust suurendada. Olenemata sellest, kas kasutate Outlook 2010, Outlook 2007 või Outlook 2003, saate oma e -kirju hõlpsalt hallata, kasutades oma postkasti puhastamiseks järgmisi tööriistu ja hõlbustades vajaliku teabe leidmist.

Sammud

Meetod 1/6: filtreerimine

Outlooki e -posti tõhus haldamine 1. samm
Outlooki e -posti tõhus haldamine 1. samm

Samm 1. Filtreerige sõnumid kiiresti

Outlook 2010 -l on uus funktsioon, mis aitab sõnumeid kuupäevade järgi sorteerida ja vestluses korraldada.

  • Selle funktsiooni kasutamisel kuvatakse vestlusega sama teemaga sõnumid ja kasutajad saavad neid vaadata, laiendada või kahandada, klõpsates teemareast vasakul asuval ikoonil. Iga vestluse sees olevad sõnumid on klassifitseeritud nii, et uusim sõnum on peal. Kui uus sõnum on vastu võetud, liigub kogu vestlus meilide loendi ülaossa, mis aitab teil hõlpsalt jälgida meilide voogu.
  • Vestluse aktiveerimiseks märkige grupi Vestlus vahekaardil Vaade ruut Kuva vestlusena. Saate puhastamise funktsiooniga vestluse suurust vähendada. See funktsioon aitab eemaldada vestluses korduvad sõnumid.
  • Klõpsake grupi Kustuta vahekaardil Kodu nuppu Puhasta ja seejärel nuppu Puhasta vestlus. Kõigis Outlooki versioonides leiavad kasutajad postkasti kaustast sõnumid kiiremini üles, muutes nende meilikausta klassifitseerimise viisi. Näiteks saate oma e -kirju sortida kuupäeva, saatja ja faili suuruse või tähtsuse taseme järgi.
Outlooki e -posti tõhus haldamine 2. samm
Outlooki e -posti tõhus haldamine 2. samm

Samm 2. Kasutage standardseid teemapära

Vaimne energia, mis on vajalik fookuse muutmiseks pidevalt muutuvate teemade vahel, kurnab teid, mitte helitugevus. Kaldute lugema järjestikku kas kronoloogiliselt või "kõige tähtsama isiku" järgi. See on aju läbipõlemine. Kasutage seda reeglit; see kehtib e -kirjade kohta otsearuannetest ja töötab paremini kui vestlusketid.

  • Tehke kindlaks 2–5 parimat projekti, millega olete kõige rohkem seotud; looge nende peegeldamiseks teemapäised.
  • Andke meeskonnale teada, et pöörate esialgset tähelepanu kõikidele nendele e -kirjadele, millel on need standardsed pealkirjad. Need teemad on praegu teie esmatähtsad projektid - teie e -kirjad sorteeritakse teemarea järgi ja esmalt loetakse/vastatakse esmalt.
  • Tehke selgeks, et sobimatu pealkirjaga e-kirjad lisavad rikkuja saatja musta nimekirja 1 x päevaks.

Meetod 2/6: rühmitamine

Outlooki e -posti tõhus haldamine 3. samm
Outlooki e -posti tõhus haldamine 3. samm

Samm 1. Rühmitage samad sõnumid kaustadesse

Uue e -posti kausta loomisega saavad kasutajad seotud kirjad kaustadesse rühmitada. Näiteks saate sõnumeid rühmitada teema, projekti, suhtluse või muude kategooriate järgi, mis sobivad teie tööde või hobidega. Kasutajad saavad luua kausta kõigi teie ülemuselt või kelleltki oluliselt saadetud sõnumitele, sealhulgas salvestamist vajavale põhiteabele. Outlookis 2010 uue kausta loomiseks klõpsake vahekaardi Kaust jaotises Uus nuppu Uus kaust. Outlookis 2007 või Outlook 2003 uue kausta loomiseks klõpsake menüüribal nuppu Fail, valige Uus ja seejärel Kaust.

Meetod 3/6: Otsige kaustast

Outlooki e -posti tõhus haldamine 4. samm
Outlooki e -posti tõhus haldamine 4. samm

Samm 1. Looge sõnumite leidmiseks otsingukaust

Otsingukaust on kiire ja mugav viis e -kirjade kogumi leidmiseks. See ei salvesta ühtegi sõnumit, vaid pakub virtuaalseid kaustu, mis kuvavad kõik teie postkastis olevad kirjad otsitavate atribuutide põhjal. Outlooki otsingukaustad pakuvad vaikimisi funktsioone, näiteks lugemata kirju, kuid saate luua ka oma reegli. Näiteks saate otsingu kausta abil leida kogu teabe, mis on seotud teatud projekti, olulise kliendi või eelseisva kohtumisega.

  • Otsingukausta loomiseks rakenduses Outlook 2010 klõpsake vahekaardi Mail vahekaardil Uus nuppu Uus otsingukaust.
  • Otsingukausta loomiseks rakenduses Outlook 2007 või Outlook 2003 viige menüü Fail meilis hiir nupule Uus ja klõpsake siis kausta Otsing.

Meetod 4/6: e -posti filter

Outlooki e -posti tõhus haldamine 5. samm
Outlooki e -posti tõhus haldamine 5. samm

Samm 1. Vähendage rämpsposti meilide filtriga

Hoidke tarbetud meilisõnumid postkastist Outlooki rämpsposti filtri abil. See filter saadab rämpspostiks märgitud kirjad postkasti eraldi kausta. Kasutajad saavad vaadata selle kausta sisu, veendumaks, et sinna ei saadeta ekslikult kehtivaid e -kirju. Kui jah, siis peaksite filtrit reguleerima, et vältida sõnumites valesid märke tulevikus.

Meetod 5/6: värvikategooria

Outlooki e -posti tõhus haldamine 6. samm
Outlooki e -posti tõhus haldamine 6. samm

Samm 1. Määrake värvikategooria

Määrake värv mitteseotud meilisõnumite rühmale ja muudele Outlooki kategooriatele, nagu märkmed, kontaktid ja kohtumised. Sealt saavad kasutajad neid hõlpsalt tuvastada ja sortida. Näiteks saate hõlpsalt jälgida kõiki arvutimüügiprojekti sõnumeid, kohtumisi ja kontakte, luues kategooria “Arvutimüük” ja määrates sellele sõnumid.

Meetod 6/6: märgistamine

Outlooki e -posti tõhus haldamine 7. samm
Outlooki e -posti tõhus haldamine 7. samm

Samm 1. Märkige järelkontroll

Kasutajad saavad kasutada funktsiooni Märgi jälgimiseks, et märkida meilisõnumid ja ülesanded nende sortimiseks või märkimiseks. Lipud paluvad teil probleemi jälgida, juhtida tähelepanu kellegi taotlusele või tellimusele küsitava sõnumi ja kontakti saamiseks. Samuti saavad nad teie e -posti kausta hõlpsasti korraldada, sest teate täpselt, mida ja millal teha. Pange tähele, et kui loote ülesande ja määrate ülesande aegumiskuupäeva, märgitakse see automaatselt, nii et te ei unusta toimingu aegunud kuupäeva ja täidate seda.

Soovitan: