Tundub, et olulise ärimeili sulgemine on raske. Sõnumi lõpetamiseks on nii palju viise! Lõppkokkuvõttes sõltub e -kirja sulgemise viis siiski mõnest erinevast tegurist. Need võivad hõlmata näiteks seda, kui hästi tunnete inimest, kellele kirjutate, e -kirja eesmärki ja seda, kas teie e -kiri on osa ahelast. Neid tegureid silmas pidades koostage sobiv lõpplause. Seejärel valige õige sisselogimine ja otsustage, mida oma allkirja lisada.
Sammud
Osa 1 /3: Lõppsõna kirjutamine
Samm 1. Tuletage adressaadile meelde oma e -kirja eesmärki
Ärikeskkonnas e -kirja kirjutamiseks on palju põhjuseid. E -kirja esmase eesmärgi kindlaksmääramine aitab teil määrata parima viisi selle kokkuvõtmiseks.
- Näiteks kui esitate taotluse, lõpetage näiteks „Tänan teid aja eest” või „Täname tähelepanu eest”.
- Kui vastate teabe- või abipalvele, võite lõpetada sõnadega „Loodan, et see aitab!” või "Andke mulle teada, kui saan kuidagi teisiti aidata."
- Kui korraldate näost näkku kohtumise, võite lõpetada näiteks „Kohtumiseni järgmisel nädalal!”
Samm 2. Kasutage oma publikule sobivat tooni
Mõelge, kui hästi tunnete inimest, kellele kirjutate, milliseid suhteid teil nendega on ja mida püüate saavutada. E-kiri kõrgema astme juhile või olulisele uuele kliendile peaks olema ilmselt ametlikum kui e-kiri tuntud töökaaslasele.
- Näiteks kui korraldate kliendiga kohtumist, võib hea lõpplause olla midagi sellist: „Ootan meie kohtumist 24. Kui teil on küsimusi, võtke minuga ühendust telefonil 555-555-5555.”
- Teisest küljest, kui korraldate sõbraliku kohtumise oma tuttava töökaaslasega, võib olla täiesti hea lõpetada näiteks: „Kõlab hästi! Homme näeme!:)”
Samm 3. Ärge lisage lõpplauset, kui teie e -kiri on ahela osa
Kui see on teie esimene e -kiri käsitletava teema kohta või kui see on eriti oluline e -kiri, siis on ilmselt hea mõte lisada lõplik tänu või „kutse tegevusele”. Ettevõtte meilides on lühidus siiski oluline. Kui teie e -kiri on pika ahela osa, ei pea te võib -olla sisaldama midagi peale kõige olulisema teabe.
Näiteks kui lõpetate ülemusega meilivestluse teel pika vestluse ülesande üle, ei pea te võib -olla palju rohkem ütlema kui: „Olgu. Teen seda reedel enne päeva lõppu. - M."
Osa 2/3: väljalogimise valimine
Samm 1. Valige väljalogimine, mis vastab teie e-kirja toonile
Kui teie e -kiri on ametlik, kirjutage alla näiteks „Parimate soovidega” või (veelgi ametlikumaks muutmiseks) „Lugupidamisega”. Vähem ametlike meilide puhul võib teile sobida näiteks „Hoolitse” või „Tervitused”.
Kui olete saanud e-kirju isikult, kellele kirjutate, võite vaadata tema allkirja ja sobitada oma tooni nende omaga. Näiteks kui nad kipuvad allkirjastama näiteks „Lugupidamisega”, peaksite alla kirjutama sarnase formaalsusega
Samm 2. Kasutage oma eesmärgile vastavat väljalogimist
Nagu lõpplause, võib ka allkirjastamine peegeldada teie e-kirja eesmärki. Näiteks kui esitate lihtsa taotluse või avaldate lühidalt tänu millegi eest, võite kasutada allkirja, näiteks „Suur tänu” või „Suur tänu”, millele järgneb teie allkiri.
Samm 3. Vältige midagi liiga südamlikku
Kui te ei tunne inimest, kellele kirjutate, siis vältige midagi liiga lohakat, mitteametlikku või südamlikku. Üldiselt ei tohiks ärimeilides kasutada selliseid asju nagu „Armastus”, „XOXO” või „Kallistused”.
Samm 4. Jätke lühikeste e-kirjade või ahelkirjade allkirjastamine vahele
Kui teie e-kiri on osa pikast ahelast või kui proovite kaastöötajaga midagi väga lühidalt ja kiiresti edastada, ei pruugi allkirjastamine üldse vajalik olla.
Kui te ei tunne end mugavalt allkirjastamist vahele jätmas, kasutage lihtsat mahakirjutamist, nagu –Bernice või –B. peaks sobima lühikeste mitteametlike meilide jaoks
Osa 3 /3: E -kirja allkirjastamine
Samm 1. Lisage oma põhiteave
Kui palju teavet allkirjale lisate, sõltub sellest, kui hästi tunnete oma korrespondenti ja kui sageli olete nendega suhelnud.
- Esmakordne e-kiri peaks tõenäoliselt sisaldama vähemalt teie täisnime, ametinimetust, töökohta ja telefoninumbrit.
- Kui suhtlete töökaaslase või kellegagi, kellele sageli e-kirju saadate, piisab tõenäoliselt allkirjastamisest oma eesnime või initsiaaliga.
Samm 2. Hoidke allkiri lühidalt
Üldiselt on parem mitte segada ärimeili palju lisateksti ja piltidega. Vältige oma e -posti allkirjale midagi ebavajalikku, näiteks hinnapakkumisi, toretsevaid graafikaid või palju linke.
Samm 3. Seadistage automaatne allkiri
Kui te ei soovi iga kord olulise e -kirja saatmisel oma ametinimetust ja kontaktandmeid välja kirjutada, võiksite luua allkirja, mille teie e -posti klient saab teie sõnumitele automaatselt lisada.
Mõned programmid, näiteks Outlook, võimaldavad teil luua mitu allkirja, nii et saate valida iga e -kirja jaoks kõige sobivama
Näpunäiteid
-
Teie allkiri peaks välja nägema umbes selline:
- Parimate soovidega,
- Jane Doe, turuanalüütik
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Enamikus e -posti klientides, nagu Outlook jne, on väga lihtne seadistada allkiri, mis lisatakse igale e -kirjale automaatselt.
Hoiatused
- Lase teisel inimesel võimaluse korral oma tööd üle kontrollida. Korrektset korrektuuri ei asenda miski.
- Muutke ja korrigeerige kõiki kirju enne nende saatmist - st lugege läbi õige grammatika ja õigekiri ning eemaldage trükivead. Muutke ebaselget keelt, nt ebaselgeid või kahekordse tähendusega sõnu ja fraase.
- Õigekirjakontrolli kasutamine ei ole eksimatu, kuna tarkvara lisab sageli õigesti kirjutatud sõna, kuid mitte konteksti jaoks õiget sõna. Kui "bankroll" muudeti "tühjaks rulliks", muudab see tõesti lause tähendust. Samuti peate lootma oma teadmistele grammatika peensustest, kuna tarkvara soovitused ei ole alati õiged.