Excel sobib suurepäraselt andmetabelite jaoks, kuid kuidas saate seda muuta ja korraldada nii, et see vastaks teie vajadustele? Sortimisriist võimaldab teil kiiresti sortida veerge erinevate vormingute järgi või luua mitme veeru ja andmetüübi jaoks oma kohandatud sortimise. Funktsiooni Sorteeri oma andmete loogiliseks korraldamiseks ning nende mõistmise ja kasutamise hõlbustamiseks.
Sammud
Osa 1 /3: Sorteerimine tähestikulises või numbrilises järjekorras
Samm 1. Valige oma andmed
Saate klõpsata ja lohistada, et valida veerg, mida soovite sortida, või võite klõpsata mõnel selle veeru lahtril, et muuta see aktiivseks ja lasta Excelil andmed automaatselt valida.
Kõik veerus olevad andmed tuleb sortimiseks vormindada samal viisil (nt tekst, numbrid, kuupäevad)
Samm 2. Leidke nupud Sortimine
Need leiate jaotise "Sortimine ja filtreerimine" vahekaardilt Andmed. Kiire sortimise tegemiseks kasutate nuppe "AZ ↓" ja "AZ ↑".
Samm 3. Sorteerige oma veerg, klõpsates vastavat nuppu
Kui sorteerite numbreid, saate sortida madalaimast kõrgeimani ("AZ ↓") või kõrgeimast madalaimani ("AZ ↑"). Kui sorteerite teksti, saate sortida kasvavas täht -numbrilises järjekorras ("AZ ↓") või kahanevas tähestikulises järjekorras ("AZ ↑"). Kui sorteerite kuupäevi või aegu, saate sortida varasemast hilisemaks ("AZ ↓") või hiljem varasemaks ("AZ ↑").
Kui sorteeritava kõrval on veel üks andmete veerg, küsitakse teilt, kas soovite need andmed sortimisse lisada. Sortimine on endiselt algselt valitud veerg, kuid sellega seotud andmete veerud sorteeritakse koos sellega
Samm 4. Veaotsing veerus, mida ei sorteerita
Kui teil tekivad sortimisel vead, on kõige tõenäolisem süüdlane andmete vormindamise probleemid.
- Kui sorteerite numbreid, veenduge, et kõik lahtrid on vormindatud numbriteks, mitte tekstiks. Numbreid saab teatud raamatupidamisprogrammidest kogemata tekstina importida.
- Kui sorteerite teksti, võivad vead tekkida tühikute või vale vorminduse tõttu.
- Kui sorteerite kuupäevi või kellaaegu, tulenevad probleemid tavaliselt teie andmete vormindamisest. Selleks, et Excel saaks kuupäeva järgi edukalt sortida, peate tagama, et kõik andmed salvestatakse kuupäevana.
Osa 2/3: sortimine mitme kriteeriumi alusel
Samm 1. Valige oma andmed
Oletame, et teil on arvutustabel, mis sisaldab klientide nimede loendit ja linna, kus nad asuvad. Oma elu lihtsustamiseks soovite esmalt sorteerida tähestikulises järjekorras linna järgi ja seejärel sorteerida iga kliendi tähestikulises järjekorras. Kohandatud sortide loomine võib seda teha.
Samm 2. Klõpsake nuppu Sorteeri
Selle leiate vahekaardi Andmed jaotisest "Sortimine ja filtreerimine". Avaneb sortimisaken, mis võimaldab teil luua mitme kriteeriumiga kohandatud sorteerimise.
Kui teie veergude esimeses lahtris on päised, näiteks „Linn” ja „Nimi”, märkige kindlasti sortimisakna vasakus ülanurgas ruut „Minu andmetel on päised”
Samm 3. Looge oma esimene reegel
Soovitud veeru valimiseks klõpsake menüüd „Sortimisalus”. Selles näites sorteeriksite esmalt linna järgi, seega valige menüüst sobiv veerg.
- Jätkake "Sorteeri" väärtuseks "Väärtused".
- Sõltuvalt sorteerimisviisist seadke järjekord kas „A kuni Z“või „Z kuni A“.
Samm 4. Looge oma teine reegel
Klõpsake nuppu "Lisa tase". See lisab esimese reegli alla reegli. Valige teine veerg (meie näite veerg Nimi) ja seejärel sortimisjärjestus (lugemise hõlbustamiseks valige esimene reegel sama järjekord).
Samm 5. Klõpsake nuppu OK
Teie loend sorteeritakse vastavalt teie reeglitele. Te peaksite nägema linnu tähestikulises järjekorras ja seejärel klientide nimesid igas linnas tähestikulises järjekorras.
See näide on lihtne ja sisaldab ainult kahte veergu. Siiski saate oma sortimise muuta nii keerukaks kui soovite ja lisada palju veerge
Osa 3/3: Lahtri või fondi värvi järgi sortimine
Samm 1. Valige oma andmed
Saate klõpsata ja lohistada, et valida veerg, mida soovite sortida, või võite klõpsata ühel selle veeru lahtritest, et muuta see aktiivseks ja lasta Excelil andmed automaatselt valida.
Samm 2. Klõpsake nuppu Sorteeri
Nuppu Sorteerimine leiate jaotise "Sortimine ja filtreerimine" vahekaardilt Andmed. See avab sortimisakna. Kui teil on sorteeritava kõrval veel üks andmete veerg, küsitakse teilt, kas soovite need andmed sortimisse lisada.
Samm 3. Valige menüüst "Sort On" "Lahtri värv" või "Fondi värv"
See võimaldab teil valida esimese värvi, mille järgi soovite sortida.
Samm 4. Valige, millist värvi soovite esmalt sortida
Veerus „Tellimine” saate rippmenüüst valida, millise värvi soovite sorteerimiseks esimeseks või viimaseks panna. Saate valida ainult veerus olevad värvid.
Värvide sorteerimiseks pole vaikimisi järjekorda. Tellimuse peate ise määratlema
Samm 5. Lisage teine värv
Sorteeritava veeru iga värvi jaoks peate lisama teise reegli. Sordile teise reegli lisamiseks klõpsake nuppu „Lisa tase”. Valige järgmine värv, mille järgi soovite sortida, ja seejärel järjestus, mida soovite sortida.
Veenduge, et iga tellimus oleks iga reegli puhul sama. Näiteks kui sorteerite ülevalt alla, veenduge, et iga reegli jaotis „Telli” ütleb „Peal”
Samm 6. Klõpsake nuppu OK
Iga reeglit rakendatakse ükshaaval ja veerg sorteeritakse teie määratud värvide järgi.
Näpunäiteid
- Proovige andmeid sorteerida erineval viisil; need uued vaatenurgad võivad valgustada teabe erinevaid aspekte.
- Kui teie arvutustabelis on sortimiseks vajaliku teabe all kogusummad, keskmised või muu kokkuvõttev teave, olge ettevaatlik, et ka neid ei sorteeritaks.
