Microsoft Access on andmebaasi loomise programm, mis võimaldab kõigil andmebaasi hõlpsalt hooldada ja redigeerida. See sobib kõigeks alates väikestest projektidest kuni suurte ettevõteteni ja on väga visuaalne programm. See muudab selle suurepäraseks andmete sisestamiseks, kuna te ei pea töötama tabelite ja arvutustabelitega.
Sammud
Osa 1: 6: uue andmebaasi loomine
Samm 1. Klõpsake vahekaarti Fail ja valige „Uus”
Andmebaas sisaldab kõiki teie andmeid erinevates vormides. Saate luua tühja andmebaasi, tühja veebiandmebaasi või valida erinevate mallide hulgast.
- Tühi andmebaas on tavaline Accessi andmebaas ja sobib hästi kohalikuks kasutamiseks. Tühja andmebaasi loomine loob ka ühe tabeli.
- Veebiandmebaasid on loodud ühilduma Accessi veebiavaldustööriistadega. Tühja andmebaasi loomine loob ka ühe tabeli.
- Mallid on eelvalmis andmebaasid, mis on mõeldud laiaulatuslikuks kasutamiseks. Valige mall, kui te ei soovi kulutada palju aega andmebaasi struktuuri kokku panemiseks.
Samm 2. Nimetage oma andmebaas
Kui olete andmebaasi tüübi valinud, andke sellele nimi, mis kajastab selle eesmärki. See on eriti kasulik, kui kavatsete töötada mitme erineva andmebaasiga. Tippige väljale "Faili nimi" oma andmebaasi failinimi. Uue andmebaasifaili loomiseks valige "Loo".
Osa 2/6: Andmete lisamine andmebaasi
Samm 1. Määrake oma andmete jaoks parim struktuur
Kui loote tühja andmebaasi, peaksite mõtlema, kuidas oma andmeid paremini korraldada, ja lisage sobiv struktuur. Accessis saate oma andmeid vormindada ja nendega suhelda mitmel viisil.
- Tabelid - see on peamine viis, kuidas andmeid teie andmebaasi salvestatakse. Tabeleid saab võrrelda Exceli arvutustabelitega: andmed on järjestatud ridadesse ja veergudesse. Seetõttu on andmete importimine Excelist ja teistest arvutustabeliprogrammidest suhteliselt lihtne protsess.
- Vormid - vormid on viis, kuidas andmed teie andmebaasi lisatakse. Kuigi saate andmed andmebaasi sisestada otse tabelitesse, võimaldab vormide kasutamine andmete kiiremat ja visuaalsemat sisestamist.
- Aruanded - need võtavad kokku ja kuvavad teie andmebaasi andmed. Aruanded on mõeldud andmete analüüsimiseks ja vastuste andmiseks konkreetsetele küsimustele, näiteks kasumi teenimise või klientide asukoha kohta. Need on tavaliselt mõeldud välja printimiseks.
- Päringud - nii saate oma andmed alla laadida ja filtreerida. Päringute abil saate kuvada konkreetsed kirjed mitmest tabelist. Andmete loomiseks ja värskendamiseks saate kasutada ka päringuid.
Samm 2. Looge oma esimene tabel
Kui käivitate tühja andmebaasi, alustate automaatselt tühja tabeliga. Saate alustada oma andmete sisestamist sellesse tabelisse kas käsitsi või muust allikast kopeerides ja kleepides.
- Iga andmestik peaks andma oma veeru (välja), samas kui iga kirje peaks olema eraldi rida. Näiteks oleks iga rida klient, samas kui iga väli oleks selle kliendi kohta erinev teave (eesnimi, perekonnanimi, e -posti aadress, telefoninumber jne).
- Saate veerusildid ümber nimetada, et oleks lihtne öelda, milline väli on mis. Nime muutmiseks topeltklõpsake veeru pealkirja.
Samm 3. Importige andmed teisest allikast
Kui soovite importida toetatud failist või asukohast, saate määrata Accessi teabe hankimiseks ja oma andmebaasi lisamiseks. See on kasulik andmete hankimiseks veebiserverist või mõnest muust jagatud ressursist.
- Klõpsake vahekaarti Välised andmed.
- Valige imporditav failitüüp. Jaotises „Importimine ja linkimine” näete mõnda andmetüüpide valikut. Rohkemate valikute nägemiseks võite klõpsata nupul Veel. ODBC tähistab avatud andmebaasi ühenduvust ja sisaldab selliseid andmebaase nagu SQL.
- Liikuge andmete asukohta. Kui see asub serveris, peate sisestama serveri aadressi.
- Järgmises aknas valige "Määrake, kuidas ja kuhu soovite andmeid praegusesse andmebaasi salvestada." Valige "OK". Andmete importimiseks järgige juhiseid.
Samm 4. Lisage veel üks tabel
Soovite hoida oma erinevaid kirjeid erinevates andmebaasides. See aitab teie andmebaase sujuvalt hoida. Näiteks võib teil olla klienditeabe tabel ja teine tellimusteabe tabel. Seejärel saate klienditeabe tellimusteabe tabelisse siduda.
Vahekaardi Avaleht jaotises Loo klõpsake tabeli nuppu. Teie andmebaasi ilmub uus tabel. Teabe saate sisestada samamoodi nagu esimese tabeli puhul
Osa 3/6: Tabelisuhete seadmine
Samm 1. Saate aru, kuidas võtmed töötavad
Igal tabelil on üks esmane võti, mis on iga kirje jaoks unikaalne. Vaikimisi loob Access ID -veeru, mille arv suureneb iga kirje jaoks. See on seatud esmaseks võtmeks. Tabelitel võivad olla ka välisvõtmed. Need on väljad, mis on lingitud andmebaasi teise tabeliga. Lingitud väljad sisaldavad samu andmeid.
- Näiteks võib teie tabelis Tellimused olla väli Kliendi ID, et jälgida, milline klient millise toote tellis. Saate selle välja jaoks suhte luua tabeli Klient ID väljaga.
- Suhete kasutamine aitab hoida teie andmed järjepidevad, tõhusad ja loetavad.
Samm 2. Klõpsake vahekaarti Andmebaasi tööriistad
Klõpsake jaotises Suhted nuppu Suhted. See avab uue akna, kus on ülevaade kõigist andmebaasi tabelitest. Iga väli on loetletud tabeli nime all.
Enne suhte loomist peate looma välisvõti välja. Näiteks kui soovite tabelis Tellimused kasutada kliendi -ID -d, looge tabelis Tellimused väli nimega Klient ja jätke see tühjaks. Veenduge, et see vorming oleks sama, mis lingitava väljaga (antud juhul numbrid)
Samm 3. Lohistage välja, mida soovite kasutada võõrvõtmena
Lohistage see väljale, mille võõrvõtme jaoks lõite. Väljade suhte määramiseks klõpsake ilmuvas aknas Loo. Kahe tabeli vahele ilmub rida, mis ühendab väljad.
Suhte loomisel märkige ruut „Täida viitealane terviklikkus”. See tähendab, et kui andmeid muudetakse ühel väljal, värskendatakse automaatselt teist välja. See aitab hoida teie andmed täpsed
Osa 4/6: Päringute tegemine
Samm 1. Mõista päringute rolli
Päringud on toimingud, mis võimaldavad teil andmebaasis olevaid andmeid kiiresti vaadata, lisada ja muuta. Päringuid on palju erinevaid, alates lihtsatest otsingutest kuni uute tabelite loomiseni olemasolevate andmete põhjal. Päringud on aruannete koostamisel olulised tööriistad.
Päringud on jagatud kahte põhitüüpi: Vali ja Toiming. Valitud päringud tõmbavad tabelitest andmeid ja saavad arvutusi teha. Toimingupäringutega saab tabeleid andmeid lisada, muuta ja kustutada
Samm 2. Kasutage päringuviisardit põhilise valikupäringu loomiseks
Kui soovite luua põhilise valikupäringu, kasutage päringuviisardit, mis juhendab teid. Päringuviisardile pääsete juurde vahekaardilt Loo. See võimaldab teil tabelist konkreetseid välju vaadata.
Valikupäringu loomine kriteeriumidega
Samm 1. Avage päringu kujundamise tööriist
Kriteeriumide abil saate oma päringut kitsendada ja kuvada ainult vajalikku teavet. Alustamiseks klõpsake vahekaarti Loo ja valige Query Deign.
Samm 2. Valige oma laud
Avaneb kast Tabeli näitamine. Topeltklõpsake tabelit, millel soovite päringu käivitada, ja seejärel klõpsake nuppu Sule.
Samm 3. Lisage allalaaditavad väljad
Topeltklõpsake tabeli iga välja, mille soovite päringule lisada. Väljad lisatakse kujundusvõrku.
Samm 4. Lisage oma kriteeriumid
Saate kasutada mitut erinevat tüüpi kriteeriume, näiteks teksti või funktsioone. Näiteks kui soovite väljal „Hinnad” kuvada ainult kõrgemaid hindu kui 50 dollarit, sisestage see
=50
kriteeriumidesse. Kui soovite näidata ainult Ühendkuningriigi kliente, sisestage tekst
Ühendkuningriik
väljale Kriteeriumid.
Iga päringu jaoks saate kasutada mitut kriteeriumi
Samm 5. Tulemuste nägemiseks klõpsake nuppu Käivita
Nupp Käivita asub vahekaardil Disain. Teie päringu tulemused kuvatakse aknas. Päringu salvestamiseks vajutage Ctrl + S.
Valikupäringu loomine parameetritega
Samm 1. Avage päringu kujundamise tööriist
Parameetripäring võimaldab teil iga päringu käivitamisel määrata, mida soovite alla laadida. Näiteks kui teil on andmebaas erinevate linnade klientidega, saate käivitada parameetripäringu, et küsida, millise linna kohta soovite tulemusi kuvada.
Samm 2. Looge valikupäring ja määrake tabel (id)
Lisage päringusse allalaaditavad väljad, topeltklõpsates neid tabeli ülevaates.
Samm 3. Lisage parameeter jaotisse Kriteeriumid
Parameetreid tähistatakse parameetri ümber tähisega . Sulgudes olev tekst kuvatakse päringu käivitamisel kuvatavas viipas. Näiteks linna küsimiseks klõpsake linna välja lahtrit Kriteeriumid ja tippige
[Milline linn?]
Kas saate parameetrid lõpetada "?" või “:”, kuid mitte tähega “!” või "."
Samm 4. Tehke mitme parameetriga päring
Päringutulemuste jaoks kohandatud vahemiku loomiseks saate kasutada mitut parameetrit. Näiteks kui väli on Kuupäev, saate sisestades sisestada kuupäevavahemiku
[Sisesta alguskuupäev:] ja [Sisesta lõppkuupäev:] vahel
. Päringu käivitamisel saate kaks viipa.
Make Tabeli päringu loomine
Samm 1. Klõpsake vahekaarti Loo ja valige Päringu kujundus
Päringute abil saate olemasolevatest tabelitest konkreetseid andmeid hankida ja nende andmetega uue tabeli luua. See on eriti kasulik, kui soovite jagada oma andmebaasi konkreetseid osi või luua oma andmebaasi alamhulkade jaoks konkreetseid vorme. Kõigepealt peate looma tavalise valikupäringu.
Samm 2. Valige tabel (id), millest soovite andmeid hankida
Topeltklõpsake tabeleid, kust soovite oma andmed hankida. Vajadusel saate tõmmata mitmest lauast.
Samm 3. Valige väljad, kust soovite andmeid alla laadida
Topeltklõpsake tabeli ülevaates iga välja, mille soovite lisada. See lisatakse teie päringuvõrku.
Samm 4. Määrake oma kriteeriumid
Kui soovite väljalt konkreetseid andmeid määrata, kasutage filtri seadistamiseks kriteeriumide jaotist. Lisateavet leiate ülaltoodud jaotisest „Valikupäringu loomine kriteeriumidega”.
Samm 5. Testige oma päringut, veendumaks, et see tagastab soovitud tulemused
Enne tabeli loomist käivitage päring, veendumaks, et see tõmbab kõik õiged andmed. Kohandage oma kriteeriume ja välju, kuni saate kõik soovitud andmed.
Samm 6. Salvestage päring
Päringu hilisemaks kasutamiseks salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl + S. See kuvatakse navigeerimisraamis ekraani vasakus servas. Selle uuesti valimiseks klõpsake päringut ja seejärel vahekaarti Kujundus.
Samm 7. Klõpsake rühmas Päringu tüüp nuppu „Tee tabel”
Ilmub aken, kus küsitakse teie uue tabeli nime. Sisestage tabeli nimi ja klõpsake nuppu OK.
Samm 8. Klõpsake nuppu Käivita
Teie uus tabel luuakse teie loodud päringuga. Tabel kuvatakse vasakul navigeerimisraamis.
Lisamispäringu loomine
Samm 1. Avage varem loodud päring
Lisamispäringu abil saate andmeid lisada tabelisse, mis on juba olemas teisest tabelist. See on kasulik, kui peate tabelisse make tabeli abil lisama rohkem andmeid.
Samm 2. Klõpsake vahekaardil Kujundus nuppu Lisa
See avab dialoogiboksi Lisa. Valige tabel, mille soovite lisada.
Samm 3. Muutke oma päringu kriteeriumid nii, et need vastaksid sellele, mida soovite lisada
Näiteks kui lõite välja jaoks Aasta tabeli kriteeriumidega „2010”, muutke see lisatavaks aastaks, näiteks „2011”.
Samm 4. Määrake, kuhu soovite andmed lisada
Määrake kindlasti iga lisatava veeru jaoks õiged väljad. Näiteks ülaltoodud muudatuste kasutamisel peaksid andmed olema lisatud rea Aasta väljale Aasta.
Samm 5. Käivitage päring
Klõpsake vahekaardil Deign nuppu Käivita. Päring käivitatakse ja andmed lisatakse tabelisse. Saate tabeli avada, et kontrollida, kas andmed on õigesti lisatud.
Osa 5/6: Vormide loomine ja kasutamine
Samm 1. Valige tabel, mille jaoks soovite vormi luua
Vormid võimaldavad teil hõlpsasti näha iga välja andmeid, samuti kiiresti kirjete vahel vahetada või uusi luua. Vormid on olulised andmete pikemaks sisestamiseks, kuna enamik inimesi leiab, et nendega on palju lihtsam töötada kui tabeleid.
Samm 2. Klõpsake vahekaardil Loo nuppu Vorm
See loob automaatselt vormi, mis põhineb tabelis sisalduvatel väljadel. Access teeb päris head tööd, luues automaatselt õiges suuruses väljad, kuid saate muuta soovitud vormi mis tahes elementide suurust ja neid liigutada.
- Kui te ei soovi, et vormil kuvataks teatud välja, saate sellel paremklõpsata ja valida Kustuta.
- Kui teie tabelitel on seoseid, kuvatakse iga kirje all andmeleht, mis näitab ühendatud andmeid. Saate oma ühendatud andmeid sel viisil palju lihtsamalt muuta. Näiteks võib iga teie andmebaasi müügiesindaja lisada oma kirjele kliendiandmebaasi.
Samm 3. Navigeerige uuel vormil
Allosas olevad nooleklahvid liiguvad kirjelt salvestisele. Nende vahel vahetades täidavad väljad teie kirjeandmed. Servade nuppude abil saate liikuda esimese või viimase kirje juurde.
Samm 4. Tabeli kasutamiseks klõpsake andmelehe nuppu
See asub vasakus ülanurgas ja võimaldab teil vormi abil oma tabeli väärtusi muuta.
Samm 5. Muutke olemasolevaid kirjeid
Tabeli andmete muutmiseks saate muuta iga kirje mis tahes välja teksti. Muudatused kajastuvad automaatselt nii tabelis kui ka kõikides ühendatud tabelites.
Samm 6. Lisage uusi kirjeid
Loendi lõpus uue kirje loomiseks klõpsake navigeerimisnuppude lähedal nuppu „Lisa kirje”. Seejärel saate väljade abil sisestada andmed tabeli tühjale kirjele. See on palju lihtsam viis uue teabe lisamiseks kui tabelivaate kaudu.
Samm 7. Kui olete lõpetanud, salvestage vorm
Salvestage vorm kindlasti, vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl + S, et saaksite sellele hiljem hõlpsasti juurde pääseda. See kuvatakse navigeerimisraamis ekraani vasakus servas.
Osa 6/6: Aruande koostamine
Samm 1. Valige tabel või päring
Aruanded võimaldavad teil kiiresti kuvada oma andmete kokkuvõtteid. Neid kasutatakse sageli tulu- ja laevandusaruannete jaoks ning neid saab kohandada peaaegu igaks otstarbeks. Aruanded ammutavad andmeid teie loodud tabelitest või päringutest.
Samm 2. Klõpsake vahekaarti Loo
Valige aruande tüüp, mida soovite luua. Aruande loomiseks on mitu võimalust. Access saab teie jaoks aruande luua automaatselt või saate luua kohandatud aruande.
- Aruanne-see loob automaatse aruande kõigi teie allika andmetega. Midagi ei rühmitata, kuid väikeste andmebaaside puhul piisab sellest tõenäoliselt vajaliku näitamiseks.
- Tühi aruanne - see loob tühja aruande, mille saate oma andmetega oma äranägemise järgi täita. Kohandatud aruande loomiseks saate valida mis tahes saadaoleva välja hulgast.
- Aruandeviisard - Aruandeviisard juhendab teid aruande loomise protsessis, võimaldades valida ja rühmitada oma andmed ning seejärel need vastavalt vormindada.
Samm 3. Määrake tühja aruande allikas
Kui olete valinud tühja aruande loomise, peate valima selle allika. Kõigepealt klõpsake vahekaarti Korraldus ja seejärel valige Atribuutide leht. Teise võimalusena võite vajutada ka klahve alt="Pilt" + sisestusklahvi.
Klõpsake välja Salvestusallikas kõrval olevat allanoolt. Ilmub saadaolevate tabelite ja päringute loend. Valige üks ja see määratakse aruandele
Samm 4. Lisage aruandele väljad
Kui teil on allikas, võite hakata sellest aruandesse välju lisama. Klõpsake vahekaarti Vorming ja seejärel käsku Lisa olemasolevad väljad. Väljade loend kuvatakse paremas raamis.
- Klõpsake ja lohistage väljad, mida soovite lisada kujundusraami. Rekord ilmub aruandesse. Lisaväljade lisamisel joondatakse need automaatselt olemasolevate väljadega.
- Väljade suurust saate muuta, klõpsates servadel ja lohistades hiirt.
- Kustutage aruandest väljad, klõpsates pealkirjal ja vajutades klahvi Kustuta.
Samm 5. Lisage aruandesse rühmi
Grupid võimaldavad teil aruandes olevat teavet kiiresti sõeluda, kuna need võimaldavad teil korraldada seotud teavet. Näiteks võite rühmitada müügi piirkonna või müüja järgi. Grupid võimaldavad teil seda teha.
- Klõpsake vahekaarti Kujundus, klõpsake nuppu Rühma ja sorteeri.
- Paremklõpsake välja mis tahes osa, mille soovite gruppi lisada. Valige menüüst Group On.
- Rühma jaoks luuakse päis. Saate kohandada päise vastavalt sellele, mida soovite grupile sildistada.
Samm 6. Salvestage ja jagage oma aruannet
Kui aruanne on valmis, saate selle salvestada ja seejärel jagada või printida nagu iga dokument. Kasutage seda, et jagada ettevõtte toimivust investoritega, töötajate kontaktteavet ja palju muud.
