Arhiveerimine on teabe säilitamine või säilitamine. Organisatsioonid muudavad paberdokumente iga päev digitaalseks, et pikendada dokumentide eluiga. See koos tänapäeval arvutite poolt genereeritava tohutu hulga andmetega tähendab, et dokumentide arhiveerimise tähtsus kasvab ainult. Kui teate, kuidas dokumente arhiveerida, saate ruumi vabastada, et teie arvuti saaks praeguste dokumentidega tõhusamalt hakkama.
Sammud
Samm 1. Arhiivige dokumendid zip -failina
Eriti kasulikud oluliste, kuid harva vajalike failide puhul vähendavad ZIP -failid ruumi, mille dokumendid teie kõvakettal võtavad.
- Tõstke lihtsalt esile failid, mida soovite ZIP -vormingusse teisendada.
- Paremklõpsake hiirega ja valige "Saada".
- Soovite saata failid kausta "Tihendatud (zipped)".
- Kontrollige, kas failid on tõesti olemas, topeltklõpsates zip-kausta. Kui need on, saate algsed failid kustutada.
Samm 2. Migreerige oma dokumendid eraldi andmekandjale
Populaarsed valikud digitaalseks arhiveerimiseks on välised lindiseadmed, välised kõvakettad või mälupulgad.
Samm 3. Kui teil on CD- või DVD -salvestaja, varundage dokumendid CD -le või DVD -le
Varundamine on veel üks arhiveerimise viis, kuigi tõenäoliselt teate seda meetodit teise nimega - plaadi põletamine. Näiteks kasutab Windows failide kopeerimiseks CD -le või DVD -le reaalajas failisüsteemi ja Mastered -vormingut (parem ühilduvus teiste seadmetega).
- Sisestage kirjutatav CD või DVD reaalajas failisüsteemi jaoks mõeldud arvuti CD- või DVD -salvestajale.
- Kui ilmub dialoogiboks, klõpsake "Põleta failid andmeplaadile".
- Nimetage ketas ja klõpsake nuppu "Järgmine".
- Oodake, kuni plaat ilmub tühja kausta. See tähendab, et plaat on vormindatud ja valmis faile kopeerima.
- Avage kaust dokumentidega, mida soovite arhiveerida, ja lohistage failid tühja ketta kausta.
- Vormingu Mastered jaoks sisestage kirjutatav CD või DVD arvuti CD- või DVD -salvestajale.
- Kui ilmub dialoogiboks, klõpsake "Põleta failid andmeplaadile".
- Pange plaadile nimi ja klõpsake "Kuva vormindamisvalikud".
- Valige "Mastered" ja klõpsake "Next".
- Oodake, kuni plaat ilmub tühja kausta. See tähendab, et plaat on vormindatud ja valmis faile kopeerima.
- Avage kaust dokumentidega, mida soovite arhiveerida, ja lohistage need failid tühja ketta kausta.
Samm 4. Saatke dokumendid välisele salvestusruumile
- Lisaks arhiivitud failide asukohana toimimisele kaitsevad turvalised väljaspool asuvad salvestuskohad andmeid selliste katastroofide eest nagu tulekahju ja kõvaketta rikked.
- Kuna paljud ettevõtted pakuvad seda teenust, peate ettevõttega otse ühendust võtma, et saada teavet selle kohta, kuidas nad tegutsevad ja millised garantiid sisalduvad dokumentide arhiveerimisel väljaspool asutust.
Samm 5. Kasutage tarkvara digitaalseks arhiveerimiseks
- Üks tuntumaid meetodeid dokumendi välimuse säilitamiseks on PDF -faili loomine. Adobe'i pakutav tarkvara - tuntud kui Adobe Acrobat - hõlbustab dokumentide teisendamist erinevatest tarkvaraprogrammidest PDF -vormingusse. Samuti on mitmeid tasuta programme, mis neid faile loovad.
- Asjaolu, et spetsifikatsioonid on avalikud, tähendab, et Adobe'i tarkvara tulevased versioonid saavad lugeda dokumentide varasemaid versioone.
- Lisaks on PDF -lugejad Adobe veebisaidilt tasuta allalaadimiseks hõlpsasti saadaval.
Samm 6. Olge kursis dokumentide arhiveerimise tehnoloogiaga
Kuna tehnoloogia areneb kiiresti, võib tänapäeval olev olla homme aegunud. See võib olla probleem arhiivitud failide uude süsteemi üleviimisel.
Näpunäiteid
- Kataloogige arhiivitud failid, et teie või teised inimesed saaksid aja jooksul vajalikud failid üles leida. See võib olla sama lihtne kui failide või kaustade nimetamine sisunimega ja kuupäevad, mil failid hõlmavad. Näiteks kui arhiveerite ärikirjeid, võite ühele kaustale anda nime „Ärifailid 1997. aasta 1. kvartal”. Suuremates süsteemides kasutavad arhiivid tõenäoliselt kataloogimise eesmärgil metaandmeid.
- Teine põhjus failide arhiveerimiseks on see, et mõnikord on seadusest tulenevad nõuded, mis nõuavad teabe salvestamist.
Hoiatused
- Multimeediumandmed on sageli seotud konkreetse riistvara või tarkvaraga ning ei pruugi olla kättesaadavad väljaspool omandis olevaid süsteeme.
- Üks oht on failide riknemise oht. Veenduge, et kasutate oma andmete varundamiseks hästi testitud süsteemi.
- Dokumentide arhiveerimise süsteemi puudumine võib põhjustada failide tahtmatu kadumise, eriti kui need kustutatakse kogemata.
