Microsoft Project on projektihaldustarkvara, mis on kaubamärgiga Microsoft Office'i komplekt. Rakendus võimaldab kasutajatel kontrollida kõiki projekti juhtimise aspekte, sealhulgas eelarvestamist, ajakava koostamist ja ressursside haldamist. Sel põhjusel kasutatakse tarkvara palju ehitus- ja masinatööstuses. Projektihaldusprotsessi üks olulisemaid, kuid sageli tähelepanuta jäetud osi on ressursside õige eraldamine. Kui projekti ajakava on loodud, tuleb seda tavaliselt muuta, et vältida konkreetse ressursi (näiteks alltöövõtja) liigset eraldamist, mis põhjustab ajakava pidurdamist. Microsoft Projectis ressursside eraldamise teadmine aitab teil projekti algusest lõpuni kontrolli all hoida.
Sammud
Samm 1. Arvestage ülesannete kestuse hindamisel ressursside kättesaadavust
See samm on ülioluline, kuid sageli tähelepanuta jäetud. Vahendeid tuleb arvestada ajakava koostamise ajal, mitte ainult pärast seda. Pöörake erilist tähelepanu samaaegsetele ülesannetele (need, mis toimuvad samal ajal), mis kasutavad samu ressursse. Näiteks võite õigustatult eeldada, et nii hoone sise- kui ka välisseinad võivad olla samaaegselt raamitud. Kui teil on projektis ainult üks puusepp, pole see võimalik.
Alustage oma ülesande kestuse prognoose, hinnates ülesande täitmiseks vajalike töötundide koguarvu. Keskendudes pigem töötundidele kui kogu tööpäevadele, võtate arvesse, kui palju ressursse vaja läheb
Samm 2. Looge ja korraldage kõik oma ressursid
Parim viis ressursside korraldamiseks on ressursileht. Sellele lehele pääsemiseks klõpsake menüüd "Vaade" ja valige "Ressursileht". Veenduge, et kõigil ressurssidel oleks selged nimed, ja määrake vähemalt ressursi tüüp.
- Töövahendid on kõige kasulikumad ja neid tuleks kasutada inimeste liigitamiseks, kes kulutavad aega ülesannete täitmisele. Väikese projekti puhul võib seda tüüpi ressurss viidata igale meeskonnaliikmele nime järgi. Suurema projekti puhul võib see ressurss täpsustada erinevaid alltöövõtjaid.
- Materjaliressursid peaksid viitama materjalidele, mis töö käigus ära kuluvad, nagu saematerjal, naelad ja bensiin.
- Kuluressursse tuleks kasutada ressursside jälgimiseks, millele on lisatud selge kulumäär. Kraana või põllutreileri rentimise päevamäära võiks kulude allikana jälgida.
Samm 3. Määrake iga tööülesanne ressursile
Pärast ajakava loomist Gantti diagrammi vaates peate määrama, millised ressursid on iga ülesandega seotud. Selleks otsige ülesande rida vasakult paneelilt ja klõpsake veerus "Ressurss" olevat lahtrit. Ilmub rippmenüü, kus on loetletud kõik teie loodud ressursid. Valige sobiv ressurss; näiteks ülesandele "Juhtvalgustid" võidakse määrata ressurss "Elektrik".
Samm 4. Kontrollige ressursside jaotust ressursigraafiku vaates
Pärast ajakava koostamist ja ressursside määramist saate kontrollida ülejaotamist. Selleks klõpsake "Vaata" ja valige "Ressursigraafik". Teil on lubatud valida iga ressurss ja vaadata selle jaotust kogu projekti vältel. Iga tööpäev kuvatakse piki horisontaaltelge ja ressursikasutust väljendatakse protsendina piki vertikaaltelge.
- Iga hetk, mil ressurss ületab 100-protsendilist kasutamist, kujutab endast ülemäärast eraldamist (see tähendab, et ressurss ei suuda antud aja jooksul kõiki talle määratud ülesandeid täita). Ülejaotamine on tähistatud punasega. Selle parandamiseks suurendage ülesande kestust, määrake ülesannetele rohkem ressursse või nihutage samaaegseid ülesandeid, et tekiks vähem kattuvust.
- Iga punkt, kus ressurssi kasutatakse väga vähe, võib viidata ebaefektiivsele alajaotamisele. Kaaluge ülesande kestuse vähendamist või vähemate ressursside kasutamist.
