Arvestades asjaolu, et iga päev saadetakse ja võetakse vastu üle 300 miljardi e -kirja, pole üllatav, et inimestel on tekkinud e -kirjade väsimus. Seepärast on nii tähtis kirjutada tõhusaid e-kirju, mis toovad teie mõtte selgelt ja lühidalt kokku-te ei soovi, et inimesed ei loeks teie koosolekukutse e-kirju täielikult, kuna see on liiga pikk või ebaselge. Ärge muretsege-see wikiHow tutvustab teile kõike, mida peaksite koosolekukutse jaoks e-kirja kirjutamisel tegema, näiteks tugeva teemarea kirjutamist, seda, mida peaksite oma e-kirja põhiosas ütlema ja kuidas seda kasutada kalendrirakendus asjade lihtsustamiseks.
Sammud
Meetod 1 /3: tugeva teemarea kirjutamine
Samm 1. Kirjutage lühike asjakohane teemarida koosoleku kuupäeva ja teemaga
Nende üksikasjade lisamine tähendab, et inimesed teavad, millal see on ja millest tuleb rääkida, isegi e -kirja avamata. Näiteks võite kirjutada: „Koosolek 12/8: uued aruandlusjuhised”.
Hoiatus:
Koosoleku teema väljajätmine paneb inimesed tõenäoliselt vastama, küsides, kas see on nende osakonna jaoks asjakohane või kas nende osalemine on kohustuslik, seega märkige kindlasti teema!
Samm 2. Küsige teemareal osalemise kinnitust
Kui teil on vaja teada, kes koosolekule tuleb, küsige teemarealt kinnitust. Nii teavad nad, et peavad vastama võimalikult kiiresti, isegi enne e -kirja avamist. Võiksite kirjutada: „Reede 10/6 personalikoosolek, palun kinnitage ASAP.”
Võite kirjutada ka: „Palun vastake: HR koosolek 10/6.”
Samm 3. Andke neile teada, kas see on teemareal erakorraline koosolek
Kui see on pakiline või ajas tundlik teema, mis nõuab kohe kohtumist, lisage teemareale kiireloomulisus. Näiteks võite kirjutada midagi järgmiselt: „Erakorraline koosolek esmaspäeval 2/31: küberturvalisus”.
Oluline on märkida ka kohtumise teema, et anda neile aimu, mida oodata
Samm 4. Märkige, kas kohalviibimine on kohustuslik või soovitatud
Kui töötate suures ettevõttes, ei pruugi mõned kohtumised igal koosolekul nõuda. Märkige teemareale vastav osakond või andke adressaatidele teada, kas nad peavad osalema. Näiteks võite kirjutada: „Kohustuslik turunduskohtumine 10/6.”
Kui koosolekut ei nõuta, võite kirjutada: „Soovitatud koosolek 10/6 tõhusa uurimistaktika kohta.”
Samm 5. Segaduste vältimiseks kasutage teemareal täissõnu
Lühendid võivad tunduda tõhusad, kuid need ei ole nii spetsiifilised kui täissõnad ja võivad tekitada segadust. Näiteks võib „SAP” tähendada „süsteeme ja töötlemist” või „proovivõtu- ja analüüsiplaani”, olenevalt sellest, kes on teie keelega tuttav ja kes mitte.
Siiski on hea kasutada tavalisi lühendeid, nagu „RSVP”, „HR” ja „K”
Meetod 2/3: meili sisu koostamine
Samm 1. Kirjutage lühike, sõbralik sissejuhatus ja lühike märkus
Enda tutvustamine on vajalik, kui töötate suures ettevõttes või kui te ei tunne veel kõiki. Samuti on selles lühikeses sissejuhatuses oluline mainida, kas mõni dokument või varustus tuleb täita ja/või koosolekule kaasa võtta.
Tehke oma sissejuhatus isikupäraseks või tööga seotud. Näiteks: "Tere meeskond, ma ootan uue programmi käivitamist järgmisel nädalal!"
Näpunäide:
Tuletage adressaatidele meelde, kas neil on vaja ülesandeid täita või koosolekule midagi kaasa võtta. Näiteks „Meeldetuletuseks tooge oma müüja kontaktide loendist 4 prinditud eksemplari.”
Samm 2. Loetlege koosoleku kuupäev ja kellaaeg oma reale, et see silma paistaks
See on kohtumisel osalejatele hädavajalik teave, nii et soovite, et see oleks selge ja eristuks ülejäänud tekstist. Taane 2 rida selle kohal ja all ja/või paksus kirjas.
- Näide: “6. oktoober, 10.30–11.45”
- Kui koosolek on võrgus, loetlege ajavöönd, et inimesed erinevates ajavööndites ei jääks vale suhtlemise tõttu ilma. Näiteks võite kirjutada: „6. oktoober 10:30 - 11:45 (PST)”
Samm 3. Loetlege asukoht pärast kuupäeva ja kellaaega
Tehke asukoht sama silmapaistev kui kuupäev ja kellaaeg-eriti kui kohtute uues kohas, kui seda on keeruline leida või kui teate, et mõned adressaadid pole asukohaga tuttavad. Virtuaalsete koosolekute jaoks (kas otsefoorumi või videovestluse kaudu) lisage hõlpsaks juurdepääsuks link foorumile või videokõnele.
Juhiseid andes olge võimalikult üksikasjalik. Näitena: „Palun tulge konverentsiruumi 592 Timareni hoones (209 Nix St.). Tuba 592 asub hoone teisel korrusel, nii et peate liftiga esimesel korrusel üles minema, väljuma kell 12 ja üles sõitmiseks kasutama hoone lõunaküljel (vasakul) asuvaid lifte 59. korrusele."
Samm 4. Jagage koosoleku eesmärki
Andke adressaatidele teada, mida koosolekuga saavutatakse. Koosoleku lühikese päevakorra pakkumine aitab neil ära tunda, millised ülesanded tuleb eelnevalt ära teha. Võite teema lihtsalt välja öelda (nt „Küberturbevärskendus”) või esitada ajakava:
- 10:30 - 10:45 Jagage projekti olekuvärskendusi
- 10:45 - 11:10 Võrrelge ja valige elujõulised pakkumised
- 11:10 - 11:30 Ajurünnak ja eesmärgid käivitamiseks
Samm 5. Korrigeerige oma e -kirja grammatiliste ja faktiliste vigade osas
Kõige olulisemad korrektuurid on koosoleku kuupäev, kellaaeg ja koht, seega veenduge, et need oleksid õiged! Samuti saate korrigeerida oma sissejuhatust, päevakava või muid märkusi, mille olete lisanud, veendumaks, et olete kõik põhitõed läbi teinud.
Enne väljasaatmist lugege oma e -kirju valjusti, et veenduda, et teie kirjutis on selge ja lühike
Meetod 3/3: Outlooki või integreeritud kalendrirakenduse kasutamine
Samm 1. Klõpsake Outlooki avalehe all nuppu "Uus koosolek"
Kui teie ettevõte kasutab kommunikatsiooniandmebaasi koos integreeritud kalendriga, nagu Outlook, kasutage seda koosoleku seadistamiseks. See on tavaliselt eelistatud kontaktpunkt inimestele, kellega töötate.
Kui teie ettevõte ei kasuta Outlooki ega midagi sarnast, saate kutse saatmiseks kasutada oma tööga seotud e-posti
Samm 2. Valige aknast "Ajastamise assistent" kellaaeg ja kuupäev
Pärast uue koosoleku loomist avaneb kalendriaken. Klõpsake „Ajastamise assistent” ja tõstke esile kohtumise vaba aeg ja kuupäev.
Veenduge, et see on aeg, mil teie ja kavandatud osalejad on saadaval. Sõltuvalt teie ettevõtte rakendusest peate võib -olla kohandama oma vaatamise seadeid, et kuvada kõigi ajakava (lisaks teie omale)
Samm 3. Lisage osalejaid, sisestades nende nimed või kasutades oma aadressiraamatut
Nimede käsitsi sisestamiseks klõpsake tekstiriba või kerige oma aadressiraamatut ja valige nende nimed loendist. Kasutage funktsiooni „Planeerimisabi”, et kontrollida teiste inimeste saadavust.
Kui inimesed pole saadaval, kuvatakse nende nimed esiletõstetuna. Assistent näitab isegi soovitatud ajavahemikke, mis sobivad teile ja osalejate ajakavale
Samm 4. Määrake koosoleku algus- ja lõppaeg
Veenduge, et koosoleku kuupäev on varem valitud kuupäev, ja klõpsake vajadusel muudatuste tegemiseks kalendrinupul. Seejärel kasutage õigete algus- ja lõpp -aegade valimiseks ajaloendist paremal olevaid rippmenüü nooli.
Lõpuaegade lisamine on inimeste ajast kõige lugupidavam, et nad teaksid, mida oodata, ja saaksid planeerida oma teekonda või koosolekut
Samm 5. Klõpsake ekraani ülaosas vahekaardi "Koosolek" all "Kohtumine"
Selle nupu klõpsamine viib teid tagasi üldisele kohtumiskuvale ja peaksite nägema oma sissekannete ajastamist. Siit saate lisada teema, asukoha ja märkmed.
Kui te ei näe kohtumiste ekraanil sissekannet ajastatud, minge tagasi ja korrake protsessi, kuni see kuvatakse
Samm 6. Olge teema, asukoha ja märkmete sisestamisel konkreetne
Andke adressaatidele mõne lühikese sõnaga teada, millest koosolek koosneb (nt „Tulevane toote testimine”). Olge asukoha suhtes täpne ja esitage juhised, kui see pole tüüpiline kohtumispaik või kui sinna on keeruline pääseda. Lisage koosolekule asjakohased lisamärkused (nagu mis tahes eeltöö).
- Andke asukoha aadress, isegi kui arvate, et nad seda juba teavad.
- Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu "Saada".
Näpunäide:
Vältige liiga laialdasi teemasid nagu ajurünnak, sest see ei ütle inimestele kohtumise eesmärgist palju. Selle asemel võite öelda: „ajurünnak müüjatele uue toote leidmiseks”.
Näpunäiteid
- Kui korrigeerite oma e -posti või kutset, pidage seda lühidalt ja täpselt.
- Kasutage sõbralikku ja professionaalset kirjutamistooni.
- Kontrollige veel kord saajate loendit, veendumaks, et kõik, kes seal olema peavad, on kutsutud.
- Sisestage aadressid reale „pimekoopia”, kui soovite, et kõik aadressid oleksid adressaatide eest peidetud.
Hoiatused
- Ärge saatke kutset ega e -kirja ilma kuupäeva, kellaaja ja asukohata. Tõenäoliselt tekitab see teie kutsututele meelehärmi ja saate selle teabe kohta hulga vastuseid.
- Ärge kirjutage suurtähtedega, seda tõlgendatakse karjumisena ja see on väga ebaprofessionaalne.
